Створення електронного архіву документів

Науково-технічний прогрес не стоїть на одному місці і в наше століття інформаційних технологій створення електронного архіву документів потрібно кожної компанії. Він являє собою спеціальне сховище файлів, створене на сервері компанії або на знімних носіях. Електронний архів документів призначений для накопичення і зберігання важливої інформації, причетної до діяльності компанії, а також для її систематизації по датах і відділам. Створення свого власного архіву необхідно і секретарю керівника. Адже він має доступ до найважливіших документів компанії. У нашій статті ми розповімо про те, як правильно організувати секретарю своє електронне сховище інформаційних файлів і максимально спростити роботу з ними.

Для чого потрібен електронний архів документів?

Навіть за короткий період роботи у секретаря керівника накопичується величезна кількість документів, що містять в собі важливу інформацію, що стосується роботи компанії. Це - листи, накази, розпорядження, пояснювальні, акти, інструкції тощо Створення електронного архіву потрібно для того, щоб їх не розгубити, а навпаки - впорядкувати. Міститься на центральному сервері, робочому столі ПК або на знімних носіях належним чином організоване файлове сховище істотно полегшить пошук потрібних документів і роботу з ними. Тим більше, що доступ до них завжди буде відкритий.

Створенням електронного архіву документів секретар займається самостійно. Це дуже правильно, він за допомогою спеціальних програм може впорядкувати і систематизувати документи так, як йому буде зручно. Адже працювати з електронними файлами або використовувати їх в якості шаблонів буде саме він. Електронне сховище інформації дозволить йому добре економити свій робочий час, адже той чи інший документ може знадобитися не тільки керівнику, а й іншим співробітникам компанії, які звертаються за ним до секретаря.

Переваги створення електронного архіву очевидні. До них можна віднести:

• Зберігання великого обсягу інформації, що стосується діяльності компанії;
• Виняток пошкодження або втрати важливих документів;
• Легкий пошук необхідного наказу, розпорядження, посадової інструкції та т.д .;
• Економія робочого часу секретаря.

Відходять у минуле ті часи, коли для архівування документації компанії відводилися величезні приміщення. Тепер на паперових носіях зберігається, переважно, конфіденційна інформація, доступ до якої відкритий обмеженому колу осіб. Всі інші документи, що накопичилися в процесі роботи компанії, зберігаються на сервері, де для них створені спеціальні Файлосховище, що істотно полегшує роботу з ними.

Особливості створення електронного архіву документів

Інформацію для електронного архіву документів потрібно ретельно відбирати. Зберігати в ньому рекомендується тільки ті файли, до яких в процесі роботи доводиться неодноразово звертатися. Всі інші накази, розпорядження і т.д. слід розмістити в окрему папку і, зрозуміло, заархівувати її.

Що стосується тієї документації, яка повинна бути в оперативному користуванні, то універсального списку її немає. Пов`язано це з особливостями діяльності різних компаній, їх документообігом, принципами діловодства і т.д. Але відразу можна сказати, що оперативному зберіганню підлягають ті файли, які можна використовувати, як шаблони, наприклад:

• Накази керівника;
• Фірмові бланки;
• Посадові інструкції;
• Правила ТБ і ін.

Електронне сховище може містити не тільки текстові документи. У ньому можна розмістити відео записи проведених симпозіумів, виставок та конференцій, відео презентації продукції компанії, рекламні ролики та інші файли.

Оновлювати архівні папки можна щодня, щотижня і щомісяця. Більш того, в файлосховище документи можна додавати відразу після їх створення. Періодичність його поновлення встановлюється на розсуд секретаря. Адже архів створюється для зручності його роботи.

Рекомендуємо матеріали по темі:

• Що потрібно зробити на початку року: 8 важливих справ секретаря
• Як секретарю створити електронний архів документів
• Як без помилок визначати терміни зберігання документів за різними списками

Електронний архів документів і його структура

Для створення електронного сховища документів, як уже було згадано вище, використовуються спеціальні комп`ютерні програми. Вони дозволяють створити таку структуру зберігання файлів, яка буде зручна його основному користувачу, тобто секретарю. Вдалою буде та структура, яка забезпечить вам легке архівування документів і швидкий їх пошук. Саме тому структура Файлосховище зазвичай буває унікальною в кожній компанії. На думку секретарів з великим досвідом роботи, всю документацію компанії найзручніше класифікувати спочатку за видами, а потім і по датах. наприклад:

1. Накази керівника:

• по основному виробництву;
• з кадрової роботи;
• з праці і заробітної плати;
• з організаційних питань.

2. Ділова переписка:

• вхідні листи;
• вихідні листи.
• внутрішні листи.

3. протоколи:

• акціонерів;
• співзасновників;
• керівників першої ланки;
• інвентаризаційних комісій і т.д.

Це лише приблизна схема структурування. Сховище файлів можна організувати на свій розсуд так, щоб вам легко було працювати з ним.

Електронний архів документів і робота з ним

У великих компаніях електронним архівом користується не тільки секретар керівника, але і інші співробітники. Тому він зберігається на центральному сервері компанії і доступ до нього відкритий для всіх. Але для забезпечення схоронності документації і оперативного управління його роботою все ж рекомендується розмежувати доступ шляхом створення окремих архівних папок, відкрити які можна тільки за допомогою пароля.

Те ж стосується обмеження прав працівників у роботі з містяться в цьому сховищі файлами. Наприклад, секретар керівник має право їх:

• додавати;
• Переносити з однієї папки в іншу;
• копіювати;
• Редагувати;
• Видаляти.

Інші співробітники можуть їх лише переглядати і копіювати, а іноді і додавати. В цьому випадку рекомендується розробити правила роботи з архівом, які будуть містити принцип додавання нових файлів певного формату, вимоги до їх назвам і принципи їх розміщення в тих чи інших архівних папках. У великих компаніях для назв розміщуються в загальних сховищах файлів використовуються спеціальні коди. наприклад:

07.044.ПР.012-241.2016.11.21, де:

07 - код відділу, в якому був створений цей документ;

044 - порядковий номер, присвоєний йому при архівування;

ПР - тип документа (наказ);

012-241 - реєстраційний номер;

2016.11.21 - дата створення.

Формати, що використовуються у створенні електронного архіву

Документи в електронному архіві компанії прийнято зберігати в традиційних форматах:

• MS Word - текстові файли;
• MS Excel - електронні таблиці;
• PDF - скановані копії;
• WAV - аудіо записи;
• JPEG - відео записи;
• MS Power Point - рекламні ролики і презентації.

Таким чином, якщо в архів потрібно відправити відповідь компанії-партнеру, то в форматі PDF потрібно зберегти копію вхідного листа, в форматі MS Word - виходить лист. Якщо є додатки, то їх можна зберегти у форматі MS Excel. Якщо відповідь був відправлений по e-mail, то архівування підлягає і електронного листа.

Де можна організувати електронний архів документів?

Як уже було згадано вище, електронний архів можна організувати:

• На центральному сервері компанії;
• На своєму ПК;
• На знімних носіях.

Розглянемо особливості розміщення, а також плюси і мінуси цих місць.

На сервері компанії створюються не просто архіви, а величезні Файлосховище, оскільки там можна зберігати великий обсяг інформації і мати до неї доступ в будь-який момент. Цей варіант зручний для тих випадків, коли з архівної документації буде працювати кілька співробітників компанії. Для створення свого особистого архіву підійде і звичайний ПК. Переваги такого сховища полягають у тому, що для його створення користувачеві не знадобиться допомога системного адміністратора. Наявність вільного місця на жорсткому диску можна перевірити самостійно. Також самостійно можна встановити програму архівування файлів. До знімних носіїв відносять:

• CD і DVD диски;
• Флеш карти;
• SSD накопичувачі;
• Зовнішні жорсткі диски.

На знімних носіях зазвичай зберігають дублюючі архіви, що дозволяє повністю виключити ризик втрати важливої інформації, пов`язаної з діяльністю компанії. Але при цьому потрібно мати на увазі, що термін служби у них сильно обмежений. Особливо це стосується CD і DVD дисків, які, до того ж, можуть псуватися і виходити з ладу. Те ж стосується і флеш карт, які постійно губляться. Тому найнадійнішими знімними носіями інформації виступають SSD накопичувачі і зовнішні жорсткі диски. Їх термін служби складає до 10 років.

Отже, для створення електронного архіву вам буде потрібно:

• Місце для зберігання файлів;
• Спеціальна програма для їх додавання і систематизації;
• Розробка структури зберігання файлів;
• Відкриття доступу до окремих архівних папок для інших співробітників.

Електронний архів документів необхідний кожній компанії. Причому про створення його потрібно подбати ще до того, як у вас накопичиться великий обсяг ділової інформації, яку не можна втратити.

Рекомендуємо матеріали по темі:

• Організація архіву в 2017 році
• Вимоги до архівного приміщення
• Організація централізованого зберігання документів холдингу