Види і різновиди ділового листування

За яких підстав можна класифікувати ділову переписку? Це можуть бути: територія, область застосування, тематика і ін. Найбільш актуальною для Cекретар є класифікація листів за призначенням в діловій діяльності. Групи листів і їх різновиди. Приклади текстів.

Ділове листування (службове листування, ділова кореспонденція) - поняття збірне. До діловому листуванні відносяться різні види офіційних документів, що входять в систему інформаційно-довідкової документації і використовуваних для обміну інформацією в діловій діяльності організацій і громадян. Про підстави класифікації ділового листування, класифікації листів за призначенням в діловій діяльності читайте в статті.

Підстави для класифікації ділового листування

Найбільш важливою для ведення переписки в діловій діяльності є класифікація листування з таких підстав:

Відео: Курс "Етика ділового спілкування"

підстави класифікації	приклади
1	2
територія	Листи всередині країни (внутрішнє листування), міжнародна листування
Вид зв`язку, іспользуемойдля доставки сообщеніякорреспонденту	Ділові (службові) листи - документи, що направляються адресату (юридичній або фізичній особі) по поштового зв`язку. Види ділового листування, що надсилаються каналами електрозв`язку: телеграма - документ інформаційно-довідкового характеру, составляемийорганізаціей (особою) і направляється адресату (юридичній або фізичній особі) потелеграфной мережі загального користування. телекс - телеграма, передана по абонентської телеграфної (телексной) мережі. Факсограма (факс) - одержувана на паперовому носії копія документа (письмового, графічного, образотворчого), в т. ч. ділового листа, переданого по факсимільному зв`язку. телефонограма - документ інформаційного характеру, що передається і виходить за телефонним зв`язком. Електронний лист (електронне повідомлення) - документ інформаційно-довідкового характеру, що передається і отримується по інформаційно-телекомунікаційних мережі
Галузь застосування	управлінська листування - листування в сфері адміністративного управління- комерційна листування - листування в сфері підприємницької діяльності- виробнича листування - листування в сфері проізводстватоваров і послуг- особисте листування - листування поза сферою офіціальнихотношеній
статус учасника	Листи організацій (юридичних осіб), листи фізичних осіб (громадян)
кількість адресатів	Ділові листи, щоб їх: за однією адресою, в кілька адрес
Роль в інформаціонномобмене	Ініціативні листи, листи-відповіді
Рівень типізації тексту	Листи, що складаються на основі уніфікованих форм, нерегламентірованниепісьма
Місце в ієрархії органоввласті і управління і т. Д.	Листи вищестоящих організацій, підвідомчих організацій, сторонніх організацій
тематика	Листи з фінансових питань, з питань матеріально-техніческогообеспеченія, з правових питань та ін.
Характер впливу на адресата	*ділові листи* - листи, що складаються для вирішення питань деловойдеятельності- *етикетні листи* - листи, що складаються для впливу наемоціональную сферу адресата

Класифікація листів за призначенням в діловій діяльності

Найбільш складною є класифікація листів за призначенням в діловій діяльності. З цієї точки зору можна виділити кілька груп листів, кожна з яких представлена кількома різновидами: 1. Листи інформаційного характеру - листи, основним призначенням яких є ін-формування адресата. Залежно від умов і цілей інформування в цій групі виділяється кілька різновидів.

*Інформаційний лист*	Лист, в якому адресату подаються відомості офіційного характера.Такіе листи нерідко носять типовий характер і розсилаються за списком організаціям певного типу. В інформаційних листах можуть пояснюватися окремі положення законодавчих та інших нормативних правових актів і даватися рекомендації по їх застосуванню
Повідомляємо, що наказом Мінінформзв`язку Росії від 18.12.2006 № 655 затверджено Інструкцію про порядок заповнення типових форм з надання статистичних даних про роботу цифрових систем комутації. Ця Інструкція розміщена на WEB-сервері Мінінформзв`язку Росії (адреса: ptti.gov.ru) в розділі "Документи".
Лист-повідомлення	Лист, яким автор інформує адресата про які-небудь події, факти, що становлять взаємний інтерес. Лист-повідомлення може бути ініціативним або бути відповіддю на лист-прохання або лист-запит
Повідомляємо Вам, що за проектом постанови уряду Москви "Про організацію альтернативної цивільної служби в Москві" зауважень і пропозицій не маємо.
Супровідний лист	Використовується для відправки документів, які не мають адресної частини
Представляємо на розгляд та затвердження Програми навчання фахівців з антикризового управління, а також Договір про співпрацю в підготовці зазначених спеціалістов.Пріложеніе: 1. Програма навчання фахівців з антикризового управління на 8 л. в 1 прим. 2. Договір про співпрацю на 3 л. в 2-х прим.
Лист-нагадування	Лист, мета якого - спонукати адресата виконати взяті насебя зобов`язання або прийняті домовленості
Нагадуємо, що ваша організація ТОВ "Магістраль" (особовий рахунок № 15958) є боржником по абонентській платі за користування послугами зв`язку. Заборгованість на вересень 2006 р склала 1450,36 руб. Просимо терміново здійснити оплату і повідомити про це по телефону 352-05-72.
Лист-повідомлення	Інформує про публічні заходи (нарадах, семінарах, виставках, конференціях і т. П.) - як правило, ці листи розсилаються широкому колу організацій з метою їх залучення до участі в проведених заходах. Листи-повідомлення можуть не тільки повідомляти про межах заходу, час і місце проведення, а й запрошувати до участі, повідомляти про умови участі в заході та містити іншу допоміжну інформацію
18 квітня 2007 року в 11.30 за московським часом РАО ЄЕС Росії проводить селекторну нараду з питання про підвищення тарифів на електроенергію. Нарада відбудеться в селекторній залі центрального офісу РАО ЄЕС Росії за адресою: Москва, просп. Вернад-ського, 78.
Лист-повідомлення	Повідомляє офіційну інформацію про будь-якому заході чи діях, що мають відношення до адресата. Лист-повідомлення близьке за призначенням і з-триманню до листа-повідомленням, листом-повідомленням або запрошення. Повідомлення можуть публіковатьсяв друкованих виданнях з метою оповіщення великого кола зацікавлених осіб
Повідомляємо акціонерів відкритого акціонерного товариства "Орловська промислова компанія" про розміщення звичайних іменних бездокументарних акцій в кількості 500 000 шт. по 1000 руб. кожна. Акціонери мають переважне право придбання цих цінних паперів у кількості, пропорційній кількості належних їм акцій товариства.
рекламний лист	Лист, що пропонує товари (послуги), що стимулює інтерес до товару і бажання його придбати. Рекламні листи умовно можна розділити на дві групи: листи, що пропонують товари або послуги, і листи-презентації, що містять відомості про фірму
Шановні панове! Наша компанія є одним з провідних в Росії постачальників взуття з Італії, Німеччини, Австрії та Греції. Компанія зарекомендувала себе на ринку як надійний партнер, забезпечуючи високу якість товару і прийнятні ціни. До осінньо-зимового сезону 2008 р нами сформована нова колекція модного жіночого взуття - демисезонной з натуральної шкіри і зимової зі шкіри з натуральним хутром - в ціновому межі від 60 до 200 дол. Якщо ви зацікавлені в пропонованому нами товар, ми готові вислати вам каталог взуття осінньо-зимової колекції 2008 г., прайс-лист і надати всю цікаву для вас інформацію. Сподіваємося на плідну співпрацю. З повагою...

2. Листи, що містять прохання або пропозицію, - листи, метою яких є спонукати адресата зробити певні дії, що представляють інтерес для автора листа. У цій групі листів можна виділити наступні різновиди:

*Лист-прохання*	Лист, мета якого - отримання інформації, документів, ініціювання дій, необхідних організації-автору- лист -просьба вимагає відповіді
У зв`язку з підготовкою рекламної кампанії колекції взуття "Весна - літо - 2007", запланованої на період з грудня 2006 року по червень 2007 г., просимо Вас повідомити про можливість проведення для нас дослідження ступеня популярності в Москві і двох-трьох регіональних центрах Росії (на Ваш вибір) торгових марок взуття Monarch, Kaiser, Gabor.
Лист запит	Прямує з метою отримання будь-якої офіційної інформації або документів-лист-запит вимагає відповіді
У зв`язку з перевіркою просимо Вас надати копії наступних документів: 1. Статуту організації. 2. Свідоцтва про реєстрацію організації. 3. Договору поставки з ТОВ "Етон". 4. Довідка про вартість одного кубометра піску на 02.07.2007.
Лист-пропозиція	Направляється потенційному партнеру з пропозицією співпраці (товарів, ус-луг) и др в комерційній діяльності пропозиція називають офертою
Пропонуємо Вам продовжити розпочату в минулому році роботу по підбору на конкурсній основі інвесторів в США і Європі для здійснення програми реконструкції об`єктів соціальної сфери (магазинів, ресторанів, кафе, офісів і т. Д.), Яка може бути корисною обом сторонам.
Лист-заявка	Це різновид листи-прохання. У тексті такого листа висловлюється бажання організації взяти участь в заходах або отримати послуги, що надаються іншою організацією-заявки, на відміну від листів-прохань і листів-запитів, не вимагають відповіді у формі листа. У відповідь на лист-заявку організація здійснює певні дії: включає зазначених в заявці осіб в число учасників будь-якого заходу, висилає необхідні матеріали і т. П.
Просимо Вас передбачити участь двох співробітників нашої фірми: Інокентьева П.Г., провідного експерта відділу інформаційних технологій, і Марченко Р.Д., експерта відділу технічної експертизи, в семінарі-практикумі "Методи захисту інформації в інформаційних системах", який відбудеться 12 квітня 2007 р
Лист-замовлення	Являє собою пропозицію покупця укласти угоду із зазначенням її конкретних умов
Просимо поставити нашій фірмі електропідсилювач RASTOR-200 в кількості 2 шт. протягом травня-червень 2007 р Оплата в повному обсязі буде проведена після виставлення вашої стороною рахунку протягом 3 днів з дати відвантаження товару.
Лист запрошення	Містить пропозицію про участь в будь-яких меропріятіях- в особливо урочистих випадках листи-запрошення можуть складатися на спеціальних бланках
Запрошуємо Вас взяти участь у безкоштовному семінарі "Бізнес-презентації. Сучасні технології" У програмі семінару: Критерії вибору презентаційного обладнання. Огляд сучасного ринку офісних проекторів. Основні критерії вибору мультимедійних проекторів. Новітні технології відображення інформації. Плазмові панелі. Нові технології проекційної індустрії. Технологія цифрової обробки світла. Всі учасники семінару забезпечуються інформаційними матеріалами. Семінар відбудеться 11 червня о 11.00 в приміщенні Фінансової академії при Уряді Російської Федерації за адресою: Москва, Ленінградський проспект, 55.

3. Листи, що містять вимогу або претензію, - листи, що складаються в ситуаціях, коли одна зі сторін ділових відносин не виконує або виконує неналежним чином взяті на себе зобов`язання або покладені на неї функції.

*Лист-вимога*	Мета цього листа - змусити адресата виконати взяті на себе себе зобов`язання в умовах, коли є серйозні порушення раніше прийнятих домовленостей
Згідно з угодою підряду від 12.05.2006 № 12/45 ваша фірма взяла на себе зобов`язання по ремонту будівлі по вул. Якиманка, 15. Однак в даний час спостерігається значне відставання від графіка робіт, визначеного додатком 3 до договору. Незважаючи на неодноразові нагадування про необхідність дотримання графіка робіт, заходи до сих пір не прийняті. Вимагаємо терміново вжити заходів щодо виконання робіт, визначених договором, в іншому випадку згідно з пунктом 8.1 договору до вас будуть пред`явлені штрафні санкції.
Лист-претензія	Містить заяву про порушення умов договору і вимога відшкодування збитків
Вашою фірмою 25.04.2007 по залізничній накладній № 269413 було відвантажено пневмоінструменти в кількості 50 комплектів по рахунку № 35-918, який був оплачений нами в повному об`еме.В зв`язку з тим, що при перевірці вагона на прикордонній станції була виявлена недостача двох комплектів пневмоинструментов , про що свідчить комерційний акт від 30.04.2007 № 14388/264, просимо Вас допоставить нам 2 комплекти пневмоинструментов або відшкодувати їх вартість. Додаток: на 1 л. в 1 прим.

4. Листи-відповіді --листи, що складаються у відповідь на лист-прохання, пропозицію, запит, запрошення.

Відео: ПРИНЦИПИ ДІЛОВИЙ ЛИСТУВАННЯ

Лист-згода	Є позитивною відповіддю на прохання, запит або пропозиція
Повідомляємо, що наша організація готова надати місце для проходження переддипломної практики студентці 5-го курсу очної форми навчання Інституту фінансового менеджменту за спеціальністю "Бухгалтерський облік і аудит" Осипової Ользі Олексіївні з 01 лютого по 28 березня 2007 р
Лист-відмова	Дає негативну відповідь на лист-прохання або лист-запит
У зв`язку з тим, що в травні 2007 р наш університет вийшов зі складу засновників Московського міжнародного інституту бізнесу та інформаційних технологій, ректор університету не уповноважений розглядати питання, пов`язаний-ні з діяльністю даного інституту та його філій, і виступати відповідачем у цивільній позовом Ніколаєвої І.П.

5. Листи, що містять зобов`язання, підтвердження, гарантії:

*Гарантійний лист*	Містить зобов`язання або підтвердження оплати робіт, продукції послуг, оренди, якості і термінів виконання робіт і др гарантійні листи адресуються організаціям або особам
Просимо Вас надати в оренду нашій фірмі 300-400 кв. м виставкової площі для проведення з 12 листопада по 31 грудня 2007 р Всеросійської різдвяного ярмарку взуття. Оплату гарантіруем.Наші банківські реквізити: рах. № 4070581060000000003 в КБ "МЕНАТЕП", БИК 048222242, кор. / Рах. КБ "МЕНА-ТЕП" в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по м Москві - № 30100820600000000341.
Лист підтвердження	Лист, в якому адресат повідомляє про отримання висланих в його адресу документів або інших матеріалів, повідомляє про готовність взяти участь в будь-яких заходах або діях, інформує про готовність реалізувати раніше досягнуті домовленості, наміри та ін.
Підтверджуємо попередню домовленість про проведення спільного виїзного триденного семінару для працівників кадрових служб в листопаді цього року. Чи згодні на укладення договору на проведення даного семінару з Навчальним центром при Академії народного господарства при Уряді Російської Федерації.
Рекомендаційний лист	Лист, автор якого дає характеристику іншій особі з метою влаштування його на роботу, навчання та ін.
Савченко Інна Савеліївна займала в нашій видавничої компанії посаду керівника відділу маркетингу та розповсюдження. Вона зарекомендувала себе як ініціативний співробітник, що володіє організаторськими способностямі.Через рік після її приходу в компанію тираж видання збільшився на 20%, була розроблена і впроваджена нова система розповсюдження видання в регіонах. Завдяки її зусиллям у видання з`явилися нові партнери і рекламодавці. Особливо хочеться відзначити її надійність, вміння знаходити рішення в складних обставинах, а також націленість на досягнення результату.

6. Етикетні листи --листи, метою яких є вираз уваги, участі. Основні різновиди етикетних листів наступні:

Лист-привітання	Туристичний ваучер, складене в урочистих випадках
Шановний Сергію Івановичу! Прийміть мої сердечні вітання у зв`язку з обранням Вас на посаду мера одного з найкрасивіших міст нашої країни. Ваші ділові якості, відповідальність за доручену справу, сумлінність, впевнений, допоможуть втілити в життя ваші грандіозні плани. Бажаю Вам успіху у всіх починаннях і продовження нашої плідної співпраці!
Лист-подяка (лист подяки)	Направляється організації, посадовій особі чи громадянинові з висловленням подяки за вчинені дії, надані послуги
Дякуємо колектив Інституту російської мови ім. А.С. Пушкіна за прекрасну організацію і проведення науково-практичного семінару "Сучасні проблеми риторики" і за величезну працю по пропаганді риторичних знань. Семінар пройшов на високому науковому рівні, привернув широке коло учасників з наукових установ і вищих навчальних закладів країни. Учасники семінару мали можливість ознайомитися з сучасними досягненнями в області риторики, розглянути проблеми риторичного освіти і підготовки кадрів викладачів риторики, ознайомитися з новою науковою літературою по даній проблематіке.Желаем вам творчих успіхів і сподіваємося на плідну співпрацю!
Лист-співчуття	Складається в ситуаціях, що вимагають вираження участі (смерть, нещасний випадок, наслідки стихійного лиха і т. П.)
З глибокою скорботою ми дізналися про смерть професора Воробйова М.М. Прийміть, будь ласка, співчуття від імені нашої кафедри з приводу кончини людини, чиї праці внесли настільки вагомий внесок у вітчизняну науку.Передайте, будь ласка, наші співчуття його родині.
Лист-вибачення	Лист, автор якого приносить вибачення кореспонденту за завдані незручності
Шановні панове! Будь ласка, прийміть наші щирі вибачення за затримку оплати рахунку на поставку партії комплектуючих за договором від _________ № _____, яка сталася з вини нашої бухгалтерії. В даний час оплата проведена, і ми сподіваємося, що це прикре непорозуміння надалі не повториться. Ще раз просимо вибачити нас.