Модель зрілості єсьм

«Слона треба їсти по частинах»

Орієнтація на комплексне управління інформаційними ресурсами перетворює впровадження ЕСМ в організації в досить складний процес. Для побудови повноцінної корпоративної ЄСМ-системи і повномасштабного впровадження основних ЄСМ-технологій потрібно затратити істотні час і ресурси, тому що це багатоетапний процес, який потребує ретельного планування, навчанні співробітників і керівників, а також, як правило, залучення зовнішніх консультантів.

У зв`язку з цим, в процесі впровадження ЕСМ необхідністю є застосування системного підходу. Реалізація окремих незв`язаних між собою проектів в області ЄСМ хоча і здатна принести тимчасову віддачу, але в довгостроковій перспективі може виявитися неефективною і привести до створення розрізнених областей автоматизації (т.зв. «клаптикової» автоматизації). В результаті виникає підвищений ризик те, що в базову інфраструктуру ЄСМ будуть закладені проблеми відсутності стандартизації та інтеграції різних технологій між собою.

Не варто також відкладати процес переходу на нові принципи управління під приводом того, що організація не готова до впровадження всього спектра ЄСМ-технологій. Даний шлях зажадає значного часу і ресурсів, тому його неможливо подолати в рамках реалізації одного проекту або програми. Керівництву організації та співробітникам слід спочатку орієнтуватися на довгостроковий процес. При цьому для його початку на першому етапі мало спільного розуміння того, в якому напрямку слід рухатися для вирішення ключових завдань ЄСМ. Після досягнення перших результатів можна буде природним шляхом переходити до наступного етапу впровадження.

Як визначити «зрілість» системи?

Для того щоб полегшити керівництву організації процес планування і впровадження ЕСМ-технологій, пропонується використовувати підхід, заснований на т.зв. «Моделі зрілості» ЄСМ. Дана модель була розроблена фахівцями чотирьох компаній, що спеціалізуються в області ЄСМ (Wipro, CMS Watch, Smigiel Consulting Group і Hartman Communicate) і описує основні етапи в процесі побудови розвиненої ЄСМ-системи.

Модель зрілості може використовуватися в наступних цілях:

• опис етапів, які необхідно пройти будь-якої організації в процесі побудови ЄСМ;
• створення інструменту для оцінки поточного стану інформаційної інфраструктури організації та її управлінських процесів;
• застосування методичних рекомендацій, що дозволяють організації усунути наявні проблеми в управлінні інформацією та перейти на наступний рівень «зрілості».

У моделі зрілості процес впровадження ЕСМ оцінюється одночасно в декількох «розрізах»: з точки зору інформаційних ресурсів, технологій і персоналу організації.

З точки зору управління інформаційними ресурсами такими критеріями є:

• рівень управління контентом і метаданими;
• рівень глибини регламентації управління контентом;
• рівень керованості контентом;
• рівень повторного використання контенту;
• рівень доступності контенту для споживачів.

І, нарешті, з точки зору інформаційних технологій в якості критеріїв ефективності можна виділити наступні:

• обсяг використовуваного функціонала ECM-систем;
• широта охоплення підрозділів організації;
• рівень безпеки;
• рівень зручності використання.

З точки зору управління персоналом виділяються наступні критерії оцінки ефективності ЄСМ:

• рівень розуміння ECM і залучення персоналу в ECM;
• рівень відношення до інформаційних технологій (ІТ) в цілому;
• розуміння власних процесів;
• рівень пов`язаності бізнесу та ІТ.

У документі, підготовленому авторами «моделі зрілості», докладно описується зміст кожного з критеріїв (рис.).

Мал. Критерії оцінки ефективності в рамках моделі зрілості ЄСМ

Перекласти слова на малюнку на російську мову

персонал:

• Предметна область
• ІТ
• Бізнес процеси
• узгодженість

Інформація (або інформаційні ресурси):

• Контент / Метадані
• глибина регламентації
• керованість
• Повторне використання
• доступність

Інформаційні системи:

Відео: Discover enterprise content management (ECM) powered by SharePoint

• функціональність
• широта охоплення
• Безпека (даних)
• Зручність використання)

Перераховані критерії дозволяють досить точно оцінити стан справ щодо ступеня розвитку ЄСМ в організації незалежно від її розміру і виду діяльності. У той же час для різних організацій окремі критерії можуть мати більш важливе значення, ніж інші.

Рівні зрілості ЄСМ

Описувана модель включає п`ять рівнів «зрілості» ЄСМ, тобто п`ять умовних станів, які проходить кожна організація на своєму шляху до розвиненого управління інформацією. Рівні розташовуються послідовно, від простого до складного - відповідно до якості реалізації виділених критеріїв ефективності. При цьому рівень зрілості визначається окремо для кожного з наведених вище критеріїв.

Для оцінки ефективності організаційної «зрілості» давно застосовується модель Capability Maturity Model (CMM), яка також виділяє п`ять рівнів розвитку, але щодо управлінських процесів організації. Використовуючи модель CMM, можна класифікувати етапи розвитку та існування підприємства в залежності від того, як воно обробляє і використовує інформацію в процесі своєї діяльності. В основу такої класифікації покладено вимоги до організації бізнес-процесів, які визначаються ступенем цільового управління. Рівні розрізняються наявністю цільової функції (що є наріжним каменем діяльності) і ступенем використання інформації, що накопичується в компанії.

У наступній таблиці наведено рівні «зрілості» відповідно до двох описаними моделями (рівні обох моделей умовно відповідають один одному):

Відео: Engle-Granger ECM. Model One. Part 1 of 5. EVIEWS

СЛОВНИК

 Capability Maturity Model - модель оцінки рівня зрілості процесів розробки.

Впроваджувати ЄСМ краще поетапно

Основна ідея, яка виникає з уявлень про поступове «дорослішання» складної корпоративної системи - це ітераційний підхід до впровадження різних її блоків і компонентів. Дане твердження звучить цілком очевидно, однак, на жаль, на практиці воно дуже часто практично йде з поля зору проектної команди або свідомо ігнорується.

СЛОВНИК

 Ітераційний підхід - розбиття процесу на стадії або «ітерації» і послідовне виконання даних стадій.

Як правило, впровадження СЕД здійснюється в комплексі з іншими компонентами ЄСМ. В цьому випадку ітераційний підхід до планування та впровадження також дуже важливий. При цьому слід пам`ятати, що СЕД є одним з ключових «компонентів» ЄСМ, тому що саме вона забезпечує управління найбільш важливою частиною контенту організації - офіційними документами. У зв`язку з цим впровадження різних функціональних блоків СЕД повинне бути погоджене з впровадженням елементів базової ЄСМ-інфраструктури.

Таким чином, з практичної точки зору застосовувати ітераційний підхід доцільно в наступних пов`язаних між собою областях: 

планування та поетапне впровадження загальної ЄСМ-інфраструктури компанії- 

планування та поетапне впровадження різних функціональних блоків СЕД.

Іншими словами, слід розбити весь процес впровадження на функціональні блоки і правильно розставити пріоритети - в залежності від ступеня готовності організації до впровадження даних технологій. Спроба впровадити все і відразу або неправильна оцінка пріоритетів здатні привести до невдачі проекту або, як мінімум, закласти в створювану інфраструктуру серйозні проблеми і приховані ризики, які проявляться згодом.

Наприклад, якщо в компанії ще не збудовано загальний інформаційний простір (електронна пошта, корпоративний портал, електронне сховище), то спроби впровадження засобів збору аналітичної звітності або інтеграційних рішень будуть явно передчасні. Очевидно, що після того, як ЄСМ-інфраструктура «підросте» і прийме свій закінчений вигляд, структура і форма подання корпоративних даних кардинально зміняться. В результаті, всі роботи по збору звітності або інтеграції систем доведеться починати «з нуля».

Як правило, аналогічним чином йдуть справи і у випадку з СЕД.

Наприклад, недоцільно витрачати всі сили на опис і автоматизацію безлічі складних бізнес-процесів, якщо в організації ще не вирішені базові питання - централізованої реєстрації, зберігання та спільного використання документів. 

У наступній таблиці зображений порядок впровадження компонентів ЄСМ / СЕД (приблизний відповідність рівня зрілості організації та реалізованих на даному рівні компонентів ЄСМ / СЕД).

Висновки - на замітку

Таким чином, детальне вивчення описуваної моделі зрілості призводить до наступних висновків.

1. Найважливішу роль відіграє ітераційний підхід до планування та впровадження. Впровадження повинно відбуватися циклічно. При цьому результат кожного циклу повинен забезпечувати логічний перехід організації на новий рівень зрілості. Після цього цикл повторюється на більш високому рівні.
2. Кожен цикл впровадження повинен відбуватися в рамках окремого міністерства внутрішніх справ проекту, що має свої цілі, терміни, ресурси і виділений «пілотний» ділянку.

СЛОВНИК

Пілотний ділянку - це «тестова зона», в рамках якої розгортається будь впроваджуване ECM-рішення. Після успішного тестування дане рішення зазвичай тиражується для все організації.

3. Оптимальний порядок впровадження компонентів ЄСМ і СЕД істотно залежить від стану організації в моделях зрілості ЄСМ і бізнес-процесів. Це необхідно враховувати при плануванні процесу впровадження.
4. Рекомендується дотримуватися описаної вище зразкової послідовності впровадження функціональних блоків, не "перестрибуючи» через етапи. Спроба запровадити компонент або функцію, до якого організація морально не готова, є одним з основних ризиків провалу проекту.