Службова записка - призначення і приклад написання

За своєю суттю службова записка - інструмент ділової кореспонденції всередині організації, між співробітниками, що не перебувають у підпорядкуванні один у одного. У тому випадку, якщо співробітник пише записку вищестоящому особі, вона буде називатися не службової, а докладний.

Мета записки - пояснити і узгодити аспекти ділових питань щодо роботи співробітника або відділу, і пов`язаних з роботою іншого співробітника або відділу. Записка пишеться в тих випадках, коли усного спілкування недостатньо і прохання необхідно задокументувати.

Слід зауважити, що службова записка є тільки допоміжним документом, що не регламентованим ОКУД. Тому вся інформація в службових записках не містить наказів і розпоряджень.

Як правильно написати службову записку?

Приклад написання службової записки Форма написання вільна. Проте, як і в будь-якому документі, необхідно дотримуватися загальних правил складання документів, а саме вказати:

кому призначається (П.І.Б. в давальному відмінку і посада);
найменування документа, дата, номер записки;
коротку тему записки або заголовок;
в «тілі» записки описується ситуація, що склалася і конкретизується прохання, або викладаються дії укладача в зв`язку з ситуацією;
посаду упорядника, його підпис та П.І.Б., іноді необхідні також підписи зацікавлених осіб.

Бажано уникати в записці зайвих слів, складних мовних зворотів. Необхідно по суті викладати суть проблеми або ситуації, по можливості зробити це коротко. Оскільки в записці вказується її порядковий номер, логічно, що такі записки реєструються в спеціальному журналі. Оформлення «шапки» може бути центральним або кутовим (прив`язаним до краю документа).

Щоб уникнути різних варіантів на кожному підприємстві розробляють свій бланк службової записки. При цьому можна керуватися правилами РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації».

Відео: Службова записка приклад СЕД bb workspace

Працівникам легше буде складати документи, якщо в наявності є затверджена наказом керівника інструкція з оформлення і з загальними вказівками з написання різного роду записок (докладний, службової, пояснювальній).

Ідеальний варіант - поруч з такою інструкцією розмістити зразки написання і / або надати співробітникам готові бланки.

Для підприємств, документообіг яких в значній мірі комп`ютеризований, журнал реєстрацій, бланки записок і готові документи можуть зберігатися в окремій папці, доступної по локальній мережі всім зацікавленим користувачам.

Зразок написання службової записки

Начальник відділу автоматизації (підпис)
А. П. Вениаминов

Відео: Клієнт Створення службової записки і відправка на узгодження

Приклад написання службової записки - завантажити.

Службова записка - порожня формальність?

Безумовно, для маленького підприємства службова записка може бути зайвої формальністю, віднімає час і сили. Але у великій організації, де безліч працівників, є відділи, службова записка може виявитися до речі. В такому випадку службова записка виконуватиме роль письмового нагадування про необхідні взаємодіях між відділами.

У великих структурах недбалість при складанні службової записки або нехтування її складанням може обернутися зайвою витратою часу на з`ясування будь-яких обставин, пошуку винних у виникненні проблем, неузгодженістю в роботі відділів.

Повідомлення про службовій записці Щоб уявити наочно необхідність правильного ставлення до службової документації, уявімо собі таку ситуацію. У зв`язку з будь-яким святом господарський відділ призначає додатковий робочий день своїм працівникам для своєчасного прибирання території.

Якщо не повідомити про це працівників відділу охорони, може виникнути непорозуміння. Працівників просто не пропустять на прохідній, оскільки відділ охорони нічого не знає про заходи у зв`язку зі святом.

Питання про службові записках

Як скласти службову записку, щоб переконати директора фінансувати купівлю комп`ютера (підписку на бухгалтерський журнал) і т. Д.?

Звернення до директора не є комунікацією по горизонталі, і тому така записка не вважатиметься службової. Звернення до начальника - доповідна записка.

Який формат аркуша використовується для службових записок?

Відео: Уфимские записки. В гостях у передплатника

Згідно ГОСТ Р 6.30-2003 документи оформляються на аркушах формату А4.

Чи правильно на службовій записці ставити гриф «стверджую»?

Відео: Службові записки - робота з системою документообігу Lexema.ru

Ні. Службова записка - це спосіб комунікації між підрозділами. Відповідь на питання чи побажання службової записки оформляється як відповідна службова записка. При цьому в шапці відповіді вказується номер тієї записки, на яку складений відповідь.

Різне