Лист-вибачення

Відео: Почав з вибачень: Ердоган виконав перше з трьох умов Москви по збитому Су-24

Всім секретарям дуже часто доводиться складати різні листи, в тому числі і з вибаченнями. Оформлення тексту листа-вибачення може стати справжньою проблемою, якщо не знати правил ділового етикету та вимог до оформлення. У даній статті ми докладно розглянемо, як скласти лист вибачення (зразки листів доступні для скачування) як для організації, так і для клієнтів компанії.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

в яких випадках потрібно писати лист-вибачення?
зміст листа ізвіненія-
наочні приклади оформлення листів з вибаченнями.

У яких випадках потрібно писати лист-вибачення?

Зрозуміло, що складати лист з вибаченнями потрібно в тому випадку, коли їх дійсно потрібно принести. Кожна поважаюча себе організація повинна вміти визнавати свої помилки і виправляти їх: це є Лист-вибачення невід`ємна частина ділової етики. Більш того, своєчасно принесені вибачення допоможуть зберегти репутацію, важливих клієнтів або партнерів компанії і уникнути збитків. Часом саме вчасно відправлене діловий лист з вибаченнями може допомогти уникнути судових суперечок і широкого розголосу. Тому складати подібні листи повинен вміти кожен секретар. Причому робити це потрібно якісно і щиро.

Там, де необхідно писати лист-вибачення

Порушення зобов`язань по договору. Дана причина є однією з найпоширеніших. При цьому неважливо, потрібно адресувати лист з вибаченнями організації або клієнту: частота порушень зобов`язань в обох випадках приблизно однакова. Однак слід розуміти всю серйозність порушень, цілком можливо, що одних вибачень буде недостатньо і знадобиться додатково відправити подарунок, надати знижку і т.д.
Некоректна поведінка співробітників компанії також вимагає вибачень. В даному випадку важливо розуміти, що кожен співробітник компанії є її обличчям і його поведінка позначиться в цілому на репутації всієї організації.
Форс мажор. Ніхто не застрахований від форс-мажорних ситуацій, які можуть негативно вплинути на діяльність компанії. При цьому важливо пояснити своїм клієнтам, що причиною будь-яких проблем є обставини, що не залежать від вас.

Читайте по темі в електронному журналі

Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
Контроль виконання документів

Зміст листа вибачення

Офіційний лист із вибаченнями має складатися з кількох абзаців, зміст яких суворо регламентовано. Перший абзац листа повинен містити саме вибачення (одного вибачення на все лист буде досить). Другий абзац повністю описує причини і проблеми, з якими виникла поточна ситуація, яка і зажадала письмових вибачень. При цьому не слід навмисно занижувати масштаби події, називаючи його маленької помилкою або непорозумінням.

Відео: Путін, Ердоган, лист, брехня, не було вибачення, туреччина, росія

У разі, навіть якщо ваша організація не вважає себе винною, це не повинно бути помітно в листі. В іншому випадку весь сенс вибачень зникає, а вина так і залишається загладженої.

Останній абзац необхідно присвятити жаль і жаль з приводу ситуації, що виникла. Також можна вказати заходи, які були прийняті, щоб подібних ситуацій більше не виникало. Лист з вибаченнями клієнту (приклад наведено нижче) може також містити інформацію про бонуси, наданих додатково в якості вибачень.

У висновку можна висловити надію на те, що подібні ситуації більше не виникнуть. Більш того, можна згадати, що ваша компанія сподівається, що це ніяк не вплине на подальші відносини і співробітництво.