Діловодство в 2017 році
Відео: Аудит підприємств і організацій, наказове діловодство, штрафи ПФРРобота будь-якої організації, так або інакше,…
Резолюція - одна з форм реалізації розпорядчої діяльності керівника. Вона висловлює думку керівника про те, що, коли і яким чином повинні робити виконавці для вирішення адміністративних або організаційних вопросов.Ізвестно, що децентралізована система управління недержавних організацій привела до скорочення обсягу (питомої ваги) розпорядчої діяльності та появи "бездокументних" методів управління. Деякі керівники приватних компаній, в основному підприємств малого і середнього бізнесу, всю розпорядчудіяльність здійснюють виключно в усній формі. Це неминуче тягне за собою спотворення інформації, зниження якості управлінського рішення і, в кінцевому підсумку, послаблює ринкові позиції компанії. У цьому випадку секретар може і повинен делікатно і тактовно пояснити керівникові, що уникнути багатьох проблем допомагає написання резолюції.
РЕЗОЛЮЦІЯ - реквізит, що складається з напису на документі, зробленої посадовою особою і містить прийняте ним рішення. ГОСТ Р 51141-98. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. М .: тисячі дев`ятсот дев`яносто вісім
Розпорядча функція резолюції може бути здійснена тільки в тому випадку, якщо в ній чітко зазначено: кому, що і коли зробити. Кому? У резолюції необхідно вказати прізвища (в називному або в давальному відмінку) та ініціали виконавців, т. Е. Осіб, яким дається доручення. Якщо доручення дається одній особі, вказують одне прізвище, якщо в роботі над документом повинні брати участь кілька посадових осіб, перераховують кілька прізвищ. Той співробітник, чиє прізвище зазначене першої, є відповідальним виконавцем.
один виконавець | Кілька виконавців. Сєров С.С. - відповідальний |
Васильєву В.В. | Сєрову С.С. Петрову П.П. Васильєву В.В. |
Відповідальний виконавець зобов`язаний організувати роботу інших посадових осіб (співвиконавців). Наприклад, провести нараду з обговорення питання, запропонувати надати варіанти відповіді або зустрічні пропозиції і т. Д. Що зробити? Суть доручення викладають, як правило, в наказовій формі. Часто для цієї мети використовується інфінітив (невизначена форма дієслова).
Наприклад: Підготувати відповідь ... Внести пропозиції ... Взяти участь ... Підготувати комплексну програму ... Зв`язатися з відправником і узгодити дату візіта.Рассмотріте і повідомте свою думку ... Узгодити з ... відділом ...
Коли? Як і в розпорядчому документі (наприклад, в наказі), в резолюції термін виконання вказується тільки календарною датою.
Не рекомендується | слід |
Термін 10 днів термін один місяць термін два тижні | ... до 25.10.2003 ... до 25.10.2003 до 25.10.2003 |
Очевидно, що неконкретне вказівку терміну ( "два тижні" і т. П.) Або його відсутність дезорієнтує виконавця (не ясно, в який саме день має бути поданий звіт) і ускладнює здійснення строкового контролю.
Дуже важливо, щоб секретар перевірив за календарем, на який день тижня випадає термін виконання доручення. Якщо виявиться, що це вихідний або святковий день, необхідно попередити про це керівника для того, щоб він зміг скорегувати строки.
Завершують резолюцію дата її написання і особистий підпис керівника. Послідовного накладення РЕЗОЛЮЦІЙ Резолюцію на документ має право накласти будь-який керівник, який має підлеглих. Але, як показує практика, цим правом переважно користуються перші особи організації (директор, його заступники). Проте підпорядкованість посадових осіб організації може привести до послідовного написання на документі кількох резолюцій: директор вказує в якості виконавця свого заступника, заступник - начальника відділу, начальник відділу - завідувача сектором, завідувач сектором - керівника групи і т. Д. При цьому, природно , кожна наступна резолюція не скасовує попереднього розпорядження, а уточнює і деталізує дії ісполнітеля.Напрімер:
Петрову П.П. Розгляньте і повідомте свою думку до 16.09.2003. Директор - заступнику 10.09.2003 Іванов Сєрову С.С. Прошу дати пропозиції до 15.09.2003. Заступник - начальнику відділу 11.09.2003 Петров Васін В.В. Підготувати аналітичний огляд до 14.09.2003. Начальник відділу - виконавцю 12.09.2003 Сєров
ПІДГОТОВКА ДОКУМЕНТА ДЛЯ ПОДАЧІ НА РЕЗОЛЮЦІЮ Необхідно мати на увазі, що одним з критеріїв оцінки професіоналізму секретаря є його вміння вчасно і тактовно нагадати керівнику про необхідність термінового розгляду тих чи інших документів (термін встановлений вищим обличчям, мається на увазі змістом документа і т. П.). секретарю має бути відомо, що процесу написання резолюції передує етап розподілу документів. Розподіл - відповідальна аналітична робота: переглянувши документи, секретар повинен визначити, кому з посадових осіб передати їх на розгляд. позначки "Відділ реклами", "Бухгалтерія", "Васильєву В.В.", написані керівником замість резолюції, свідчать про те, що розподіл документів було зроблено некваліфіковано: питання має вирішуватися на більш низькому управлінському рівні, іншими посадовими особами (в межах компетенції та делегованих керівником повноважень) .ГОСТ Р 6.30-2003 передбачає спеціальну площа (зону) для написання резолюції.документ № 1
Оскільки керівники при написанні резолюції рідко керуються стандартної нормою, секретарю слід враховувати особливості оформлення резолюції кожним керівником при подальшій обробці документів.
Часто керівники для резолюції використовують папір для нотаток, листки відривного календаря і т. П.
Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 допускається оформлення резолюції на окремому аркуші, але це повинен бути спеціальний лист для резолюції, заздалегідь підготовлений секретарем і прикладений до документу.
документ № 2
ПІДГОТОВКА ПРОЕКТУ РЕЗОЛЮЦІЇ Не можна не відзначити той факт, що деякі керівники при написанні резолюції використовують неконкретні формулювання, що створює додаткові труднощі для секретаря і виконавців. В кінцевому підсумку неконкретний резолюція тягне за собою дезорганізацію робочого дня самого керівника - отримавши таку вказівку, кожен виконавець змушений буде додатково звернутися до керівника за роз`ясненнями та уточненнями.
До виконання | Необхідно роз`яснення, якщо в тексті документа конкретно не вказано що, як і коли виконувати |
вивчити пропозиції | Неясно, що робити після вивчення пропозицій |
прошу переговорити | Необхідно уточнення, коли саме це слід зробити |
За погодженням з керівником, з метою оптимізації використання його робочого часу секретар (асистент, помічник керівника) може готувати для керівника проекти резолюцій. Підготовка проекту резолюції вимагає від секретаря високого рівня кваліфікації, інтелекту і професійної культури. Очевидно, що для визначення складу виконавців, змісту доручення і термінів виконання, секретарю необхідно чітко знати структуру організації, функції структурних підрозділів, повноваження і обов`язки посадових осіб, а також стан справ в даний час і перспективи розвитку компаніі.Проект резолюції завжди готується на окремому аркуші паперу і представляється керівнику в друкованому вигляді разом з документом. Керівник має право внести в проект будь-які корективи: змінити склад виконавців або відповідального виконавця, деталізувати доручення, скоротити терміни виконання і т. Д. Якщо керівник, внісши зміни, підписав проект, він, таким чином, зафіксував прийняте ним рішення, т. Е. Наклав резолюцію.Напрімер:
Документ № 3
Після того як керівник внесе виправлення, резолюція не перепечативают.Общіе правила складання резолюції можна застосовувати і для документів, створених за допомогою комп`ютерних технологій або отриманих по каналах електронного зв`язку.
Назви праздніковВ назвах свят і знаменних дат з великої літери пишуться перше слово і власні імена: Восьме березня, Новий рік, День російського друку, але: День Перемоги, Різдво Хрістово.Еслі початкове порядковий числівник в такій назві написано цифрою, то з великої літери пишеться наступне за ним слово. Порядковий числівник при цьому не має значення: 1 Травня, 8 Марта.Названія свят є офіційними вихідними днями: 1 і 2 січня - Новий рік-7 січня - Різдво Христове 8 березня - Міжнародний жіночий день-1 і 2 травня - Свято весни і праці- 9 травня - День Победи- 12 червня День прийняття декларації про державний суверенітет Російської Федерації-7 листопада - річниця Великої Жовтневої соціалістичної революції.
Відео: Аудит підприємств і організацій, наказове діловодство, штрафи ПФРРобота будь-якої організації, так або інакше,…
Існує безліч способів, що дозволяють зафіксувати прийняте керівником управлінське рішення. Але, безумовно,…
Відео: У Краснодарському краї собака, врятована поліцейським, залишається служити в поліціїНа перший погляд, службові…
У процедурі підготовки документів важлива роль належить погодженням - експертизі підготовленого проекту документа…
Відео: Інструкція з діловодстваЗа матеріалами форуму.- Вітаю всіх! Намагаюся скласти Інструкцію з діловодства в ТОВ,…
Відео: ДоксаВажливим питанням в діяльності будь-якої організації є термін виконання документів. Від дотримання цих…
Виконання доручень керівника є однією з найважливіших обов`язків секретаря. І часто саме цей обов`язок викликає безліч…
Одним з найбільш складно розв`язуваних питань в роботі з документами є їх узгодження. Створення єдиного регламенту або…
Найважливішим параметром життєвого циклу документа є термін його виконання. Як його відстежувати і як працювати з…
Мало хто початківці секретарі знають про те, в чому полягає відмінність між посадою секретаря і секретаря керівника.…
Відео: ЮД # 3 Види документівУ посадові обов`язки кожного секретаря входить робота з великим об`ємом різних документів.…
Багато секретарі керівників часто стикаються з необхідністю передачі певних документів на підпис своєму безпосередньому…
У кожній організації трудова діяльність регулюється наказами та розпорядженнями керівника. При цьому в багатьох…
Організація роботи з документами передбачає створення системи контролю виконання документів (доручень). Система…
Процедура погодження проектів документів - одна з найважливіших при оформленні документів. Управлінські документи…
Слідувати рекомендаціям ГОСТ Р 6.30-2003? У справжнього професіонала це питання не викликає сумнівів. Але як…
Дізнайтеся, як відбувається обробка вхідних документів в 2016 році, які існують види вхідних документів, чому…
Організація документообігу є одним з найбільш важливих ділянок документаційного забезпечення управлінської діяльності.…
У програмі вебінару, підготовленого журналом «Довідник секретаря та офіс-менеджера» спільно з Центром…
Вхідні документи - це офіційні документи, що надходять в організацію або установу. Як вже говорилося в попередній…
Організація діловодства - Контроль виконання документівКласифікатор причин невиконання документів (файл доступний…