Почалося приватне тестування playstation now - перші щасливчики вже отримали свої запрошення
Схоже, всі проблеми і труднощі, які виникли на шляху розробки сервісу стрімінга ігор від PlayStation на практично…
У цій статті розглянемо:
Організація і підготовка будь-якого заходу (на якому планується присутність відвідувачів) проводиться з урахуванням створення і розсилки листів-запрошень. Особливо це стосується заходів, для яких складаються списки гостей, чия присутність є бажаною.
В такому випадку буде недостатньо просто зателефонувати туди і повідомити про майбутню подію. Важливо, щоб запрошений людина усвідомлювала масштаб події та власну значущість. Саме для цього ми і розглянемо, як правильно скласти лист запрошення (зразок наведено нижче).
Лист на фірмовому бланку (зразок)
Для початку рекомендуємо розібратися в класифікації подібної кореспонденції і в нюансах її оформлення.
Офіційний лист запрошення є різновидом листів-повідомлень. Належність до цієї категорії визначається виходячи з мети запрошення: повідомити потрібних осіб про майбутній захід, час і місце його проведення. Даний лист відрізняється тим, що відправляється в єдиному екземплярі особисто кожному запрошеному. Простіше кажучи, кожен лист запрошення є іменним.
Більш того, воно може містити інформацію, що стосується кожного запрошеного окремо (наприклад, номер місця, ряд і т.д.).
Листи - прохання і запити
Листи інформаційного характеру
Оформляємо лист-вимога без помилок
Особливості оформлення запрошення листи пов`язані з відсутністю стандартного оформлення листів. Як правило, запрошення має більш презентабельний вигляд, ніж просте ділове лист. Для його оформлення часто використовують хорошу папір (не стандартні офісні), різні елементи декору та інше. При цьому запрошення може бути написано від руки красивим каліграфічним почерком. Загалом, як ви вже зрозуміли, цей лист може мати практично будь-який колір і вид.
Відзначимо, що в даному випадку для оформлення дуже рідко використовуються стандартні форми ділового листа. Однак якщо потрібно скласти офіційний лист запрошення на діловий захід, то його оформлення з використанням бланка листи допустимо.
Відправляючи лист запрошення іноземним громадянам, необхідно враховувати, що вони можуть абсолютно не знати ваше місто. У такому випадку відмінним рішенням стане додаток до листа супровідних документів, що представляють собою схему проїзду до місця проведення, вашої організації і т.д.
Також в даному випадку необхідно подбати про заселення іноземця в готель на час його перебування. Якщо приймаюча сторона оплачує проживання, переліт, трансфер та інші послуги, то про це також слід згадати в супутніх до запрошення документах.
Іноземний гість повинен розуміти, що відвідування цього заходу не стане для нього проблемою, а буде приємним подорожжю. Більш того, рівень підготовки до приїзду іноземного гостя значно знизить варіант можливої відмови.
при складанні листи запрошення для іноземців необхідно враховувати національні особливості. При цьому не варто писати запрошення на рідній мові запрошеного: досить буде скласти його на англійській мові. Повірте, складене запрошення англійською мовою створить більш приємне враження, ніж на японському, але з великою кількістю помилок.
Запрошення для іноземців на захід слід відправляти набагато раніше, ніж для інших учасників. Плануючи проведення подій з присутністю іноземних громадян, враховуйте, скільки часу їм потрібно для оформлення необхідної документації (візи, відпустки), переліт і т.д.
Лист запрошення на зустріч слід адресувати безпосередньо зацікавленим особам. В даному листі слід докладно описати тему зустрічі, питання, які будуть на ній розглянуті. Також слід повідомити про місце проведення зустрічі і про час. При цьому подібне запрошення можна відправити тільки керівнику конкретної організації.
При необхідності він сам може вирішити про необхідність присутності інших компетентних співробітників. Однак подібний пункт вимагає повідомлення в листі, щоб заздалегідь можна було спланувати посадочні місця для всіх присутніх. Прочитайте шаблон офіційного листа запрошення, щоб ознайомитися з його оформленням.
Перед тим, як задуматися про відправку запрошення, слід враховувати, що переговори бувають двох видів: оперативні і планові. При підготовці оперативної наради (яка проводиться за певним графіком), секретар повинен зайнятися запрошенням учасників, оповіщенням керівника про неявившихся і з`ясуванням причин відсутності. Під час проведення оперативної наради секретар повинен перебувати в приймальні і здійснювати прийом дзвінків і відвідувачів.
При проведенні планового наради (засідання) з великим числом учасників підготовка починається за 1,5-2 тижні до його проведення і включає в себе наступні етапи:
Особливий вид переговорів являє собою так званий «мозковий штурм». Такий захід проводиться в разі, коли необхідно вирішити складну проблему, знайти вихід із заплутаної ситуації, прийняти відповідальне рішення.
Рекомендуємо матеріали по темі:
Схоже, всі проблеми і труднощі, які виникли на шляху розробки сервісу стрімінга ігор від PlayStation на практично…
Пошук роботи - непросте заняття, а пошук хорошої роботи - завдання ще більш складна. Адже хочеться зустріти…
Як скласти лист - відповідь на претензію (скаргу)? Цей лист є ознакою дотримання ділової етики, і від нього багато в…
Інформаційний лист направляється діловим партнерам або суміжних організацій, для сповіщення про подальшу співпрацю, про…
Відео: Почав з вибачень: Ердоган виконав перше з трьох умов Москви по збитому Су-24Всім секретарям дуже часто…
За службовим обов`язком секретарю доводиться мати справу з різними листами: як вхідними, так і вихідними. З цієї…
Відео: Листи прийшли на адресу за пропискою потрібно отримувати, що робити, якщо судове лист повернулосяОдне з важливих…
Найчастіше багато секретарі в своїй роботі стикаються з необхідністю роботи зі службовими листами. Більш того, в…
Чим більше організація, тим частіше в неї надходять запрошення на участь в різних заходах. У багатьох випадках…
Листи, що надходять в організацію, можуть бути абсолютно різними: починаючи від рекламних буклетів і закінчуючи…
Важливою складовою роботи кожного секретаря є підготовка і організація різних заходів. І якщо ваші організаторські…
Багато ділові листи, створювані в процесі діяльності організації, адресуються конкретній людині. Даний вид…
Листи є невід`ємною частиною процесу діловодства. Уміння грамотно їх складати є дуже цінним якістю будь-якого…
У багатьох організаціях з плином часу змінюється вартість послуг або вартості оренди. Незалежно від того, в який бік…
Секретарю нерідко доручають скласти запрошення до співпраці. Набивши руку, робити це стає зовсім просто. Але, можливо,…
Будь-яка компанія має ряд організацій-партнерів, з якими ведеться спільна діяльність. Найчастіше наявність партнерських…
Багато документів, що відправляються за допомогою пошти, містять супровідний лист. У даній статті ми докладно…
Будь-секретар, будучи відмінним діловодом і документознавців, може відчувати певні проблеми при необхідності ведення…
Запрошення на конференцію складається з метою завчасного сповіщення передбачуваних учасників цього зібрання про місце і…
В обов`язки всіх секретарів входить забезпечення адміністративної підтримки керівника. До даних обов`язків ставиться…
Крім питань, пов`язаних з ініціацією ділових зустрічей і переговорів, які були розглянуті в попередньому номері, в…