Вимоги до розробки посадових інструкцій

З даної статті ви дізнаєтеся:

• для яких співробітників необхідно видати посадову інструкцію-
• про розробку посадової інструкціі-
• як зберігати посадові інструкції.

Щоб в організації не виникало плутанини, а кожен співробітник займався лише тими обов`язками, які відповідають його посаді, необхідно подбати про розробку посадових інструкцій. Вони містять не тільки перелік обов`язків для конкретної посади, а й знання і вміння, якими повинен володіти співробітник.

Для яких співробітників потрібна посадова інструкція

Перш ніж приступити до розробки посадових інструкцій, необхідно розуміти, що вони оформляються для декількох категорій працівників в організації. Згідно «Кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців та інших службовців », інструкції діляться на три категорії:

• для керівників;
• для фахівців;
• для технічних виконавців.

Цей поділ пов`язано з характером робіт, які виконує кожна окрема група. Наприклад, керівники займаються організаційно-адміністративною роботою, фахівці - аналітико-конструктивної, а технічні виконавці працюють в інформаційно-технічній галузі.

Відео: До першого січня 2020 року в установах Колими повинні впровадити нові професійні стандарти

Слід зазначити, що в більшості сучасних компаній поділ не є таким чітким, в зв`язку з чим багато обов`язки виконуються відразу декількома працівниками, службовцями на різних посадах. Впорядкованість обов`язків і їх чіткий розподіл роблять роботу всієї організації більш продуктивної і автоматизованої.

Відео: Разведопрос: Юрій Болдирєв про фундаментальну науку і реформи РАН

Розробка посадових інструкцій

При розробці посадових інструкцій слід чітко слідувати плану змісту. Основний текст інструкції містить три пункти:

• посадові обов`язки працівника;
• знання і вміння, необхідні для виконання обов`язків;
• вимоги до кваліфікації.

Перша частина змісту включає всі обов`язки, які стосуються цієї посади. При розробці даного пункту і визначенні обов`язків необхідно розподіляти їх відповідно до здійснюваної діяльністю. При цьому дуже важливо розуміти, що посадові обов`язки, що перераховуються до інструкції, повинні бути тісно пов`язані з основною діяльністю працівника.

Інструкція з діловодства. нюанси оформлення

Наступний пункт містить інформацію про те, які спеціальні знання і вміння потрібні працівнику, щоб виконувати посадові обов`язки. Наприклад, якщо мова йде про посадової інструкції для секретаря, то необхідно перерахувати закони і нормативні акти, знання яких є обов`язковим для займаної посади.

Відео: відкриття факторингової компанії в Україні

Вимоги до кваліфікації на увазі освіту співробітника і стаж роботи. В даному випадку для встановлення вимог можна скористатися ПРОФСТАНДАРТ, проте слід враховувати, що в них вказані лише рекомендовані вимоги до тієї чи іншої посади. Простіше кажучи, ви не зобов`язані їх дотримуватися, але вони можуть виявитися корисними.

Зберігання посадових інструкцій

Існує два варіанти зберігання посадових інструкцій: централізовано і децентралізовано. У першому випадку за розробку і зберігання відповідає кадрова служба. При прийомі нових працівників кадровий відділ зобов`язаний знайомити нового співробітника з оригіналом посадової інструкції під його розпис або видавати завірену копію також під розпис. При видачі дубліката кількість посадових інструкцій (завірених копій) має дорівнювати кількості співробітників на займаній посаді. У разі звільнення вони повинні повернути екземпляр в кадровий відділ.

Посадова інструкція секретаря: оформляємо правильно

При децентралізованому зберіганні за розробку і зберігання інструкцій відповідає підрозділ, в якому трудяться дані працівники. При цьому самі інструкції зберігаються або у керівника підрозділу, або у його секретаря. Відповідно, ознайомитися з ними співробітник може по прибуттю на робоче місце.