Лист - відповідь на претензію
Як скласти лист - відповідь на претензію (скаргу)? Цей лист є ознакою дотримання ділової етики, і від нього багато в…
З даної статті ви дізнаєтеся:
Від успішного ведення ділової переписки часто залежить не тільки ділова репутація співробітника, але і всієї організації в цілому. При цьому абсолютно не має значення з ким вона ведеться - секретар повинен дотримуватися основних правил ведення переписки з будь-яким співрозмовником. У цьому матеріалі ми зібрали основні правила ведення переписки та ключові фрази, які стануть для вас хорошою підмогою і допоможуть вести грамотний діловий діалог з будь-яким співрозмовником.
Поняття успішної ділової переписки на увазі протягом бесіди саме в тому напрямку, який найбільш вигідно для вашої компанії. Більш того, успішна листування також повинна задовольняти вашого співрозмовника. Простіше кажучи, якщо мова йде про якийсь угоді, яка укладається по листуванню, то його результат повинен задовольняти всі сторони. І, часом, саме нестача деяких складових ділового листування може стати цьому на заваді.
Одним з основних і найголовніших правил будь-листування є ввічливість. З її допомогою можна задобрити розгніваного клієнта або придбати нового, знайти нових партнерів або укласти вигідну угоду. У всі часи ділове суспільство високо цінувало ввічливість, тому її ні в якому разі не варто нехтувати.
Наступна складова - пунктуальність. Запам`ятайте, що на всі листи від клієнтів і партнерів (навіть потенційних) слід своєчасно відповідати. Навіть в тому випадку, якщо ваша відповідь буде містити відмову. Як би там не було, це краще, ніж ігнорування. Але і тут не варто забувати, що відмова має бути ввічливим.
Далі необхідно звернути увагу на сам зміст ділових листів. Щоб досягти бажаного ефекту від листування, рекомендуємо викладати свої побажання, вимоги або питання чітко і ясно. Не варто вписувати в один лист відразу кілька питань (допускається тільки в тому випадку, коли вони взаємопов`язані). Більш того, чим менше питань ви напишіть в одному листі, тим більше розгорнуту відповідь отримаєте.
Будь-які повідомлення слід починати з вітання та ввічливого поводження. Такі фрази, як "Добрий день", Доброго ранку "або" Добрий вечір "недоречні в листуванні, так як ви не можете достеменно знати, коли ваш лист прочитають. А тут якраз і для будь-якого ділового листа підійде" Здрастуйте ", після якого має бути звернення.
Ввічливе звернення слід починати зі слова "Шановний (а) ..." Найкраще це звернення використовувати з ім`ям та по батькові співрозмовника (якщо воно вам відомо). Наприклад, "Шановний Іван Сергійович" звучить і має в своєму розпорядженні набагато краще, ніж "Шановний Петров І.С.". Більш того, якщо встановлення даного контакту може принести компанії в подальшому вигоду, якось не шкодуйте часу щоб з`ясувати ім`я адресата.
Можна використовувати фрази «Спасибі за Ваш лист», «Дякуємо за проявлений інтерес», «Спасибі, що вибрали нас» і т. Д. Щоб подальший співпраця була плідною і комфортним для всіх сторін-учасниць, налаштовуйте адресата на продовження спілкування. Фрази «Охоче відповім на Ваші питання», «Будемо раді співпраці», «З повагою і надією на плідну співпрацю» задають правильний тон і допомагають налагодити конструктивний діалог.
Однією з найпоширеніших проблем в листуванні є складання відповіді на запрошення. При цьому не має значення, позитивний або негативний буде відповідь - в будь-якому випадку ви зобов`язані сповістити запрошуючу сторону про свої наміри.
У тому випадку, якщо запрошення схвалено вашою компанією, необхідно відправити лист у відповідь з вдячністю, а також угодою присутнім на цьому заході. Якщо запрошення носить офіційний характер, то також рекомендуємо вказати, скільки людей від вашої компанії відвідають заходи, їх імена (посади).
Якщо з якихось причин ви не хочете або не можете приймати участь в заході, то рекомендуємо скласти письмову відмову. Подібний лист необхідно в тому випадку, щоб місця для учасників заходу не були заброньовані з урахуванням вашої компанії, або, гірше того, організатори заходу не понесли матеріальних збитків через вашої відсутності. При складанні відмови слід висловити своє співчуття з приводу того, що ви не можете бути присутнім на цьому заході. Зовсім необов`язково вказувати причину, але, якщо вона є - це позначиться позитивно. Як поважної причини для відмови можна використовувати організаційні заходи (заплановані на той же час), чітко розподілений бюджет організації (немає коштів на відрядження співробітників) або навіть невчасне сповіщення (на жаль, немає часу на підготовку до заходу). У будь-якому випадку, будь-який з цих варіантів дозволить зберегти ділові відносини і репутацію компанії.
Рекомендуємо статті по темі:
Як скласти лист - відповідь на претензію (скаргу)? Цей лист є ознакою дотримання ділової етики, і від нього багато в…
Інформаційний лист направляється діловим партнерам або суміжних організацій, для сповіщення про подальшу співпрацю, про…
Відео: ПривітанняЛист-привітання є ділове некомерційне лист, що направляється від однієї особи іншій. Метою його є…
Відео: Почав з вибачень: Ердоган виконав перше з трьох умов Москви по збитому Су-24Всім секретарям дуже часто…
Лист про співпрацю складається для того щоб залучити потенційного партнера до своєї діяльності, зацікавити його в…
Відео: Листи прийшли на адресу за пропискою потрібно отримувати, що робити, якщо судове лист повернулосяОдне з важливих…
Чим більше організація, тим частіше в неї надходять запрошення на участь в різних заходах. У багатьох випадках…
Важливою складовою роботи кожного секретаря є підготовка і організація різних заходів. І якщо ваші організаторські…
Відео: Аналітика на тиждень з 17.04.2017-21.04.2017Діловий протокол є важливою складовою будь-якої організації і її…
Ділове листування, будь то електронна або на традиційних паперових носіях, має ряд правил, яких слід дотримуватися. Від…
Багато ділові листи, створювані в процесі діяльності організації, адресуються конкретній людині. Даний вид…
Відео: 5 Етикет ділового листуванняДілове листування має величезне значення у встановленні нових ділових контактів та…
Будь-яка компанія має ряд організацій-партнерів, з якими ведеться спільна діяльність. Найчастіше наявність партнерських…
Багато секретарі, керівники і бізнесмени часто недооцінюють ділову переписку і нехтують її основними правилами. А…
Будь-яке запланований захід, що вимагає присутності сторонніх осіб (не співробітників компанії), має на увазі попередню…
Електронна ділове листування - це невід`ємна частина життя будь-якого офісного співробітника і просто сучасної людини.…
Офіційна ділове листування ведеться за особливими правилами і стандартам. Дізнайтеся, яким повинен бути мова ділового…
Ведення ділової переписки - обов`язкова процедура, яка супроводжує будь-який прояв бізнес-активності підприємства. При…
Крім питань, пов`язаних з ініціацією ділових зустрічей і переговорів, які були розглянуті в попередньому номері, в…
В обов`язки помічників керівника, офіс-менеджерів і секретарів традиційно входить організація зустрічей і ділових…
Чи доводилося вам складати листи в ситуаціях, коли потрібно проявити увагу, продемонструвати участь, висловити подяку і…