Для чого потрібен інтерфейс?

Система автоматизації діловодства та документообігу працює, коли в ній працюють користувачі. Саме користувач є найважливішим ланкою в системі, тому стільки уваги приділяється інтерфейсу і питань ергономіки в ECM-системах. Які ж причини уваги до інтерфейсу системи?

Відео: Інтерфейси RS-232 і RS-485

Можна виділити чотири основні причини пильної уваги до інтерфейсу системи.

ECM-системи покликані оптимізувати бізнес-процеси.

Користувачі, що працюють в системі, мають справу з великою кількістю документів, тому інтерфейс системи повинен дозволяти їм виконувати типові операції з документом (створення, зміна, узгодження, рецензування) за мінімальну кількість кліків миші або операцій введення даних з клавіатури.

ECM-системи впроваджуються, щоб забезпечити відповідність бізнес-процесів вимогам правових регуляторів і бізнесу.

Ясний і зрозумілий інтерфейс дозволить зменшити кількість операторських помилок. І навпаки, перевантажений і надмірно універсальний інтерфейс може привести до того, що користувач вибере неправильну опцію. В цьому випадку система буде тільки перешкодою на шляху до відповідності законодавчим вимогам.

Сучасні компанії відчувають постійний тиск з боку конкурентів. Та й макроекономічна обстановка не завжди сприятлива. Щоб протистояти цим факторам, компанії повинні працювати ще ефективніше. Одним із шляхів підвищення ефективності є скорочення часу і зусиль на навчання співробітника, якнайшвидший вихід його на «проектну потужність». Тобто новий співробітник повинен практично відразу приступити до виконання своїх обов`язків з повною ефективністю.

Відео: Чи потрібен російський інтерфейс в Blender?

У цьому випадку від інформаційних систем потрібно не тільки простота інтерфейсу і моделі роботи, але і можливість самонавчання. Варіантів вирішення цих завдань - ціла гама: від вбудованої довідки до можливостей Гейміфікація процесу самонавчання (Гейміфікація відносять до самим новим віянням в області ECM).

Іншим яскравим напрямком в сфері управління корпоративною інформацією є соціалізація. Стосовно до ECM соціалізацію можна охарактеризувати як добровільне і ініціативне використання системи працівниками для вирішення власних завдань. Користувачі свідомо вибирають ECM-систему для вирішення своїх завдань, навіть якщо це не потрібно регламентами, так як система дозволить вирішити завдання ефективно і оперативно.

Наприклад, користувачі зберігають в системі персональні документи (проекти документів, над якими працюють, пропозиції керівництву, документи, що підвищують власну ефективність). Або ж користувачі самі організовують за допомогою ECM-системи спільну роботу над будь-яким проектом або документом.

Система автоматизації діловодства та документообігу повинна володіти легким і простим інтерфейсом, що не відштовхувала користувача, що не ускладнювала процес створення документа і спільної роботи над документами.

"Сучасні технології документообігу і діловодства" - журнал для керівників служб ДОУ, начальників діловодних підрозділів, завідуючих канцеляріями, загальними відділами та архівами про практику управління документами в електронному та паперовому видах.