Організація нарад

У даній статті ми розглянемо:

• які існують види совещаній-
• як правильно організувати ділове нарада-
• порядок, план і організація нарад керівника-
• організація селекторної совещанія-
• організація оперативних нарад.

Види нарад в організації

Існують різні види нарад, які розрізняються не тільки темою, а й способом їх організації, а також складом людей, які беруть участь в них. Можна сказати, що нарада - це збори, присвячені обговоренню якого-небудь питання. В організаціях, як правило, найчастіше зустрічаються такі види нарад, як ділове, селекторна, оперативне і нараду керівника. Кожне з них має свої особливості організації, які ми розглянемо більш докладно.

Також наради можуть відрізнятися не тільки за їх видами, а й по періодичності проведення. Так, розрізняють планові і позапланові зборів. Крім того, наради можна класифікувати за наступними критеріями:

• диктаторське - властиво авторитарному типу управління, коли нарада веде і володіє фактичним правом голосу тільки керівник, решті учасників надається лише можливість задавати питання, але ніяк не висловлювати власну думку;
• автократична - грунтується на питаннях керівника до учасників і їх відповідях на них, як правило, відсутні дискусії, можливий лише діалог;
• сегрегатівное- доповідь обговорюють лише вибрані керівником учасники, інші слухають і приймають до відома представлену інформацію;
• дискусійне - вільний обмін думками і вироблення загального рішення-право приймати рішення в остаточному формулюванні залишається за керівником;
• вільний - на ньому не приймається чіткий порядок денний, іноді відсутній і голова, іноді закінчується ухваленням рішення, але в основному зводиться до обміну думками.

Організація ділової наради

Організація ділової наради - одна з найбільш важливих форм управлінської діяльності. Під час таких зборів між співробітниками і керівником організації відбувається обмін інформацією, приймаються важливі управлінські рішення. Як правило, ділові наради не завжди дають потрібний ефект через те, що керівники не мають чіткого уявлення про їх організації та проведенні.

Основними помилками при організації подібного роду зборів може стати занадто велика регулярність їх проведення, велика кількість учасників, а також велика тривалість, яка також знижує загальну результативність. Як правило подібні помилки призводять до відсутності видимих підсумків заходу, що змушує керівника організовувати нові збори, яке також не матиме належного ефекту. Щоб уникнути цих проблем рекомендуємо скласти чіткий план, за яким будуть скликатися засідання в організації.

Процес організації ділового наради повинен зводитися до трьох складових:

• збір і переробка інформації;
• координація діяльності всіх структурних підрозділів організації;
• прийняття рішення.

Першочергове підготовка наради повинна грунтуватися на доцільності його організації. Простіше кажучи, керівник повинен чітко розуміти з яких питань буде проводитися колективне засідання і якого результату він хоче домогтися. Рекомендуємо вдаватися до таких заходів тільки в тому випадку, коли дійсно потрібно обговорення проблемного питання з співробітниками різних структурних підрозділів, в іншому випадку рекомендуємо розглянути альтернативні форми (можливість вирішення питання по телефону, селекторну нараду і т.д.).

Після того, як рішення про необхідність організації наради прийнято, потрібно визначити склад присутніх і головну тему. У деяких випадках можна вдатися до створення робочої групи співробітників, відповідальних за виконання даної роботи. Також радимо заздалегідь продумати який результат ви очікуєте від даного заходу. Це і буде метою заходу. Без її визначення домогтися якихось видимих результатів практично не представляється можливим.

Організація нарад керівника

Організація нарад керівника включає такі етапи, наслідки яких будуть довгий час так чи інакше проявлятися в організації. Давайте ознайомимося з основними етапами та детально вивчимо порядок організації нарад, щоб не допустити помилок в їх підготовці.

Відео: Діловий етикет. організація нарад

Перш за все, правила організації нарад вимагають визначити цілі основної маси заходи. При їх відсутності, хід засідання починає відхилятися від бажаного, а усно проговорюється керівником формулювання недостатні для утримання наради в потрібному руслі.

Вибір цілей вимагає вибору місця проведення нарад в схемі управління, що переплітається в свою чергу з системою планування і контролю виконання.

Далі слід визначити тематику, скласти план організації наради і коло розглянутих в рамках тієї чи іншої теми питань.

Необхідно визначитися з періодичністю організації даних заходів. Найкраще скласти попередній графік на рік (місяць, квартал) вперед, щоб у співробітників була можливість підготуватися заздалегідь.

Далі постає питання вибору учасників. Не варто помилково вважати, що чим більше співробітників прийде на нараду, тим результативніше воно буде. Найкраще обмежитися найнеобхіднішими співробітниками, інакше захід загрожує перетворитися на справжній балаган.

Здається, одним з найлегших питань стає необхідність вибору форматів таких документів, як порядок денний і протокол наради. Однак нерідко виникають і бувають тривалими творчі муки начальника і секретаря в додаванні (виключення, перейменування) рядків і колонок в цих документах, що робиться іноді на очах учасників нарад. Тому і тут треба підготуватися заздалегідь. Рекомендуємо заздалегідь створити і затвердити єдину форму звітно-планового документа, в якому буде інформація про порядок денний і про протокол.

Організація селекторної наради

Селекторні наради на даний момент отримали досить широке поширення завдяки своїй доступності та просте організації. Так, для їх проведення потрібно лише наявність зв`язку між усіма учасниками зборів і вільний час. Допускається односторонній зв`язок у більшості співробітників в тому випадку, коли засідання направлено на прийняття завдань від керівництва.

Селекторна нарада може бути організовано не тільки за допомогою селектора, але і за допомогою телефонного зв`язку або спеціальних комп`ютерних програм. При організації даного виду зборів необхідно приділити питання часу його проведення. Так як подібні заходи відчутно збивають робочий ритм, то рекомендуємо проводити їх у другій половині робочого дня. Також необхідно правильно вибрати час для того, щоб не відволікати нікого з учасників від безпосередньої роботи. Відмінним варіантом стане чітке визначення дати і часу для таких зборів (наприклад, останній четвер місяця).

Необхідно враховувати, що селекторні наради не можуть мати велику тривалість, тому їх проведення доцільно в тому випадку, коли потрібно оперативно повідомити всім учасникам про наявні для них завдання і терміни вирішення.

Організація оперативних нарад

Нарада проводиться зазвичай в певний день тижня або щодня на початку робочого дня, в кабінеті керівника. В обов`язки секретаря входить:

Відео: Проведення нарад (навчальне відео ГАЗПРОМ БАНК)

• повідомлення учасників;
• контроль за своєчасною явкою учасників наради;
• з`ясування і доповідь керівнику про причини відсутності не прийшли співробітників;
• виклик працівників на вимогу керівника.

Під час роботи наради секретар приймає всі телефонні виклики і відвідувачів. Важливо створити обстановку нормального ходу, не допускаючи його зривів.

Необхідно пам`ятати, що велика частина подібних заходів повинна стенографуватися або реєструватися будь-яким іншим чином. Найбільш оптимальним варіантом є протоколювання.

Якщо секретар не є одним з учасників, то він повинен знаходитися в приймальні, виконуючи свої звичайні обов`язки. Припустимо присутність секретаря тільки в початку, кінці і перервах, для того, щоб надати допомогу учасникам.

Відео: 17 Проведення нарад

Якщо секретар є одним з учасників заходу, то в його обов`язки входить роздача матеріалів, повідомлення керівнику про тих, хто запізнився, про настання перерви і про бажаючих висловитися. По закінченню заходу секретар повинен прибрати приміщення і підготувати звіти (якщо це потрібно). На цьому організація оперативної наради і його проведення можна вважати закінченим.

• Протокол загальних зборів працівників про обрання представників трудового колективу (бланк) .doc
• Протокол засідання кваліфікаційної комісії (бланк) .doc
• Посадова інструкція секретаря-референта (бланк) .doc