Акт пропажі документації: основний алгоритм дій у разі втрати документів

Відео: Втрата документів | чіп&Дейл розводять

У статті мова піде про те:

• що робити при втраті документів,
• як складати акт пропажі документації,
• як аналізувати причини втрати, коли акт пропажі документації складений.

Пропонований в даному матеріалі алгоритм досить складний в реалізації, з цієї причини його не завжди застосовують на практиці. Але може виникнути така ситуація, коли виконання всіх пунктів стане необхідністю. Алгоритм досить узагальнений і потребує внесення змін виходячи з того, які саме документи були втрачені.

Написання доповідної записки

Даний пункт є першим етапом і виконується співробітником, що помітили пропажу. Записка направляється керівникові фірми і містить в собі такі дані:

• список втрачених паперів (при точному встановленні їх переліку) або приблизне перерахування,
• обставини, при яких була помічена пропажа документації.

Складання доповідних записок не менш важливо, ніж власне акт про зникнення документації, так як вони дозволяють своєчасно проінформувати керівника про те, що трапилося.

створення комісії

Зазвичай керівник компанії вивчає доповідну записку і на її підставі вирішує створити комісію для розслідування причин втрати паперів. У певних випадках потрібно також встановити їх конкретний перелік і визначити, як документи будуть відновлюватися. У ряді ситуацій в роботі комісії беруть участь не тільки співробітники компанії, але і сторонні компетентні особи: слідчі органи, представники охорони і державного пожежного нагляду. Сам акт пропажі документації є наслідком роботи комісії, його стверджує керівництво компанії, а копія даного акта направляється вищестоящому ланці.

Відео: відновлення СТС і ПТС

Складання акту пропажі документації

Так як цей документ містить в собі результати діяльності комісії, в ньому містяться причини втрати паперів компанії і їх перелік. Форма акта не затверджена законом, а тому допустимо складання його в довільній формі, проте в будь-якому випадку в ньому мають бути присутні певні дані. Перерахуємо їх нижче.

• Склад комісії, яка розслідує причини втрати документації.
• Власне причини втрати паперів.
• Точний список втрачених паперів.
• Посилання на пояснювальні записки опитаних відповідальних працівників (до акту слід докласти дані записки).

В кінці акта ставлять підписи голова і всі члени комісії, потім акт про зникнення документації затверджується керівництвом компанії і зберігається згодом разом з дублікатом втраченого документа. При цьому в номенклатурі справ в пункті Примітка пишеться, що є не оригінал, а дублікат документації.

Аналізуємо причини втрати документів

Отже, коли акт про зникнення документації складений, можна переходити до аналізу причин втрати, перераховані в даному документі. Якщо папери були втрачені внаслідок пожежі, стихійного лиха або іншої надзвичайної ситуації, слід провести інвентаризацію. Так говорить п. 2 ст. 12 Закону від 21.11.1996 № 129-ФЗ Про бухгалтерський облік. Завдання інвентаризації - оцінити вартість втраченого майна у повному обсязі. Висновок про необхідність процедури роблять юристи і бухгалтери компанії. Щоб провести інвентаризацію, потрібно створити робочу комісію за уніфікованою формою № інв-22 Наказ (постанова, розпорядження) про проведення інвентаризації, який був затверджений наказом Мінстату України від 18.08.1998 № 88. За підсумками процедури проводиться оформлення актів, саме вони в подальшому стають підставою для відображення збитків у бухгалтерському обліку. У разі пожежі обов`язково додати довідку Управління Державної протипожежної служби і протокол огляду місця події, а також актом про пожежу. Ці документи вказують на точну причину загоряння.

Відео: Втрата документів. Придбання квартири

У разі крадіжки документів слід звернутися в ОВС за місцем розташування компанії, який займатиметься розслідуванням обставин. А при втраті первинних облікових документів потрібно негайно повідомити про це в ИФНС.

Як відновити документи?

Якщо список документів і причини їх втрати були встановлені комісією, можна переходити до вживання заходів по відновленню паперів. Замість оригіналу відповідним структурним підрозділом оформляється дублікат втраченої документації. На цьому етапі є кілька шляхів розвитку подій, все залежить від того, які саме документи були втрачені. Іноді має сенс звернутися до контрагента за відновленням втрачених паперів (виготовленням дублікатів). Наведемо кілька найбільш поширених схем.

• Втрата документів в акціонерних товариствах. Ваша компанія повинна звернутися у Федеральну службу з фінансових ринків (ФСФР), щоб отримати копію даних паперів. Однак дана служба може виписати штраф організації за втрату. Ч. 1. ст. 13.25 КоАП РФ говорить, що у разі порушення порядку зберігання документів, встановленого законом, на посадових осіб накладається адміністративний штраф 2500-5000 рублів, а на юридичних осіб - 200 000 - 300 000 рублів.
• Втрата організаційно-розпорядчих документів. Іноді вдається домовитися з керівником компанії про підписання дубліката паперу без проведення розслідування і складання акта про зникнення документації. В інших же випадках по виконанню всіх процедур начальнику направляється службова записка з вищеназваної проханням. Ряд випадків допускає виробництво завіреної копії втраченого документа, але зазвичай виготовляють дублікати.
• Втрата бухгалтерських документів. У даній ситуації потрібно звернутися в ИФНС з проханням видати копію втраченої папери або в банк за оригіналом (якщо пропали фінансові документи).

Зі статті видно, що складати акти пропажі документації і проводити аналіз причин досить складно, але в подібних випадках це необхідність по закону РФ. Тому рекомендовано для відомості можливих втрат документів до мінімуму зберігати їх строго по правилам архівної справи.

Відео: Що робити, якщо втратив паспорт. Втрата паспорта. Як відновити паспорт. заміна паспорта

Рекомендуємо матеріали по темі:

• Документування втрати документів
• Помилки в документах
• Створення електронного архіву документів