Листування з зарубіжними партнерами по організації зустрічей і переговорів

Листування з організації особистих і офіційних зустрічей актуальна і донині, але більший обсяг даного виду листування істотно змістився в бік електронної пошти. Сьогодні ми розглянемо основні правила листування із зарубіжними партнерами по організації зустрічей і переговорів.

Листування з організації особистих зустрічей і переговорів

У таблиці нижче наведені основні етапи і цілі листування по організації особистих зустрічей, а також види відповідних листів. Далі розглянемо кожен окремий вид письма.

Листування з організації особистих зустрічей

Як ми вже згадали, в даний час велика частина листування ведеться по електронній пошті. Однак в особливо серйозних випадках і на дуже високому рівні досі використовують традиційну пошту. При цьому перші контакти можуть бути встановлені з використанням традиційної пошти, а в подальшому листування може перейти в електронну форму. В електронному листі, крім самого повідомлення, може міститися файл (як правило, в PDF-форматі) з електронним чином листи.

Лист-пропозиція про зустріч (Letter requesting appointment)

Лист-пропозиція про зустріч відправляється з метою проінформувати одержувача про те, що деякий посадова особа має намір і можливість зустрітися і обговорити виниклі питання або плани. У більшості випадків основна частина (т.зв. «тіло листа») складається з трьох частин:

• Введення, в якому повідомляється причина написання листа.
• Основна інформація листи.
• Висновок, що містить передбачувані / очікувані дії / інформацію.

Другу і третю частини іноді поєднують.

Введення листи-пропозиції про зустріч може:

• містити посилання на ініціює подія для даного листа: лист, телефонний дзвінок, повідомлення електронної пошти, попередню домовленість (скажімо, на виставці) і т.п.
• бути первинним, який ініціює зустріч і містить причину, по якій співробітнику вашої компанії потрібно зустрітися з представником компанії-одержувача. Такі листи можуть бути адресовані як тим компаніям, з якими вже існують які-небудь взаємини, так і тим, з якими потрібно встановити контакти.

В першому випадку у введенні можуть використовуватися такі фрази:

Якщо потрібно ініціювати зустріч, не маючи попередніх домовленостей у вигляді усних угод, листів або повідомлень, можна використовувати наступні варіанти вступної частини:

Прикінцеві фрази можуть містити інформацію як загального характеру, тобто формальні фрази типу «Якщо потрібна додаткова інформація, будь ласка, звертайтеся ...», так і більш конкретного, тобто можуть уточнювати, що і коли буде або має бути зроблено, наприклад: «Наш співробітник зв`яжеться з Вами для уточнення деталей ». Для завершення листи можна використовувати наступні варіанти:

Потрібно відзначити, що більшість фраз вступної і заключної частин листи, наведені нами вище, можуть використовуватися не тільки в листах, що ініціюють зустріч, але і в багатьох інших.

В основній частині листа повідомляється хто, чому, коли і де хотів би провести зустріч, наприклад:

Відео: Особливості ділового етикету при переговорах з іноземними партнерами-2

Розглянемо приклад листа-пропозиції про ділову зустріч, в якому пропонується можливість переговорів і спосіб узгодження дати і часу зустрічі за допомогою телефонного дзвінка секретаря.

Зверніть увагу, що лист має повну блочну структуру з відкритою пунктуацією: всі елементи починаються безпосередньо від лівого поля, між окремими елементами пунктуація використовується тільки в тілі листа.

(Приклад листа-пропозиції про зустріч см. У вкладених документах).

Нагадаємо, що для офіційного листування із зарубіжними партнерами в компаніях поряд з бланком листи російською мовою може бути розроблений бланк листа англійською мовою.

Наведемо приклад тексту ще одного листа, в якому організація пропонує свої послуги представника / дилера для компанії-імпортера, інформація про яку була отримана в ході виставки (див. У вкладених документах):

Оскільки більш ранніх контактів з компанією у адресата не було, у вступній частині листа дається пояснення того, звідки отримана інформація про неї. Потім коротко робиться уявлення компанії - ініціатора повідомлення і описується можливий варіант співпраці. У висновку висловлюється бажання встановити ділові контакти і повідомляється інформація про те, що представник компанії - директор із закупівель - буде перебувати в країні компанії-адресата в певний період і має намір зустрітися.

Зверніть увагу: в даному тексті (листи, повідомлення електронної пошти) використовується обра

щення «Dear Sir or Madam», оскільки цей лист направлено на ім`я самої компанії і ім`я посадової особи, яка його прочитає, невідомо. Відповідно, ввічливою заключній фразою буде більш формальне вираження «Yours faithfully». Якщо контакти (на виставці і т.п.) вже були встановлені, природно, слід звертатися до адресата-заповнивши контактну форму на ім`я, а в якості заключної фрази можна використовувати «Yours sincerely».

Відео: Міжкультурний менеджмент

У відповідь лист-підтвердження участі у зустрічі (Reply for letter requesting appointment)

Після отримання листа, який ініціює зустріч, в разі згоди на зустріч складається у відповідь лист, в якому можуть уточнюватися дати, час, контакти, місце зустрічі і т.п. Як і більшість інших листів, такий лист починається з подяки за пропозицію про зустріч, а закінчуватися може виразом бажання зустрітися незабаром і / або пропозицією звертатися за уточненням необхідних деталей зустрічі.

(Приклад листа-відповіді на пропозицію про зустріч см. У вкладених документах).

Лист-узгодження, уточнення дати і часу (Letter regarding time and dates)

Відповідь на лист, що ініціює зустріч, може бути представлений у формі «паперового» листи або, що частіше буває, повідомлення, відправленого по електронній пошті. В даному листі повинні уточнюватися деталі зустрічі: дата, час, місце. У наведеному нижче прикладі такі деталі пропонується уточнити по телефону або по електронній пошті.

(Приклад електронного листа-узгодження з уточненням організаційних питань зустрічі см. У вкладених документах).

В даному вигляді листа для запиту деякої додаткової інформації можуть також використовуватися і інші фрази, наприклад:

лист-відмова від зустрічі (Letter declining invitation)

Цілком природно, що можуть статися різні події, внаслідок яких призначена зустріч може бути скасована.

Наприклад, якщо в запропоноване час у вас (вашого керівника) вже заплановані важливі заходи, відрядження тощо або пропозицію про співпрацю з даною компанією зараз для вас не актуальне.

На початку листа-відмови для того, щоб пом`якшити неприємну ситуацію, слід подякувати за лист-пропозицію про зустріч, наприклад: «Thank you for your letter of 5 May enquiring about the opportunity to arrange a meeting with our Purchasing Director».

Відео: Як вести переговори англійською мовою з зарубіжними партнерами?

В основній частині потрібно вибачитися за відмову від зустрічі (наприклад, «I am sorry to say that ...», «Unfortunately ...») і пояснити причину, наприклад:

У заключній частині, якщо відмова не категоричний, можна запропонувати різні альтернативні варіанти часу, місця і інших умов зустрічі.

Також слід поцікавитися, наскільки ці види зручні. Це можна зробити за допомогою наступних фраз:

лист-вибачення за скасування зустрічі (Letter of apology for cancelling an appointment)

Припустимо, що деталі зустрічі узгоджені і зустріч вже призначена, однак буває так, що зустріч доводиться скасовувати, скажімо, через появу дуже важливих справ, необхідності виконувати обов`язки іншої особи і інших непередбачених обставин.

У таких випадках спочатку слід висловити співчуття у зв`язку зі скасуванням зустрічі, а потім дати коротке пояснення причини:

Лист-подяка і обговорення подальших дій (Letter of thanks and subsequent actions)

На зустрічах, як правило, досягаються деякі домовленості, які згодом реалізуються в робочому порядку, а стиль спілкування після таких зустрічей і переговорів може стати менш формальним. Але в будь-якому випадку після зустрічі і переговорів слід подякувати за зустріч, вислати обіцяні матеріали (брошури, каталоги, проекти договорів і т.п.), висловити бажання активно співпрацювати в подальшому.

(Приклад листа-подяки см. У вкладених документах).

Отже, ми розглянули найбільш типові варіанти ведення ділової переписки по організації особистих зустрічей і переговорів. Пам`ятайте, що таке листування є важливою як на етапі встановлення контактів, так і в продовженні співпраці, тому вона завжди повинна бути оперативною і складена грамотно і у ввічливій формі.

завдання

Завдання 1

Заповніть таблицю 1 так, щоб позначення елементів листи з таблиці 2 відповідало номеру елемента з таблиці 1. Наприклад: 1-Е, тобто спочатку зверху вказується назва і адреса компанії-відправника (якщо лист друкується не так на бланку). У таблиці 2 наведені елементи письма в довільному порядку. (Див. Таблиці у вкладених документах).

завдання 2

Розмістіть правильно елементи письма (див. У вкладених документах) Слідкуйте за їх правильним написанням.

Відео: Veronika Dovgan personal identity

• Документ. Приклад листа-пропозиції про встрече.doc
• Документ. Приклад листа-подяки .doc
• Таблиця 2. Завдання 1.doc
• Документ. Приклад листа-відповіді на пропозицію про зустріч .doc