Як скласти лист-вибачення?

У нашій статті мова піде про те:

• що представляє собою лист-вибачення,
• з яких частин складається лист з вибаченнями,
• як правильно писати вибачення в діловій кореспонденції.

З назви зрозуміло, що лист з вибаченнями містить в собі саме їх. При його написанні слід прагнути встановити баланс: одночасно принести вибачення і зберегти обличчя компанії, а також вирішити основне завдання такого відправлення - відновлення зіпсованих відносин з людиною або організацією. Будь-яка поважаюча себе фірма повинна вміти визнавати власні помилки і бути готовою виправити їх при необхідності. З цієї причини лист-вибачення є обов`язкову складову процедур по відновленню професійної репутації. Менеджер, що займається написанням тексту, повинен звести до мінімуму негативні наслідки порушень його колег і постаратися уникнути наростаючого конфлікту.

Коли виникає необхідність в підготовці листа з вибаченнями?

• Через обставини, що склалися були порушені зобов`язання за договорами.
• З боку компанії виникло некоректну поведінку по відношенню до працівників іншої організації (причина ролі не грає).
• Співробітники вашої фірми повели себе неналежним чином, про що дізналася широка громадськість.
• Форс-мажорні обставини, які потягли за собою проблеми.

Особливості складання листа-вибачення

Зміст листа з вибаченнями мало відрізняється від будь-якої іншої ділової кореспонденції. Завжди присутній вказівку одержувача, тема відправлення і звернення. Чи не рекомендовано акцентувати увагу на те, що цей лист-вибачення. В ідеалі тема листа повинна бути нейтральною, а також вона може бути відсутнім. Виконавця вказувати не обов`язково, а підписувати папір буде топ-менеджер компанії. У підсумку лист годі було робити надто формальним: ефект, до якого потрібно прагнути, - це щиросерді вибачення від імені керівника фірми, який знає про те, що трапилося. Готове лист друкують на корпоративному бланку, під ним ставить підпис директор, а потім воно реєструється і відсилається організації-адресата.

Відео: Як писати діловий лист англійською правильно | Як писати лист

Елементи письма з вибаченнями

Форма даної кореспонденції така, що включає в себе три частини: вступ, основна частина і висновок. За змістом же можна виділити набагато більше елементів.

• Перше речення містить вибачення.
• Потім потрібно пояснити, з якої причини була зроблена помилка.
• Слідом - оповістити про свої дії щодо усунення наслідків.
• Потім висловити надію на те, що проблема не спричинить за собою розрив співпраці.

Тепер розберемо написання документа строго по абзацах.

• Перший абзац. Вибачення в листі досить принести тільки один раз, на початку документа, тобто саме тут.
• Другий абзац. Він являє собою основу листи-вибачення. Саме в ньому вказуються припущення або явні причини порушень. Їх потрібно написати в обов`язковому порядку. Не слід використовувати такі вирази, як «сталося непорозуміння», «невелика затримка», «маленька проблема», незалежно від того, згодні ви з цим чи ні.
• Третій абзац. У ньому має бути висловити прикрість і співчуття, що трапилося. Прагніть до того, щоб знову не використовувати слово «вибачте» і похідні від нього. Завдання полягає в тому, щоб переконати адресата в повному зануренні керівника компанії в проблему. Потім опишіть вжиті заходи у новій пропозиції, причому не в майбутньому часі, а в минулому. Розкажіть про все так, ніби службовий розгляд вже закінчилося, а порушники отримали по заслугах.
• Висновок. Тут слід висловити надію на те, що проблема не повториться в майбутньому, а відносини з компанією-партнером не порушать. Якщо доречно, можна прикласти до листа-вибачення пляшку хорошого вина або букет квітів. У багатьох випадках такий дар дає можливість швидше забути про те, що трапилося. При грамотному складанні тексту адресат обов`язково стане вашим постійним партнером, навіть якщо не був їм до цього.

Приклад листа-вибачення

Відео: Смешарики 2D - Смешарики - Загублені вибачення