Вхідні документи

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• як відбувається робота з вхідними документами в 2016 році-
• які відомості вносяться в журнал вхідних документів-
• в чиї обов`язки входить обробка вхідних документів-
• які види вхідних документів в 2016 році найчастіше обробляють делопроізводітелі-
• ніж вхідні зовнішні документи відрізняються від внутрішніх.

Документообіг будь-якої організації можна розділити на три основних документопотока: внутрішній, вхідний і вихідний. Внутрішніми називають документи, які видаються організацією для своїх внутрішніх потреб і не виходять за її межі. Вихідними називають відправляються документи, а входять - прийняті. Обробка вхідних документів в 2016 році має свої особливості і складається з декількох етапів:

• прийому і сортування;
• попереднього розгляду і розподілу;
• реєстрації;
• розгляду документів уповноваженими посадовими особами;
• передачі на виконання.

Залежно від розміру установи і ступеня складності його структури приймати й обробляти вхідні документи в 2016 році можуть як окремі співробітники, так і цілі підрозділи. У великих організаціях документообіг часто здійснюється централізовано, зусиллями працівників спеціалізованого відділу, а в невеликих компаніях весь спектр завдань, пов`язаних з обробкою документів, зазвичай вирішує один секретар або діловод.

Види вхідних документів

Виходячи зі змісту, оформлення, авторства та способу доставки виділяють різні види вхідних документів. Так, форма, в якій надходить документ, може бути звичайною ( «паперової») або електронною, а доставити його можуть не тільки кур`єром або поштою, але і з використанням факсу, e-mail та інших засобів зв`язку. Немає сенсу перераховувати всі групи вхідних документів за змістом, але варто відзначити, що частіше за все діловода доводиться отримувати і обробляти:

Спільна обробка документів

• листи-запити, що містять скарги, вимоги, пропозиції (отже, вимагають здійснення певних дій і прийняття рішень);
• довідково-інформаційні листи, в тому числі рекламні;
• листи-відповіді на запити, ініціативні пропозиції і т. д .;
• циркулярні документи, що направляються вищими інстанціями на адресу підвідомчих (накази, розпорядження, постанови, укази, інструкції);
• бухгалтерські документи (звіти, рахунки-фактури і т. д.).

Крім того, якщо мова йде про великий установі з централізованим документообігом, через канцелярський відділ проходять входять внутрішні документи, що направляються іншими структурними підрозділами для подальшої передачі в сторонні організації. Після відповідної обробки такі документи перетворюються в вихідні і направляються адресату. З ними не слід плутати входять зовнішні документи, відправники яких знаходяться за межами організації.

Чи може на одному листі бути вихідний і вхідний номер одного структурного підрозділу, читайте в журналі «Довідник секретаря та офіс-менеджера»

Робота з вхідними документами

Робота з вхідними документами в 2016 році починається з прийому та первинної обробки. Необхідно відразу ж після отримання кореспонденції перевірити правильність її доставки, а при виявленні листів, призначених іншому адресату, як можна швидше переслати їх за правильною адресою. Усі конверти і пакети, окрім маркованих позначкою «Особисто», розкриваються, перевіряється стан вкладених документів і наявність додатків до них.

документування

Факт прийому рекомендованих листів підтверджується розпискою, на документах з позначкою «Терміново» вказується час отримання. Добре, якщо за прийом вхідних документів відповідає досвідчений співробітник, який досконально знає структуру компанії - від якості і швидкості попередньої обробки документації часто залежить оперативність вирішення важливих питань.

Реєстрація вхідних документів

Далеко не всі вхідні документи організації в 2016 році підлягають реєстрації. Як правило, не потребує реєстрації кореспонденція ознайомчого характеру - буклети та листівки, рекламні пропозиції, передплатні видання, запрошення на різні заходи, вітальні телеграми і листи. Зазвичай керівництвом організацій у вигляді окремого документа або додатка до посадової інструкції діловода (секретаря) затверджуються переліки документів, що не підлягають реєстрації.

Нюанси реєстрації електронних документів

А ось реєстрація вхідних документів, що вимагають обліку і підлягають виконанню, необхідна для полегшення контролю за їх виконанням і подальшої довідкової роботи. Як правило, облік вхідних документів здійснюється централізовано, незалежно від шляху їх отримання. Всі документи, доставлені кур`єром, поштовою службою або через електронні канали передачі інформації і підлягають реєстрації, отримують унікальні номери, датуються і позначаються відміткою про надходження (від руки або з використанням спеціального штемпеля).

Залежно від прийнятої в організації реєстраційної форми дані про кожний документ вносяться в окремий журнал або електронну реєстраційну форму. При реєстрації вказуються:

• дати отримання і створення документа;
• вхідний реєстраційний номер і номер, присвоєний відправником (якщо є);
• автор (кореспондент);
• заголовок і вид документа;
• резолюція;
• термін виконання та виконавець;
• хід виконання та номер справи, в яке документ поміщається після виконання.

Спочатку вказують тільки первинні дані, а в міру просування роботи з документом реєстраційна форма доповнюється відомостями про терміни і результат виконання.

Дізнайтеся, як організувати ефективний контроль виконання документів

Журнал вхідних документів

Журнал вхідних документів в 2016 році рекомендується вести при скромних масштабах документообігу (до декількох сотень вхідних документів в рік, щоб у разі потреби можна було легко переглянути всі дані за обрану дату). При великому документообіг використання заповнюється від руки журналу ускладнює подальший пошук і контроль вхідних документів, тому рекомендується застосовувати його електронну версію або електронні реєстраційні картки в СЕД (системі електронного документообігу). Якщо організація не має достатню кількість коштів для впровадження СЕД, можна скористатися можливостями програми MS Excel, реєструючи кореспонденцію в табличці.

Єдиної законодавчо затвердженої форми бланка журналу вхідних документів не існує, тому кожна організація має повне право вільно вирішувати в цьому питанні. При розробці форми журналу рекомендується передбачити окремі розділи для різних типів документів (наказів, ділових листів, протоколів, договорів і т. Д.), А також спеціальні графи для відомостей про кількість аркушів в отриманих документах і додатках до них.

Важливо: правила реєстрації документів в діловодстві

Виконання вхідних документів

Оформлення вхідних документів в 2016 році не закінчується реєстрацією: очікують резолюції паперу необхідно передати на розгляд керівництва. Після того, як уповноважена посадова особа проставить на документі свою резолюцію, її зміст переносять в реєстраційну форму, а сам документ передають на виконання. У більшості випадків виконання вхідних документів повинно здійснюватися в заздалегідь визначені терміни, тому чим раніше вони надходять до безпосередньому виконавцю - тим краще.

Існує практика негайної передачі виконавцям документів, що вимагають виконання в найкоротші терміни. В цьому випадку пропускається етап отримання резолюції від керівника (вищестояща посадова особа просто повідомляється про факт передачі). Якщо документ розрахований на виконання кількома співробітниками організації, керівник призначає відповідального виконавця, за погодженням з яким документ буде переданий по черзі або одночасно, у вигляді ксерокопій, всім іншим виконавцям.

• Посадова інструкція діловода (бланк) .doc
• Журнал обліку вхідної кореспонденції (бланк) .doc
• Посадова інструкція секретаря (бланк) .doc