Додатки в листах

Листи, що надходять в організацію, можуть бути абсолютно різними: починаючи від рекламних буклетів і закінчуючи розпорядчою документацією та договорами. При цьому абсолютно будь-який лист може мати додатки. Про те, як оформляються додатки до листа і якими вони бувають, ми розповімо в цій статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

якими можуть бути додатки в пісьме-
правила оформлення пріложеній-
як зберігати додатки.

Найчастіше багато співробітників компаній при необхідності оформити додатки до листа зазнають труднощів. Пов`язано це в основному з нерозумінням відмінностей між самим листом і матеріалами, які служать в якості додатків. Більшість недосвідчених секретарів вважають текст доданих документів самим текстом листа, проте це не зовсім правильно, тому ми розглянемо, як слід оформляти додатки до листа.

Види додатків в листі

Перш ніж приступити до оздоблювальних частини додатків, давайте розглянемо, з якими додатками в листах найчастіше доводиться стикатися секретарю. Додатки до листів

Додатки до договорів. Наприклад, якщо ви плануєте укласти договір з новим клієнтом або партнером компанії, то основним документом в листі буде сам договір. При цьому багато компаній вважають за краще разом з договором відправляти документи довідкового характеру, наприклад, прайс-лист на послуги, способи оплати, контакти організації і т.д.

Читайте по темі в електронному журналі

Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
Контроль виконання документів

Відео: Application Letters

Додатки в запрошеннях. При оформленні листа-запрошення на будь-який захід у багатьох випадках рекомендується прикріплювати як додаток схему проїзду до місця проведення події. Також в якості додатку до листа в даному випадку може служити програма заходу. Відзначимо, що запрошення на засідання повинно містити такий додаток, як програма наради. У ньому повинні бути детально вказані питання, які будуть розглянуті на нараді, список присутніх, час і місце проведення.

Пакети документів. Дуже поширені випадки, коли в кадрову або бухгалтерську службу організації потрібно відправити певні документи. В даному випадку їх необхідно оформити як додатки до супровідного листа, в якому перераховуються всі докладені документи (їх копії), кількість примірників і аркушів.

Як зберігати додатки до наказів?

Відео: Formal Letter Writing | CBSE writing Official Letters | Writing Applications | Sample Letters

Проектно-кошторисна документація. Якщо темою листування є питання про затвердження або зміну проектно-кошторисної документації, то сама вона буде додатком в листі.

оформлення додатків

Головні вимоги при оформленні додатків: наявність позначки на головному документі про контроль і саме оформлення програми. Відмітка ставиться після закінчення тексту листа не нижче, ніж через 2-3 рядки. Відмітка повинна містити найменування документа, кількість доданих примірників і кількість аркушів. Виглядає дана відмітка в такий спосіб.

"Додаток:

1. копія Статуту підприємства на 6 л. в 1 прим;

2. свідоцтво про державну реєстрацію підприємства на 1 л в 1 прим. ».

Як правильно підшивати документи по папках?

Необхідно розуміти, що додається документ також може містити додаток (виходить свого роду матрьошка). В такому випадку, в позначці після найменування прикладеного документа необхідно вказати, що до нього є додаток і загальна кількість аркушів. Наприклад: «Додаток: лист Росспоживнагляду від 21.11.2010 №03 / 7-415 з додатком до нього, всього на 2 л.».

Також існують випадки, коли в позначці не вказується найменування документа. Такий захід застосовується в тому випадку, коли в основному тексті листа вказано найменування прикладеного документа.

Нумерація аркушів додатка проводиться по порядку, починаючи з другого після основного документа (на першому аркуші цифра не ставиться). У разі, якщо додатки підшиті між собою або зброшуровані, в позначці про програму вказується тільки кількість примірників (кількість аркушів опускається).

Також можливі ситуації, коли виконується розсилка одного і того ж листа, але тільки одному з адресатів потрібно вручити лист з додатком. В такому випадку в позначці необхідно вказати, яким номером зі списку розсилки призначається прикладений документ. Оформляється це так: «Додаток: на 2 л. в 1 прим. тільки першому одержувачу ».

Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?

зберігання додатків

При формуванні справ слід враховувати наявність додатків до листів. Необхідно пам`ятати, що всі докладені документи (копії) підшиваються в справу разом з листом в тому ж порядку. В описі справи вказується наявність додатків і кількість їх аркушів.

Юридичний