Вимоги до інтерфейсу сед: як зробити систему ефективною і зручною

Відео: 111. Чому ми ненавидимо СЕД?

Одна з причин - широка популярність так званих «товстих» клієнтів, які встановлюються на комп`ютер користувачів, які перетворюють його в автоматизоване робоче місце. Інтерфейс таких рішень був досить одноманітний у всіх виробників СЕД, так як, базуючись в більшості своїй на тому інструментарії, якими постачали розробників такі вендори, як Microsoft, Borland і IBM, інтерфейсні рішення зі схожою функціональністю були практично однакові і візуально, і з позиції користувача досвіду. В останні кілька років, що ознаменувалися тенденцією витіснення застарілих рішень «товстих» клієнтів «тонкими», заснованими на веб-технологіях, питання дизайну користувальницького інтерфейсу СЕД став як ніколи актуальним. Через існуючого розмаїття сучасних рішень стало очевидним те вплив, який чинить інтерфейс системи електронного документообігу та на витратну частину проекту впровадження, і на ефективність роботи з системою в цілому.

В даний час до систем ЕДО пред`являються значно вищі вимоги, ніж кілька років тому, коли їх функціональність зводилася виключно до управління документацією декількох типів.

Зараз СЕД - це, перш за все, програмне забезпечення, яке здійснює підтримку системи управління організацією. І, як наслідок, у такої інформаційної системи одночасно з розширенням функціональності з`явилося значно більше типів користувачів, у кожного з яких своя сукупність виконуваних завдань, автоматизованих за допомогою СЕД.

Таким чином, одним з найважливіших факторів, що демонструють саме орієнтованість на користувача і його завдання, є індивідуалізований інтерфейс для кожної з груп користувачів, за допомогою якого керівник організації може отримувати оброблені дані з автоматизованих управлінських процесів в цілому, а діловоди підрозділів - вводити і реєструвати документацію

Щоб розібратися, який вплив призначений для користувача інтерфейс СЕД надає на ефективність роботи з системою і (що дуже важливо!) Щоб виділити основні критерії, що сприяють вибору більш ефективної в частині призначеного для користувача інтерфейсу СЕД, звернемося до схеми, представленої на малюнку нижче.

Структура вимог до інтерфейсу СЕД (до малюнка - точки всюди прибрати)

Зручність користувача - головне завдання інтерфейсу інформаційної системи

Відео: Демонстрація можливостей СЕД TESSA

В даний час багато програмні продукти, в тому числі і системи електронного документообігу (ЕДО), експлуатують єдині інтерфейсні рішення, продиктовані необхідністю використання стандартних елементів управління, заснованих на операційній системі Microsoft Windows або функціональності IBM Lotus Notes. Проте, при роботі практично з будь-якими інформаційними системами, в тому числі і системами електронного документообігу, присутніми сьогодні на вітчизняному ринку, виникає стійке відчуття, яке згодом часто підтверджується, що розробка інтерфейсу користувача для тієї чи іншої системи проводилася руками самих розробників без залучення фахівців з предметної області, для користувача досвіду, графіки та дизайну. Результатом цього є найчастіше надзвичайно насичені інтерфейсні форми, які крім необхідної для виконання того чи іншого завдання інформації надають також величезна кількість дуже цікавих, але абсолютно не потрібних безпосереднім виконавцям даних.

Нерідко, розглядаючи навіть виражено диференційований за типами користувачів інтерфейс СЕД, можна звернути увагу на велику кількість графічних елементів (піктограм, іконок). Незважаючи на очевидну естетичну привабливість такого підходу, є очевидним той факт, що велика кількість графічних елементів оформлення значно уповільнює термін оволодіння користувачем функціоналом інформаційної системи.

 Прискорюють ж вивчення функціоналу активні інтерфейсні елементи (активація яких викликає якусь функціональність), що містять текстову підпис, а при тривалому наведенні курсора - відображають контекстну допомогу по активується функціональності і її використання. В ідеальному ж випадку висновок підписи під елементом управління повинен бути налаштованим, щоб при навчанні користувача уможливити його інформування, а після закінчення навчання була б можливість прибрати написи. Таким чином забезпечується максимальна продуктивність без необхідності перечитувати підпис елемента управління щоразу при зверненні до нього.

Ефективним підходом, що дозволяє зробити управління інформаційною системою ще більш гнучким, є використання клавіатурних комбінацій, за допомогою яких можна отримати доступ до тієї чи іншої функціональності системи в значно менші терміни, ніж при використанні графічного інтерфейсу.

Інформаційні повідомлення не повинні бути надмірно короткими. Вони повинні містити відомості про те, що користувачеві потрібно зробити далі, і, по можливості, включати активні елементи інтерфейсу, що забезпечують можливість вибору користувачем необхідного функціоналу системи.

Колірна гамма інтерфейсу користувача

Важливу роль при взаємодії користувача з корпоративною інформаційною системою взагалі і системою електронного документообігу зокрема є загальна колірна гамма інтерфейсу користувача:

одні колірні комбінації здатні приводити до підвищення швидкості роботи з СЕД, одночасно знижуючи навантаження на зір, що зменшує кількість помилок при введенні текстової інформації-інші ж, навпаки, можуть викликати підвищену стомлюваність працівника, аж до появи головних болів.

Колірна палітра СЕД повинна забезпечувати можливість персоналізації, тобто настройки колірних схем користувачем індивідуально, відповідно до особливостей естетичного сприйняття таким чином, щоб забезпечити йому максимально комфортні умови роботи з інформаційною системою. Однак індивідуальна настройка оформлення окремих елементів небажана, тому що, по-перше, це вимагає великої кількості часу, а по-друге, допускає можливість помилкової налаштування користувачем колірної схеми, яка в подальшому негативно позначиться на ефективності користувача при роботі з системою або викличе психофізіологічний дискомфорт .

Оптимальним рішенням у цій ситуації є підхід, при якому користувачеві пропонується кілька (не більше 10) переднастроєних колірних схем, які, з одного боку, дозволять задовольнити практично будь-який естетичний смак, а з іншого - будуть збалансовані таким чином, щоб гарантувати ефективну роботу користувача, яке обрало ту чи іншу схему в якості основної.

Навчання користувачів роботі з СЕД

На етапі навчання велика частина користувачів системи знайомиться з її функціональністю і саме на цьому етапі закладаються ті знання і навички, які дозволять експлуатувати СЕД в подальшому.

Одним з найважливіших аспектів в навчанні роботі з системою в частині призначеного для користувача досвіду є інтуїтивність інтерфейсу. Але незважаючи на специфіку терміна, для роботи з системою інтуїцію застосовувати не слід - досить закласти методичні аспекти, аналогічні тим, з якими користувач системи вже знаком і використовує при роботі з іншими додатками:

це можуть бути функціональні графічні елементи (іконки), подібні з елементами аналогічної функціональності, використовувані в додатках, вже знайомих користувачеві, наприклад, класичних офісних. Аналогічно можна використовувати клавіатурні комбінації - «гарячі клавіші» повинні забезпечувати функціональну симетрію з офісними додатками або відповідати аналогічним скорочень операційної системи.

Окремо заслуговує розгляду уніфікація функціональних елементів системи: один і той же функціональне дію системи повинно викликатися за допомогою однакових (і з точки зору дизайну, і з точки зору розташування на екрані) елементів управління.

Підхід, при якому, наприклад, виклик процедури узгодження з різних документів буде різний, значно ускладнить не тільки процес навчання роботи з системою, але і знизить ефективність її експлуатації в подальшому.

Безпосередня робота в системі

Одна з вимог, в обов`язковому порядку пред`являється до системи, полягає в реалізації максимальної швидкості її роботи, що виключає будь-які тимчасові простої, при яких дії користувача будуть обмежені по будь-якої причини. Незважаючи на те що користувач в змозі помітити відхилення в ритмічних події, що не перевищують 0,4 секунди, він не може скласти два невеликих тимчасових відрізка. Таким чином, навіть при появі невеликих тимчасових простоїв, пов`язаних із затримками при зверненні сервера СЕД до платформи або проблем локальної мережі підприємства, користувачеві в цей час необхідно надати візуальний сигнал, що символізує затримку.

У найпростішому випадку це можуть бути вже всім добряче набридли обертаються пісочний годинник, в разі більш складного рішення - виведений статус-бар, що візуалізує як ступінь виконання того чи іншого завдання, так і розрахунковий час, через яке завдання буде виконано в повному обсязі.

У свою чергу, говорячи про суб`єктивної задоволеності користувача від взаємодії з інтерфейсом системи електронного документообігу, необхідно відзначити такий загальновідомий факт, що значно легше і приємніше використовувати в роботі і освоювати естетично привабливий інтерфейс. Незважаючи на практично повну відсутність будь-яких посібників з розробки інтерфейсів користувача програмного забезпечення та інформаційних систем взагалі, можна виділити кілька аспектів, виконання яких призводить до створення естетично привабливих рішень:

• увага до деталей.

Інтерфейс користувача складається з великої кількості окремих елементів, ретельність опрацювання яких не завжди помітна відразу, зате неякісну опрацювання навіть одного з них побачити досить просто. Від даного чинника залежить впевненість користувача в тому, що інтерфейс СЕД може забезпечити тривалу і ефективну роботу користувача з системою;

• орієнтованість інтерфейсу на тривалий двунаправленное інформаційну взаємодію користувача з СЕД.

Якщо інтерфейс викликає будь-які сильні емоції, то швидше за все працювати з ним тривалий час буде досить важко.

Інтерфейс користувача системи електронного документообігу повинен бути, перш за все, непомітний в процесі його використання-в той же час він повинен відповідати логіці і завданням, що реалізовуються системою, і забезпечувати позитивний емоційний фон в процесі експлуатації. Тому при створенні інтерфейсу СЕД потрібно дотримуватися наступних правил:

• інтерфейс повинен бути візуально «невідчутний» - це дозволить користувачеві зосереджуватися на роботі;
• контрастність елементів повинна забезпечуватися не зміною насиченості колірного ряду, а розташуванням в ньому пустот;
• інтерфейс повинен бути максимально насичений візуальними закономірностями - вони відмінно запам`ятовуються при роботі;
• таких елементів, як яскраві кольори і гострі кути, в реалізації інтерфейсу бути не повинно.

Безумовно, про вибір естетично привабливого для максимальної кількості користувачів інтерфейсу системи електронного документообігу можна написати дуже багато, тим не менш, є один фактор, який ні в якому разі не можна виключати при виборі: інтерфейс СЕД повинен бути реалізований і розроблений професіоналами як в предметної області, так і в області промислового і веб-дизайну. Тоді гарантується поява естетично привабливого рішення, функціонально задовольняє вимогам, про які було написано раніше.

Незважаючи на те що в нашій країні вибір систем електронного документообігу організаціями здійснюється не тільки за функціональними і фінансових міркувань, а часто і по «політичних» мотивів, такий підхід, будучи деструктивним, все-таки поступово відходить у минуле. На перше місце виходять ті завдання, заради яких організація і впроваджує у себе СЕД: автоматизація ділових документоорієнтованих процесів зокрема і підтримує систему адміністрування підприємства в цілому.

Проте, очевидна стагнація ринку СЕД, що почалася в 2010-2011 рр., Вимагає нових підходів і при проектуванні корпоративних інформаційних систем, і при здійсненні вибору того чи іншого рішення, присутнього на ринку. Поява вимог до інтерфейсу користувача систем електронного документообігу дозволяє якісно зрушити акцент при виборі систем такого роду в сторону характеристик, що забезпечують більш ефективне впровадження і використання. Також такі рішення призводять до того, що організація - майбутній експлуатант СЕД починає розглядати якісно спроектований і реалізований користувальницький інтерфейс як конкурентна перевага, в результаті чого прагне забезпечити подальше навчання і ефективну взаємодію з системою своїх працівників - а це допомагає зробити і інші процеси організації більш прозорими і продуктивними в цілому.

СЛОВНИК

«Товстий» клієнт - це програма, що забезпечує розширену функціональність незалежно від центрального сервера, який є лише сховищем даних, а вся робота по обробці та поданням цих даних переноситься на машину клієнта.

«Тонкий» клієнт - комп`ютер або програма-клієнт, яка переносить всі або більшу частину завдань по обробці інформації на сервер.