Обробка документів при їх надходженні в організацію і при відправці адресату

В інших організаціях експедиційна обробка документів виконується одним з працівників служби діловодства (канцелярії) або працівником, що відповідає за організацію роботи з документами, якщо в установі взагалі немає служби діловодства.

Експедиційної обробці підлягає кореспонденція, що надходить і відправляється засобами поштового, телеграфної, кур`єрського або фельд`єгерського зв`язку. Обробка кореспонденцію, що надходить включає в себе:

• перевірку правильності доставки документів, цілісності упаковки і вкладень, комплектності документів (наявності всіх документів і додатків);
• фіксацію факту надходження документів;
• сортування документів для подальшої передачі за призначенням.

При цьому кореспонденція, призначена іншому адресату (надійшла не за адресою), повертається в поштове відділення. Якщо буде виявлено пошкодження упаковки (конверта, пакета) або документів, складається акт (у двох примірниках), в якому фіксується факт надходження кореспонденції в пошкодженому вигляді (один примірник акта направляється відправнику, другий залишається в службі діловодства організації).

При перевірці комплектності документів може виявитися:

• відсутність окремих додатків до документа або супровідного листа до додатків,
• присутність документів, адресованих іншій організації або посадовій особі.

При відсутності додатків на супровідному листі проставляється відповідний запис, при відсутності в конверті самого супровідного листа, відмітка робиться на конверті (конверт в цьому випадку не знищується). І в тому і в іншому випадку відправник документів повинен бути проінформований (усно або у формі листа) про некомплектність відправлених ним документів. При виявленні документів, призначених для іншого адресата, ці документи пересилаються відповідно до зазначеного в них адресою або повертаються відправнику також з повідомленням про те, що документи спрямовані не за адресою.

Конверти з кореспонденцією розкриваються, за винятком кореспонденції, що має на конверті гриф обмеження доступу ( "Конфіденційно", "Для службового користування", "Комерційна таємниця" або інший) або позначку "Особисто".

Конверти не знищуються в наступних випадках:

• при надходженні звернень громадян;
• якщо на конверті відсутні відмітки, що обмежують доступ до інформації, а при розтині конверта виявляється, що документи мають особливий статус;
• якщо тільки за поштовим штемпелем на конверті можна встановити дату відправки та отримання документа або тільки по конверту можна встановити адресу відправника;
• при наявності в конверті лише додатків без супровідного листа.

У перерахованих випадках конверти скріплюються з документами і в такому вигляді передаються на розгляд і далі - виконавцю.

На всіх надійшли документах проставляється відмітка про надходження, в якій вказується дата надходження документів.

Первісна обробка документів закінчується їх сортуванням. Документи розподіляються на реєстровані і незареєстровані документи.

До незареєстровані документам, як правило, відносяться:

рекламні матеріали, листи-запрошення, привітання, подяки, документи по матеріально-технічному забезпеченню, статистична та бухгалтерська облікова і звітна документація та ін., планові, фінансові документи, інформаційні матеріали, надіслані до відома, навчальні плани, програми та ін.

Перелік нерегістріруемих документів, як правило, включають в якості додатку до інструкції з діловодства організації. Незареєстровані документи передаються безпосередньо в структурні підрозділи організації відповідно до їх змістом і призначенням.

Документи, що підлягають реєстрації, передаються на ділянку реєстрації.

Обробка документів, що відправляються включає в себе:

• перевірку комплектності документів;
• сортування;
• нанесення адреси на конверт;
• фальцювання (складання паперового листа в один, два і більше фальц-згину) і упаковку документа;
• відправку документа (здачу в відділення зв`язку або кур`єру).

Документи повинні передаватися на відправку зареєстрованими, правильно оформленими. Відправка документів повинна здійснюватися в день їх реєстрації або, в крайньому випадку, на наступний робочий день. Термінові документи, телеграми, телефонограми відсилаються (передаються) негайно.

При обробці документів для відправки проводиться їх сортування по адресатам. Документи, підготовлені різними підрозділами з різних питань, але щоб їх в одну адресу, вкладаються в один конверт.

Адреса одержувача пишеться в правій нижній частині поштового конверта, а адреса відправника - у лівому верхньому кутку. Для відправки документів можуть використовуватися конверти з віконцями, через які прочитується адресу, надруковану на документі.

Організації відправляють кореспонденцію рекомендованою поштою (в тому числі з повідомленням) в тих випадках, коли, відповідно до чинного законодавства, їм необхідно мати підтвердження відправлення листа або у випадках крайньої необхідності.

Послуги поштового зв`язку є платними. Для підтвердження оплати послуг поштового зв`язку з пересилання простої та рекомендованої письмової кореспонденції, що надаються організаціями федеральної поштового зв`язку, застосовуються державні знаки поштової оплати (поштові марки, що наклеюються на письмову кореспонденцію, відбитки державних знаків поштової оплати, що наносяться франкувальних машинами· або інші знаки, що наносяться друкарським способом).

Франкувальні (маркірувальні) машини застосовуються для нанесення на що відправляється поштову кореспонденцію найменування установи-відправника, його адреси, вартості оплати поштового відправлення, порядкового номера

Відео: Young Love: Audition Show / Engagement Ceremony / Visit by Janet # 39; s Mom and Jimmy # 39; s Dad

Передачею документів у відділення зв`язку завершується експедиційна обробка документів.