Документ, контент, інформація і сучасна сед

Відео: Пошук документів СЕД «ДЕЛО»

Відео: Створення СЕД. Лекція 6. Архів документів, управління контентом і засоби завантаження документів

інформація

термін «Інформація» походить від латинського слова «informatio» - відомості, роз`яснення, виклад.

Саме слово «інформація» увійшло в російську мову в Петровську епоху: вперше воно фіксується в «Духовному регламенті» 1721 р значенні «уявлення, поняття про що-небудь».

Відповідно до Федерального закону від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» інформація визначається як «відомості (повідомлення, дані) незалежно від форми їх подання».

Інформація може бути структурованою і неструктурованою. Структурована інформація складається з взаємопов`язаних елементів, які розміщуються в таблицях і обробляються базами даних (СКБД). структурування піддається не вся інформація.

Неструктуровані дані відносяться до інформації, яка або не має певної моделі даних, або не організована певним моделлю способом: це можуть бути як текстові, так і не текстові дані - корпоративні і особисті електронні листи, текстові повідомлення, записи телефонних розмов, тексти документів, статті , презентації, публікації в блогах і соціальних мережах, зображення, аудіо- та відеофайли.

За статистикою більше 80% інформації в компанії відноситься до неструктурованою. Таку інформацію зараз прийнято називати контентом.

Відео: Сканування документів в СЕД «ДЕЛО»

контент

слово «Контент» походить від англійського «content» - зміст. Це збірний термін для будь-якої інформації, яка міститься в інформаційному ресурсі.

Види контенту:

• текстовий - звіти, керівництва, інструкції, статті, книги і т.п.
• графічний - цей контент є різні види графіки: схеми, малюнки, картинки, анімацію, фотографії, скріншоти, слайди.
• аудіоконтент - до нього відносяться музика, аудіозаписи з лекцій, вебінарів, інтерв`ю.
• відеоконтент - це ролики, фільми, презентації, відеоуроки та інші відеоматеріали.

Документи, перекладені в електронний вигляд, теж відносять до контенту. Контентом також називають все інформаційне наповнення документів.

документ

Документи містять інформацію, що є цінним ресурсом і важливим елементом ділової діяльності, але сама інформація не виступає достатньою ознакою документа. Документ має друга складова - матеріальна, без якої він існувати не може. Це його фізична сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часі. Матеріальну складову документа визначає носій інформації. Існування документа поза матеріального носія неможливо.

Федеральний закон від 29.12.1994 № 77-ФЗ «Про обов`язковий примірник документів» визначає документ як «матеріальний носій із зафіксованою на ньому в будь-якій формі інформацією у вигляді тексту, звукозапису, зображення і (або) їх поєднання, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, і призначений для передачі в часі і в просторі з метою громадського використання та зберігання ».

Життєвий цикл документа - це рух документа від моменту створення або отримання до моменту передачі в архів (на зберігання) або знищення (рис. 1).

Мал. 1. Життєвий цикл документа

Як видно з малюнка, життєвий цикл документа складається з етапів, що включають створення або отримання документа, його узгодження, в процесі якого можуть створюватися різні версії документа, остаточне затвердження, збереження фінальної версії в електронному архіві. З цього моменту документ стає записом в сховище даних підприємства.

Етап роботи з документарної інформацією в електронному архіві називають управління записами.

Він включає сам процес зберігання документної інформації відповідно до встановлених термінів, використання її в процесі оперативної роботи, проведення експертизи цінності після закінчення терміну зберігання або незатребуваності і знищення.

Збережена документная інформація може також бути використана для різних комунікацій і в процесі групової роботи. З цією метою вона публікується в різних форматах і на різних носіях. Вона може розміщуватися на корпоративному порталі, в робочих соціальних мережах, поповнюючи їх веб-вміст. Цей етап життєвого циклу називають управлінням публікацією або веб-вмістом.

Всі разом ці етапи об`єднують поняттям «управління життєвим циклом інформації».

Життєвий цикл контенту

Життєвий цикл контенту складається з збору, накопичення, зберігання і доставки інформації. На всіх етапах діють процеси управління. Це демонструє «дорожня карта» контенту від некомерційної організації AIIM (Асоціація з управління інформацією і зображеннями), представлена на рис. 2.

Захоплення (Capture) інформації. На цьому етапі життєвого циклу інформація створюється або імпортується в систему ззовні. Інформація може бути створена людиною. Це паперові та електронні документи, всілякі заповнені форми, мультимедійна інформація. Інформація може також створюватися різними додатками і імпортуватися в систему, наприклад з ERP- або CRM-систем, або надходити по каналах електронного обміну в вигляді електронних даних або форм.

На етапі захоплення або введення інформації в систему використовуються наступні технології: сканування документів, розпізнавання відсканованих образів документів, оцифровка зображень, обробка форм, агрегація (узагальнення) інформації, інтеграція (об`єднання) з різних джерел, класифікація.

Зберігання (Store) контенту. Для зберігання можуть бути використані бази даних, сховища даних, файлові системи, різні бібліотеки, носії. Вибір тієї чи іншої технології зберігання обумовлюється обсягом інформації, терміном зберігання, параметрами доступу до неї користувачів, необхідним рівнем надійності і безпеки, політиками підприємства.

Мал. 2. Структурна схема управління корпоративним контентом

На етапі зберігання вирішуються наступні завдання: пошук, контроль версій, реєстрація прибуття / вибуття документів та інформації, витяг документів та інформації, аудит дій користувачів.

 Архівування або забезпечення схоронності (Eserve).

Для вирішення цих завдань можуть бути використані наступні варіанти: спеціальні архівні формати, наприклад PDF-A, висновок інформації на архівні носії (папір, мікрофільми), резервне копіювання і відновлення інформації, конвертація і перенесення на інші носії.

Доставка (Delivery) інформації споживачам або поширення.  Поширення інформації може відбуватися в друкованому вигляді, за допомогою електронної взаємодії або веб-технологій. При цьому повинні вирішуватися такі завдання: управління правами доступу, управління звітами, печаткою та публікаціями, організація доступу з мобільних пристроїв, організація міжвідомчого електронного документообігу (МЕДО).

Управління (Manage). У цій сфері виділяють кілька видів діяльності: управління документообігом, управління електронними записами (Records Management), управління цифровими активами (Digital Asset Management), управління електронною поштою (E-mail Management), управління веб-контентом (Web Content Management), управління бізнес -процеси (Business ocess Management, Workflow), організація взаємодії (Collaboration).

На «дорожній карті» є ще одна гілка - аутсорсинг. Аутсорсинг (Outsourcing) - це передача організацією на підставі договору певних бізнес-процесів або виробничих функцій на обслуговування іншій компанії, що спеціалізується у відповідній області.

Зараз багато компаній вдаються до передачі окремих функцій з управління документами стороннім організаціям. Широко поширений аутсорсинг зберігання інформації, сканування та обробки документів і т.п.

Інформаційні системи обробки документів

Паралельно з розвитком розглянутих понять еволюціонували і інформаційні системи їх обробки.

На рис. 3 представлена історія розвитку систем СЕД / ЄСМ від компанії «ІнтерТраст».

Історія російського електронного документообігу починається ще в 80-х роках минулого століття з автоматизації діловодства в державному секторі. Це були системи автоматизації класичного діловодства, призначені виключно для секретарів і діловодів і дозволяють вводити реєстраційно-контрольні картки, вести журнали вхідних, вихідних, внутрішніх документів і звернень громадян, здійснювати пошук за реквізитами, складати діловодних звіти для керівництва.

Мал. 3. Історія розвитку систем електронного документообігу від компанії «ІнтерТраст»

Відео: Enterprise Content Management: xDE.TerraLink.ru

Зі збільшенням обсягу документообігу великі організації стали автоматизувати роботу з документами, розробляючи індивідуальні системи управління документами за допомогою своїх ІТ-фахівців. Системи були націлені на строго регламентовані процеси і убудовувалися в інформаційну та управлінську інфраструктуру організації. Вони були немасштабіруемие, тобто були здатні змінити структуру автоматизованих процесів, і з часом починали стримувати розвиток компанії, у якої з розширенням бізнесу змінювалася і структура управління, і склад бізнес-процесів.

В середині 90-х років з`явилися компанії - розробники універсальних СЕД, адаптуються під будь-які потреби замовника. Ці компанії пропонували коробкові рішення з можливістю розширення функціональності при впровадженні.

В кінці XX століття у зв`язку з прогресом менеджменту якості став широко застосовуватися процесний підхід до управління, який дав поштовх розвитку технологій workflow (Потік робіт).

потік робіт - це послідовності операцій (робіт, функцій), які виконуються в рамках конкретного бізнес-процесу окремими співробітниками з використанням тієї чи іншої інформації (документів, даних з БД, повідомлень електронної пошти тощо) і відповідно до деякими правилами, які диктують порядок виконання роботи, визначають маршрути руху документів і строки виконання окремих функцій.

У СЕД з`явився новий процесно-орієнтований модуль - так званий движок workflow, і системи стали застосовувати для автоматизації документообігу ділових бізнес-процесів на підприємстві.

Використання движка workflow дозволило змінювати і при цьому оптимізувати автоматизує бізнес процеси. При необхідності більш глибокого рєїнженірінга бізнес-процесів стали впроваджуватися модулі ВРМ (Business ocess Management) - потужні інструменти для управління бізнес-процесами.

З розвитком Інтернету і появою сайтів та корпоративних порталів, на яких публікувалися документи і інформація щодо взаємодії співробітників та інших учасників бізнес-процесів, прийшло поняття веб-контенту - інформаційне наповнення веб-сайту.

На російському ринку з`явилися західні розробники зі своїми платформами, в основі яких лежав принцип роботи з контентом - інформаційної складової документа. Це так звані ECM-системи (Enterise Content Management) - системи управління контентом підприємства. Що вони змінили?

Незалежна дослідницька компанія Forrester Research визначила ECM як інтегрований підхід до управління документами і веб-вмістом.

Згідно з визначенням Асоціації з управління інформацією і зображеннями (AIIM), ECM є «сукупність підходів, методів та інструментів, призначених для захоплення, систематизації, зберігання та пошуку контенту і документів, пов`язаних з бізнес-процесами організації».

СЕД стали розвиватися в напрямку ЄСМ, забезпечуючи наступну функціональність:

• управління документами (Document Management);
• управління образами документів (Document Imaging);
• управління записами (Records Management);
• управління потоками робіт (workflow);
• управління веб-контентом (WCM);
• контроль медіа-контентом (DAM);
• управління знаннями (Knowledge Management);
• управління документно-орієнтованим взаємодією (Collaboration).

На рубежі 2010-х років з розвитком мобільності і соціальності взаємодій з`явилася потреба в більш гнучкому підході до організації документообігу бізнес-процесів, особливо процесів взаємодії з різного роду клієнтами. Це слабо структуровані або неструктуровані бізнес-процеси з великою часткою непередбачуваності. Модулі workflow і ВРМ, добре працюють з формальними структурованими процесами, тут вже не справлялися. На виручку прийшла нова концепція кейс-менеджменту, яка дає співробітникам велику гнучкість і свободу дій.

Концепція фокусується на тому, що має бути зроблено, але не завжди визначає, як саме. Ключова особливість даного підходу - націленість на результат, на задоволення потреби клієнта.

Кейс є свого роду довідником по роботі з конкретним клієнтом. Він містить стандартний набір документів, шаблонів, форм, інформацію щодо взаємодії з клієнтом і про завдання, які необхідно при цьому вирішити. Управління кейсом передбачає можливість вибудовувати бізнес-процеси, виходячи з конкретної ситуації, вводити виконавців, не задіяних на початкових етапах роботи, систематизувати і використовувати зібрані інформаційні матеріали та документи, а також вводити нові.

Створюючи типові шаблони кейсів і накопичуючи їх в базі знань, можна значно прискорити і спростити роботу користувачів ЄСМ-систем (рис. 4).

Мал. 4. Структура кейс-менеджменту

Вирішуючи завдання кейс-менеджменту, користувачі ЄСМ-систем стикаються з проблемами отримання необхідної інформації в рамках бізнес-діяльності підприємства. Постає питання інтеграції системи в єдиний інформаційний простір підприємства.

Ключові тренди в СЕД

Президент компанії «Docsvision» Володимир Андрєєв в своєму виступі на Форумі «DOCFLOW - 2014» визначив напрямки розвитку ЄСМ-систем з метою підвищення продуктивності співробітників в корпоративному середовищі. Він зазначив, що повинні активно розвиватися інструменти інтеграції групової взаємодії співробітників, аналітичні інструменти, що дозволяють отримувати і аналізувати значення ключових показників ефективності (KPI) діяльності співробітників, а також інструменти управління на основі отриманих KPI.

Гуру в області ECM, експерт з інформаційних систем управління Стефан Кемерон в своїй книзі «Управління контентом підприємства» дає наступне визначення ЄСМ: «ЄСМ - це управління всіма формами інформації на підприємстві». 

Аналітики Gartner визначають корпоративне управління інформацією (Enterise Information Management, EIM) як «інтегративну дисципліну, яка дозволяє структурувати, описувати та управляти інформаційними ресурсами незалежно від організаційних і технологічних кордонів і яка спрямована на підвищення ефективності діяльності, забезпечення її прозорості та глибоке проникнення в проблеми і завдання бізнесу ».

Концепція EIM включає в себе стратегію, методики, технології і розроблену на їх основі лінійку програмних продуктів, що забезпечує комплексний підхід до управління даними підприємства з метою перетворення їх в знання, що сприяють ефективному управлінню бізнесом. Тобто функціональність сучасних ЄСМ-систем розширюється, захоплюючи область аналітики та управління ефективністю бізнесу.

Директор з виробництва компанії «АйДесайд» Олександр Альошин так визначив ключові тренди в СЕД на найближчі роки: «це робота з контентом, що не відносяться безпосередньо до документів: зустрічі і наради, показники (KPI) і моніторинг, контрагенти і співробітники. Ми бачимо, що відбувається не тільки перехід від управління електронними документами (СЕД) до управління контентом (ECM), але і перемикання на системи управління інформацією (EIM-рішення) ».

Все тече, все змінюється - розширюється зміст понять, змінюються звичні терміни, розвиваються системи електронного документообігу, змінюючи функціональність і охоплюючи все нові сфери управління в компанії. Необхідність ефективного управління корпоративною інформацією призведе до подальшого активного розвитку систем електронного документообігу.