У вас буде сед. Що робити? Рекомендації щодо вирішення проблем діловодів в процесі впровадження сед

Координувати процеси починають співробітники ІТ-служби, не знайомі з правилами роботи з документами, що і призводить до того, що автоматизуються процеси не зовсім так, як рекомендують нам нормативні документи. В результаті, секретарі сприймають СЕД як зайве навантаження. СЕД перетворюється з помічника в тягар і повинність.

Чому я, аналітик, який займається впровадженням СЕД, захотіла написати цю статтю, адресовану співробітникам служби ДОУ (буду далі використовувати цей загальний термін для позначення служб документаційного забезпечення управління: канцелярії, загального відділу, секретаріату)? Висловлю думку, яку мої колеги не завжди готові прийняти. Який би чудовою була команда впровадження з боку виконавців проекту, 80% успіху залежить від того, яку позицію займуть співробітники замовника.

Вирішальну роль в процесі впровадження СЕД грають співробітники компанії, ключову роль - співробітники підрозділів ДОУ. Успіх проекту - це ваш успіх. Невдача - це загальна невдача: і ваша, і команди проекту з боку виконавця (підрядника), що впроваджує СЕД у вас в організації.

Нещодавно у мене відбулася зустріч з співробітниками канцелярії в організації, де тільки планується впровадження документообігу. Було багато питань, які завжди ставлять в будь-якій організації перед впровадженням СЕД. Мені, звичайно, хотілося, попередити типові проблеми. З`явилися цікаві думки з приводу початку впровадження СЕД, якими хочу з вами поділитися і відповісти на питання:

1. Навіщо впроваджувати СЕД? Чому системи електронного діловодства стали так популярні останнім часом?
2. Який процес впровадження, і що необхідно підготувати до початку дослідної експлуатації?
3. Як побудувати СЕД, яка зручна саме службі документаційного забезпечення управління і приносить користь організації?

На мій погляд, дуже важливо, щоб співробітники ДНЗ знали як себе вести, коли у них в організації починається впровадження СЕД, і як організувати свою активну участь в проекті.

Відео: Базове впровадження СЕД на базі LanDocs

Навіщо нам впроваджувати СЕД?

Всі проекти різні. І, зрозуміло, цілі в різних організаціях теж відрізняються. Проте, можна виділити одну основну:

створити інструмент, що дозволяє підвищити якість процесів документаційного забезпечення діяльності підприємства, зробити зручним і коректним доступ до документів, прискорити управлінські процеси.

Мета розбивається на завдання по автоматизації процесів. Процеси можуть бути типові (вони реалізуються «коробковими» продуктами) і нетипові, які в разі, коли вони близькі до типових, забезпечуються кастомизировать «коробковими» продуктами. У разі унікальності -  продуктами рівня BPM (Busyness Process Management).

СЛОВНИК

Кастомізація (від англ. Customer - клієнт, споживач) - це виготовлення масової продукції під конкретне замовлення споживача.

BPM (Англ. Business Process Management) - управління бізнес-процесами організації.

До типових процесів діловодства зазвичай відносять процеси роботи з документацією наступних видів:

• Вхідна / вихідна кореспонденція
• Розпорядчі документи (накази, розпорядження)
• протоколи
• Внутрішні документи (службові записки, заявки)
• Доручення (резолюції)
• договірні документи
• Оперативне зберігання документів (після закінчення їх виробництва), передача документів на відомче зберігання в архів організації та відомче зберігання документів

Відео: Специфіка впровадження СЕД в федеральних міністерствах і відомствах / Вебінар

Це пов`язано з тим, що у нас в країні є нормативні документи, які регламентують ці процеси. Основні, це Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (затв. Наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76) і Федеральний закон Російської Федерації «Про архівну справу в РФ» від 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Визначення мети і завдань - це ключове питання при будь-якому починанні, на який треба вміти собі відповісти і не забувати повертатися до нього постійно. Почнемо з того, що розберемося, що ж таке СЕД і для чого, раптом, керівники вирішили її впровадити. Це питання, якщо його не пояснили відразу всім учасникам процесу, набуває з часом форму: навіщо нам це треба?

Треба сказати, що навіть при впровадженні типових процесів в кожній організації є свої особливості. Для того, щоб налаштувати процеси, нехай навіть і типові, необхідні внутрішні регламентуючі документи.

• Інструкція з діловодства  - встановлює загальні вимоги до функціонування служб документаційного забезпечення управління, документування управлінської діяльності та організації роботи з документами.
• Регламенти роботи з документами - визначають правила роботи з документами і порядок дій різних груп учасників документообігу при роботі з документами.
• Документи СМК (системи менеджменту якості) - регламентують порядок роботи c документами в організації (окремими видами або всіма документами)

Основна проблема при впровадженні СЕД - це протсутствіе актуальних нормативно-регламентуючих документів організації на етапі обстеження і дослідної експлуатації.

На проекті зазвичай готується пакет документів:

• 1. Зайняти активну позицію на початкових етапах впровадження СЕД (обстеження, ОЕ)
• 2. Взяти участь у формуванні робочої групи проекту з включенням власників процесів і співробітників, що мають право приймати рішення
• 3. Провести аудит нормативної документації організації, надати її аналітикам інтегратора
• 4. Грамотно організувати навчання в спеціальних класах з відривом від виробництва
• 5. Пам`ятати про рамках проекту, не затягувати впровадження
• 6. Взяти активну участь в зборі, формалізації і управлінні вимогами