Дослідження і оцінка стану діловодства в філіях компанії

Дослідження і оцінка - досить масштабна робота, яка представляє собою збір великого масиву інформації і неодмінно торкнеться всіх філії, тому проводитися вона повинна з відома і згоди керівництва. Щоб уникнути непорозумінь і впливу горезвісного людського чинника, рекомендується видати наказ по організації за підписом керівника, щоб працівникам, які проводять дослідження, інформація надавалася за їхніми запитами негайно і в повній мірі.

Для чого потрібно вивчати і оцінювати систему діловодства в філіях?

Потреба у вивченні, оцінці системи діловодства і, можливо, прийнятті корекційних заходів потрібно в наступних ситуаціях:

• низька якість роботи з документами в філіях.

Як правило, щоб оцінити якість роботи з документами в філіях компанії, не потрібно прикладати особливих зусиль. Його досить легко визначити. Це і документи, відписувався «в нікуди», пропажі важливих паперів, часто безслідне, і інші неприємності. Дослідження в даному випадку не буде ставити за мету виявити це низька якість: зусилля спрямовуватимуться на пошук причин і надалі на вжиття заходів щодо їх усунення;

• зміна керівництва служби ДОУ.

Новий начальник повинен знати, з чим йому доведеться працювати, тим більше, якщо раніше подібні дослідження не проводилися;

• проведення організаційних змін, які зачіпають процеси документаційного забезпечення управління:

організація архіву, виділення служби ДОУ в окремий структурний підрозділ, автоматизація процесів, впровадження СЕД;

• реорганізація компанії.

Незалежно від того, чи приєднується компанія до іншої або, навпаки, належить вливання в неї сторонньої організації, потрібно дуже добре знати, що являє собою система ДОУ в обох компаніях і їх філіях. Ліквідованої організації це дозволить здійснити повноцінну передачу справ, включаючи архів, а приймаючій стороні - швидко і ефективно провести всі процедури, що стосуються встановлення свого порядку роботи в нових підрозділах.

Навіть при повній ліквідації організації дослідження неминуче: слід перевірити, чи не залишається документів, які потрібно передати на зберігання до державного архіву.

Ми розглянули приводи для проведення дослідження, тепер звернемося до цілей. Для чого ми починаємо цей досить довгий і трудомісткий процес, що хочемо отримати в результаті? Перш ніж починати вивчення і дзвонити в філії, потрібно чітко і однозначно відповісти собі на це питання. Цілі дослідження формулюються виходячи з тієї ситуації, в якій виникла необхідність його провести.

об`єкти дослідження

Як видно, приводів для вивчення системи діловодства в філіях організації більш ніж достатньо. Залежно від того, який з них актуальний для вас саме зараз, ставляться цілі і вибираються об`єкти для дослідження. Перелічимо основні з них.

1. Організаційне питання.

• виділені чи канцелярії або служби ДОУ в філіях в окремі структурні підрозділи-якщо так, то чи існують положення про ці підрозділи;
• яка чисельність персоналу, що займається діловодством, в кожному з філій, як розподілені обов`язки між ними, чи існують посадові інструкції;
• якщо немає ні канцелярій, ні спеціально виділених для роботи з документами працівників, то хто здійснює цю роботу і чим керується при цьому.

Чим ширше мережа філій, тим різноманітніше можуть бути результати дослідження. Так, якщо в одному - великому - філії працює канцелярія з кількох людей, то в іншому - дрібніші - документами займається секретар або відповідальний за діловодство працівник, а в третьому - зовсім маленькому - хтось із профільних співробітників або особисто начальник, коли є на це час.

2. Нормативне і методичне забезпечення.

У цьому блоці потрібно з`ясувати, якими документами регламентовані процеси діловодства в філіях: чи є інструкція з діловодства та інші внутрішні акти, що розкривають процес, наприклад, зберігання документів-якщо є СЕД, то чи відомі працівникам регламенти по роботі в ній. При відсутності цих актів слід задатися питанням, чому ж керуються працівники, які займаються документами, при виконанні діловодних операцій.

3. Організація процесів діловодства.

Мабуть, це основний об`єкт для вивчення. Досліднику потрібно послідовно звернути увагу на кожен з процесів діловодства і оцінити, наскільки повно вони виконуються в філіях і чи відповідають федеральним і корпоративним стандартам. Вивченню піддаються, зокрема, процеси:

• створення;
• прийому і обробки;
• обліку;
• виконання і контролю;
• відправки (доставки) адресату;
• узгодження;
• зберігання документів.

4. Матеріально-технічне забезпечення.

Крім питань «хто?» І «що?» Досліднику належить відповісти і на запитання «як?». Знати, що представляють собою канцелярії філій в матеріально-технічному плані важливо, якщо має бути автоматизація процесів діловодства або ж прийдешні зміни стосуватимуться зберігання документів.

Важко говорити про автоматизацію, якщо з`ясується, що у філії тільки три комп`ютери на десять чоловік, а функція сканування доступна в єдиному МФУ.

5. Рівень автоматизації.

Рівень автоматизації процесів діловодства зазвичай представлений в одній з трьох форм.

1. Вся організація переведена на СЕД, включаючи філії.

У цьому випадку оцінюється, наскільки повно використовується СЕД в філіях, чи не ведеться подвійна реєстрація документів, чи працюють співробітники філій в ній постійно або лише відкривають час від часу.

2. Змішаний документообіг.

СЕД впроваджена тільки в центральному офісі. Не краща з форм, проте досить поширена. Працівникам служби ДОУ центрального офісу доводиться ділити все потоки документів додатково на ті, що будуть доступні в СЕД, і ті, що будуть відправлені в філії іншими способами. Вивчати і оцінювати тут доведеться не тільки роботу філії по обробці надходить з центру документації, а й порядок доставки документів в філії центральним офісом.

3. Традиційний документообіг або його автоматизація власними силами.

У той час як один філія досі реєструє свої документи в товстих зошитах, інший вже в повній мірі використовує хмарні технології. У цій ситуації на перший план виходить питання рівномірності. Процеси діловодства по всій організації повинні вестися більш-менш однаково, одними і тими ж способами, в одній і тій же програмі.

Методи дослідження

При вивченні системи діловодства в філіях компанії доводиться вдаватися одночасно до кількох методів дослідження.

Письмове опитування (анкетування)

До письмових опитувань звертаються, коли потрібно отримати від усіх філій кількісну інформацію, яку потім потрібно об`єднати в одну форму, щоб отримати повну картину.

Наприклад, дізнатися кількість документів різних видів по роках за кілька років.

З іншого боку, можливо, і в центральному офісі доведеться провести невелике опитування серед підрозділів, щоб дізнатися, які документи повинні бути в філіях. Наведемо приклад форми опитувального листа, мета якого - встановити, які документи створюються в філіях компанії, обов`язкові вони і мають встановлені галузевими федеральними нормативними актами терміни зберігання:

Відео: Поняття діловодства. Стадії. ЮД # 1

інтерв`ювання

Найшвидший і легкий спосіб отримати інформацію - поговорити з відповідальними за діловодство в філії працівниками і задати їм всі необхідні питання. Інтерв`ю проводяться віддалено в форматі відеоконференцій або по телефону, при необхідності - неодноразово, так само стільки раз, скільки необхідно.

За допомогою бесіди, зокрема, легко отримати інформацію про організацію процесів діловодства.

Особистий огляд

Але, швидше за все, навіть високі технології не позбавлять працівника, який проводить дослідження, від особистого відвідування філій.

Особливо гостро така необхідність виникає при вивченні процесу зберігання документів. Найчастіше потрібно своїми очима побачити обсяг збережених справ, дізнатися місця їх розташування в філії та умови зберігання.

оцінка

За збором інформації слід її оцінка. Критерії оцінки дослідник розробляє самостійно, виходячи з цілей дослідження.

З перерахованих вище об`єктів вивчення видно, що дослідник отримає інформацію як кількісного (обсяг документів, чисельність персоналу канцелярії), так і якісного (опис процесів, вирішення питань їх автоматизації) властивості. Універсального набору оцінок створити неможливо. Керуватися слід, по-перше, цілями дослідження, по-друге, характером отриманих даних.

Як приклад наведемо критерії оцінки системи діловодства в філіях гіпотетичного ТОВ «Малина» при необхідності виявити проблемні точки і підвищити ефективність її процесів. Отримана в результаті дослідження інформація зводиться в одну таблицю, проблеми організації системи діловодства на місцях стають очевидні, що, в свою чергу, дозволяє її оцінити:

Навряд чи оцінка системи діловодства в вивчених філіях буде задовільною, зате представлені дані дозволять виробити комплекс заходів щодо виправлення ситуації.

Оцінкою системи діловодства в філіях дослідження не закінчується. Отримана інформація повинна бути якось використана, інакше навіщо ж вона збиралася? Тому кроком, наступним за вивченням, повинна стати або розробка заходів по оптимізації ситуації, або коригування програми організаційних змін з урахуванням виявлених обставин. Адже ніхто не буде впроваджувати СЕД, якщо у філії часто трапляються перебої з інтернетом, або змушувати здійснювати довгострокове зберігання документів філія, офіс якого займає всього одну кімнату. Таким чином, дослідження і оцінка, як правило, всього лише перші кроки на шляху до майбутніх змін.