Службове лист
Найчастіше багато секретарі в своїй роботі стикаються з необхідністю роботи зі службовими листами. Більш того, в…
Серед різноманітних видів ділового спілкування важливою частиною офісного життя є листування. Її головний інструмент - це всім відомі службові записки, які, в залежності від змісту, бувають пояснювальними, докладним і ін.
За своїм призначенням, службова записка - це інформаційне повідомлення, адресоване співробітникам свого або інших відділів, керівництву відділів, фірми, підрозділів, філій. Список тем, що висвітлюватимуться в таких документах, досить широкий. У службових записках інформується про основні події в житті компанії, про виконання поточних робіт, що склалися нестандартних ситуаціях, містяться скарги і шляхи вирішення різноманітних виробничих проблем.
Основна мета такого роду спілкування - узгодження різних робочих питань в тих випадках, коли усне рішення неможливо з яких-небудь причин. Службова записка може використовуватися і керівництвом для складання розпоряджень, які, на відміну від наказів, мають більш неформальний характер.
Доповідна записка - це найбільш популярний вид службових записок, адресований керівнику підприємства, головному бухгалтеру або будь-якого іншого вищестоящому співробітникові. Головне призначення доповідній - інформування вищестоящих осіб про будь-якої ситуації, виконанні робіт, а також складання рекомендацій щодо вирішення (усунення) проблеми та ін. Доповідна записка, на відміну від службової, завжди прямує вищестоящому ланці і має юридичну силу.
Найбільш поширеним видом доповідних записок є звітні, що інформують керівництво про виконання планів, під час поточних робіт і т.д. Рідше складаються доповідні, що повідомляють про будь-якої позапланової ситуації, що вимагає реагування з боку вищого керівництва. Спектр питань таких доповідних досить широкий: від інформації, що стосується основної галузевої діяльності підприємства, до скарг на організацію умов праці та доповідей про недотримання трудової та фінансової дисципліни, службової поведінки і т.д.
Структура службової записки передбачає обов`язкову наявність таких елементів:
Також в службовій записці може бути вказано реєстраційний номер, якщо за правилами підприємства вона реєструється в журналі. Важливо відзначити, що, оскільки службові записки використовуються тільки всередині організації, то наявність бланків не є обов`язковою умовою, якщо тільки цього не вимагають правила підприємства. У той же час, деякі підприємства мають свій бланк з логотипом, розроблений спеціально для ведення службового листування.
Доповідна записка за своєю структурою схожа на службову. Головною її відмінністю є адресат: якщо в службовій записці інформація може бути спрямована будь-якого іншого співробітника, то в доповідній повідомлення адресується вищій посадовій особі.
А ось при складанні зовнішньої доповідної записки, яка адресується співробітникам інших організацій, правила суворіші:
Текстова частина доповідної записки залежить від її призначення:
Як бачимо, службова і доповідна записки мають багато спільних рис. Так, обидва варіанти використовуються для ділового спілкування, мають схожу структуру оформлення. У той же час, є і ряд відмінностей:
Найчастіше багато секретарі в своїй роботі стикаються з необхідністю роботи зі службовими листами. Більш того, в…
Лист - це документ, що пересилається поштою і службовець засобом спілкування між людьми і організаціями. Основою…
Багато документів, що відправляються за допомогою пошти, містять супровідний лист. У даній статті ми докладно…
Для більшості офіційних типових документів існують певні правила їх оформлення, які регламентовані державними…
Відео: Втрата документів | чіп&Дейл розводятьВ роботі компанії важливу роль відіграють всі документи, тому при…
Стаття розповідає про те, як відбувається оформлення інформаційно-довідкових документів в 2016 році. Ви дізнаєтеся, які…
Відео: Оформлення документів новонародженої дитиниУ кожній організації досить часто з`являється необхідність складання…
При збільшенні обсягу документів на перший план виходить проблема їх збереження. Адже нерідко трапляється так, що…
Раціональна організація документообігу - гарантія ефективної участі компанії у зовнішньому економічному житті і…
Ведення ділової переписки - обов`язкова процедура, яка супроводжує будь-який прояв бізнес-активності підприємства. При…
Класифікація основних видів документів організації в 2017 році часом здається занадто розгалуженою. Це цілком природно,…
У вітчизняному діловодстві в процесі реалізації управлінських дій і завдань складаються записки: доповідні і службові.…
Відео: Обережно Шахраї! Розлучення з документами, загублений паспортДокументів в будь-якій організації створюється…
Організація діловодства в компанії допоможе не загубитися в потоці офіційних документів і забезпечити ефективний…
Впровадження системи електронного документообігу покликане підвищити оперативність і якість роботи з документами в…
Доповідна записка про заохочення - один з різновидів доповідних записок. Наказ видається на підставі службової записки…
При укладанні угоди про реалізацію продукції, наданні різних послуг або виконанні певних робіт на практиці виникають…
Трудовим кодексом РФ закріплено положення, що дозволяє наймачам виробляти грошові виплати своїм працівникам у вигляді…
Всім привіт! Тут коротко представлені основні правила ділового листування. Думаю, що ця інформація вас виручить на…
Після видається наказ про проведення службового розслідування, всі члени комісії повинні з ним ознайомитися і…
За своєю суттю службова записка - інструмент ділової кореспонденції всередині організації, між співробітниками, що не…