Обробка документів під час вступу і відправки

Діловодну обробку документів при їх надходженні та відправленні називають експедиційної обробкою документів. Цей термін походить від назви структурного підрозділу служби ДОУ, що виконує цю роботу, - експедиції. Експедиція як структурний підрозділ існує в великих організаціях, в організаціях з невеликим обсягом документообігу такий підрозділ не створюється, і експедиційна обробка документів виконується одним з працівників служби ДОУ.

Експедиційна обробка документів - це початковий етап роботи з документами, які надходять в організацію, і один із завершальних етапів роботи з вихідними документами - підготовка їх для відправки кореспонденту. Експедиційної обробці підлягає кореспонденція, що надходить в організацію і відправляється засобами поштового, телеграфної, кур`єрського або фельд`єгерського зв`язку.

Експедиційну обробку документів слід вести централізовано в експедиції або на окремій ділянці служби ДОУ. Централізоване виконання експедиційної обробки документів дозволяє вести точний облік надходить та відправляється документації, ефективно використовувати засоби оргтехніки та комп`ютерної техніки.

Робота з документами на етапах надходження або відправлення передбачає виконання певних операцій, завданням яких є перевірка правильності доставки кореспонденції, цілісності і комплектності документів, фіксація факту отримання або відправки документів і підготовка документів для подальшої обробки, наприклад реєстрації.

Первісна обробка документів, що надходять повинна здійснюватися в день надходження документів, а при надходженні документів в кінці робочого дня або в неробочий час - на наступний робочий день. Обробка документів, що відправляються здійснюється в день їх реєстрації або на наступний робочий день, якщо документ був зареєстрований в пізній час.

Обробка документів, що надходять

Обробка кореспонденцію, що надходить включає:

• перевірку правильності доставки документів, цілісності упаковки і вкладень, комплектності документів (наявності всіх необхідних документів, їх додатків, електронних носіїв інформації);
• фіксацію факту надходження документів в електронній формі
• сортування документів для подальшої передачі за призначенням.

Перевірка правильності доставки кореспонденції проводиться до розкриття конвертів чи іншої упаковки для того, щоб переконатися, що вся кореспонденція доставлена за правильною адресою. При виявленні кореспонденції, призначеної іншому адресату, вона повертається в поштове відділення.

При виявленні пошкоджень конверта, а можливо і документів, складається акт, в якому фіксується факт надходження кореспонденції в пошкодженому вигляді.

Акт складається в трьох примірниках, один направляється відправнику, другий залишається в службі ДОП організації, третій - передається разом з документом спочатку на реєстрацію, потім на розгляд, після - в структурний підрозділ на виконання.

Після перевірки правильності доставки конверти з кореспонденцією розкриваються, за винятком кореспонденції, що має на конверті гриф обмеження доступу ( "Конфіденційно", "Для службового користування", "Комерційна таємниця" або інший) або позначку "Особисто". Конверти розкриваються за допомогою ножиць або, при великому обсязі листування, за допомогою спеціального пристрою - конвертовскривателя. Як правило, конверти знищуються, а й тут є винятки: не знищуються конверти в наступних випадках:

• при надходженні звернень громадян-
• при виявленні того, що документи мають грифи обмеження доступу або носять особистий характер, але відповідні позначки на конверті отсутствуют-
• якщо дату відправки та отримання документа можна встановити тільки за поштовим штемпелем на конверте-
• якщо тільки по конверту можна встановити адресу отправітеля- при значному пошкодженні конверта-
• при наявності в конверті лише додатків без супровідного листа.

У перерахованих випадках конверти скріплюються разом з документами і далі по інстанціях передаються разом як єдиний комплект.

Наступний крок - перевірка комплектності документів. При перевірці вмісту конверта може виявитися:

• відсутність окремих додатків до документа або, навпаки, супровідного листа до пріложеніям-
• присутність документів, призначених для іншого адресата.

При відсутності додатків на супровідному листі проставляється відповідний запис, при відсутності в конверті самого супровідного листа відмітка робиться на конверті (конверт в цьому випадку не знищується). І в тому, і в іншому випадку відправник документів повинен бути проінформований (усно або у формі листа) про некомплектність відправлених ним документів. При виявленні документів, призначених для іншого адресата, ці документи пересилаються відповідно до зазначеного в них адресою або повертаються відправнику також з повідомленням про те, що документи спрямовані не за адресою.

На всіх надійшли документах проставляється відмітка про надходження. Для здійснення відмітки про надходження зручно використовувати штамп (так званий "вхідний штамп"), в якому вказується назва організації і є позначки для проставлення дати надходження документа і реєстраційного ( "вхідного") номера документа:

Реєстраційний ( "вхідний") номер документа проставляється в позначці про вступ вже при реєстрації документа.

При надходженні документа, що має позначки "Терміново", "Дуже терміново", "Негайно", "Оперативно", а також під час вступу документа по фельд`єгерського зв`язку в позначці про вступ проставляється час надходження в годинах і хвилинах.

Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" відмітка про надходження проставляється на першому аркуші супровідного листа або документа, якщо документ надійшов без супровідного листа, на нижньому полі праворуч.

При надходженні документів за допомогою фельд`єгерського зв`язку працівник служби ДОУ (експедиції) приймає поштову кореспонденцію з обов`язковою відміткою в фельд`єгерської журналі, де проставляється дата надходження документа, час надходження (години, хвилини), підпис працівника служби ДОУ (експедиції) і друк (штамп) організації (підрозділу).

Первісна обробка документів закінчується їх сортуванням. Документи розподіляються на два масиви: реєстровані і незареєстровані документи. До незареєстровані документам відносять документи, які не потребують виконання або використання в довідкових цілях.

Це, як правило, рекламні матеріали, листи-запрошення, привітання, подяки, документи по матеріально-технічному забезпеченню, статистична та бухгалтерська облікова і звітна документація та ін., Планові, фінансові документи, інформаційні матеріали, надіслані до відома, навчальні плани, програми та ін.

Незареєстровані документи розкладаються по осередках сортувального шафи, в якому кожному підрозділу організації відповідає своя осередок. При відсутності такої шафи можуть використовуватися папки з назвами підрозділів.

Подальша робота ведеться з масивом документів, що підлягають реєстрації. Якщо в організації прийнята централізована форма діловодства, при якій всі документи реєструються в службі ДОП, то експедиційна обробка цього масиву документів завершується їх передачею на попередній розгляд і реєстрацію. Якщо в організації змішана форма організації діловодства, при якій документи реєструються в службі ДОП і в підрозділах, то експедиційна обробка завершується сортуванням документів:

• на документи, що надходять на розгляд керівництва (вони передаються на попередній розгляд і реєстрацію);
• документи, що направляються безпосередньо в структурні підрозділи на реєстрацію і розгляд.

Документи, призначені для передачі до підрозділів, розкладаються по осередках сортувального шафи, як і незареєстровані документи.

Обробка документів, що відправляються

Обробка документів, що відправляються включає:

Відео: Відправлення документів з 1С по електронній пошті. Детальний огляд налаштувань

• перевірку комплектності документів;
• сортування;
• нанесення адреси на конверт;
• фальцювання (складання паперового листа в один, два і більше фальц-згину) і упаковку документа;
• відправку документа (здачу в відділення зв`язку або кур`єру).

Оформлення документів для надсилання поштою здійснюється відповідно до Правил надання послуг поштового зв`язку (затв. Постановою Уряду РФ від 14.04.2005 № 221).

Документи повинні передаватися на відправку зареєстрованими, правильно оформленими, з усіма додатками і супровідними документами.

При відправці документів перевіряється правильність адреси кореспондента, на документах, що підлягають поверненню, ставиться штамп "Підлягає поверненню".

Відправка документів повинна здійснюватися в день їх реєстрації або, в крайньому випадку, на наступний робочий день. Термінові документи, телеграми надсилаються негайно.

Якщо лист направляється в кілька адрес (до чотирьох), то працівник експедиції, вкладаючи документ в конверт, підкреслює найменування того адресата, якому відсилається даний примірник листа. Якщо адресатів більше чотирьох, відправка документів здійснюється за списком, який готується виконавцем і передається в експедицію разом з примірниками листи.

На етапі відправки документів проводиться їх сортування по адресатам. Документи, підготовлені різними підрозділами з різних питань, але щоб їх в одну адресу, вкладаються в один конверт.

Види і розміри конвертів встановлені ГОСТ Р 51506-99 "Конверти поштові. Технічні вимоги. Методи контролю". Встановлені розміри конвертів наведені в таблиці.

Розміри конвертів по ГОСТ Р 51506-99

Адреси на конвертах в листах, що пересилаються в межах території Російської Федерації, оформляються на російській мові. Адреси на поштових відправленнях, що пересилаються в межах території республіки в складі Російської Федерації, можуть оформлятися державною мовою відповідної республіки за умови повторення адрес російською мовою. На міжнародних поштових відправленнях адреса пишеться латинськими літерами і арабськими цифрами.

Відповідно до Правил надання послуг поштового зв`язку поштова адреса пишеться в наступному порядку:

• для юридичної особи - повне або коротке найменування, для громадянина - прізвище, ім`я, отчество-
• назва вулиці, номер будинку, номер квартири-
• назва населеного пункту (міста, селища і т. п.) -
• назва району-
• назва республіки, краю, області, автономного округу (області) -
• назва країни (для міжнародних поштових відправлень) -
• поштовий індекс (умовне цифрове позначення поштової адреси, що привласнюється об`єкту поштового зв`язку).

Адреса одержувача пишеться в правій нижній частині поштового конверта, а адреса відправника - у лівому верхньому кутку.

Після нанесення адреси на конверт (від руки або за допомогою персонального комп`ютера), документи вкладаються в конверт і заклеюються.

При відправці документів постійним кореспондентам в експедиції доцільно мати конверти з уже надрукованими адресами або адресами, надрукованими на ярликах - смужках паперу, які при відправці документів наклеюються на конверт.

В експедиції можуть використовуватися конверти з віконцями. Вікно - виріз прямокутної форми на лицьовій стороні конверта. Вікно закрите захисною плівкою, через яку легко прочитується адресу одержувача. При використанні конвертів з вікнами документ складається так, щоб через нього читався адресу, надруковану на документі. В цьому випадку наносити адресу на конверт немає необхідності. При відправці документів з грифами конфіденційності використовуються світлонепроникні конверти або застосовується подвійне пакетування, при якому документи, вкладені в один конверт, потім вкладаються в інший конверт, як правило, більшого розміру. На конвертах з конфіденційними документами крім адреси одержувача і адреси відправника в правому верхньому куті проставляється гриф конфіденційності, а також вказується номер супровідного листа або облікові номери документів, якщо документи пересилаються без супровідного листа.

Поштові відправлення можуть бути:

• простими (приймаються від відправника без видачі йому квитанції і доставляються (вручаються) адресату (його законному представнику) без його розписки в отриманні);
• реєструється: замовними, з оголошеною цінністю, звичайними (приймаються від відправника з видачею йому квитанції і вручаються адресату (його законному представнику) під його розписку в отриманні).

Реєстровані поштові відправлення можуть пересилатися з описом вкладення, з повідомленням про вручення та післяплатою. Крім того, при відправці реєстрованих поштових відправлень готується список (реєстр) замовний поштової кореспонденції (форма 103 Пошти Росії "Список для відправки партійний поштових відправлень") за підписом керівника організації або іншого уповноваженого ним особи. При прийомі кореспонденції поштове відділення запевняє список підписом оператора поштового зв`язку та печаткою поштового відділення.

Послуги поштового зв`язку є платними. Для підтвердження оплати послуг поштового зв`язку з пересилання простої та рекомендованої письмової кореспонденції, що надаються організаціями федеральної поштового зв`язку, застосовуються державні знаки поштової оплати. В якості державних знаків поштової оплати використовуються:

• поштові марки, що наклеюються на письмову кореспонденцію або наносяться друкарським способом на поштові конверти і поштові карточки-
• відбитки державних знаків поштової оплати, що наносяться франкувальних машінамі-
• інші знаки, встановлені Федеральним агентством зв`язку і наносяться друкарським способом.

Відповідно до Правил надання послуг поштового зв`язку наклеювання поштових марок на письмову кореспонденцію на суму вартості послуги поштового зв`язку входить в обов`язок відправника. Наклеювати одну поштову марку на іншу забороняється. Державні знаки поштової оплати розміщуються в правому верхньому куті письмової кореспонденції.

Проста письмова кореспонденція, оплата послуг з пересилання якої підтверджена поштовими марками, може опускатися в поштові скриньки. Письмова кореспонденція з відбитками кліше франкувальних машин і іншими знаками, які підтверджують оплату послуг поштового зв`язку, приймається в об`єктах поштового зв`язку, визначених оператором поштового зв`язку.

Передачею документів у відділення зв`язку завершується експедиційна обробка документів.