Забезпечення контролю виконання документів

Робота кожного керівника полягає в постійному дорученні нових завдань персоналу, які оформляються у вигляді наказів, розпоряджень або підсумків нарад. При цьому в обов`язки секретаря входить забезпечення контролю виконання документів по відповідним розпорядженням начальства. У даній статті ми розглянемо, як правильно організувати контроль за виконанням документів.

З даної статті ви дізнаєтеся:

що включає в себе контроль виконання документів-
хто із співробітників повинен здійснювати цей контроль-
різновиди контролю виконання документів.

Кожен наказ або розпорядження керівника повинно належним чином оформлятися у вигляді документа, який передається виконавцю. В теорії відразу після отримання наказ повинен бути виконаний, але на практиці таке зустрічається досить рідко. Для цього може бути багато причин: надмірна завантаженість персоналу, авральний режим роботи, недбальство виконавця або великий обсяг поставленого завдання. У будь-якому випадку, кожен керівник захоче відстежувати свої доручення і знати, на якій стадії вони знаходяться. Саме для цього необхідний контроль виконання документів.

Складові контролю виконання документів

Контроль виконання документів являє собою цілу систему, головним завданням яких є мінімізація витрат часу на виконання різних доручень керівництва. Метою контролю є не стільки досягнення швидкого результату, скільки аналіз всіх дій по його досягненню. Простіше кажучи, просте повідомлення про виконання завдання нічого очікувати бути прикладом контролю виконання документів, а ось аналіз Забезпечення контролю виконання документів витраченого часу, ресурсів, що виникли проблем і пропозиції по їх усунення якраз і є контроль виконання на всіх етапах. Першочерговим завданням контролю є налагодження механізму, що дозволяє швидко і чітко виконувати розпорядження.

Читайте по темі в електронному журналі

Компетенції персонального асистента. Робота в умовах емоційного пресингу
Ключові моменти і навички в роботі помічника керівника: практичний досвід

Відео: Летограф Контроль виконання документів і доручень по документах

Також контроль виконання документів дозволяє оцінити ефективність організації документообігу в компанії. Саме за допомогою правильно організованого контролю можна виявити слабкі місця в роботі структурних підрозділів. Більш того, саме за допомогою контролю можна оцінити необхідність переходу на електронний документообіг і зіставити витрати переходу з упущеною вигодою при неефективному документообіг.

Крім усього сказаного, за допомогою контролю можна помітно підвищити мотивацію працівників і відстежувати їх особисту ефективність. Це дозволить не тільки підняти рівень дисципліни в організації, але і розподіляти завдання серед співробітників на основі їх особистої успішності. Адже цілком імовірно, що один співробітник впорається з конкретним завданням швидше за інших. І саме правильне забезпечення контролю дозволить виявити сильні і слабкі сторони персоналу.

Хто з працівників повинен займатися забезпеченням контролю

Контроль виконання, як правило, являє собою цілу систему, що функціонує на різних етапах. Вона являє собою:

контроль своєчасного виконання доручень і документів;
контроль відповідності форми створених документів їх змісту;
контроль відповідності застосовуваних уніфікованих форм і бланків чинним нормативам і зразкам;
контроль відповідності рівня і форми посвідчення кожного документа, відповідності підписів їх розшифровок;
контроль відповідності всіх примірників на ідентичність;
аналіз істоти і повноти виконання доручень, завдань, відповідей на запити.

Така система на практиці виражається в тому, що різні рівні контролю здійснюються в організації різними посадовими особами. Якщо контроль своєчасності виконання і відповідності примірників, підписів і т.д. здійснюється співробітниками служби ДОУ, то контроль правильності використання форм, бланків, структури тексту найуспішніше виходить у працівників, що стежать за оформленням проектів документів.

Контроль змісту ділових паперів входить в обов`язкові посадові обов`язки не тільки керівників усіх рангів, але і, при великому документообіг, спеціального підрозділу в компанії.

Різновиди контролю виконання документів

Контроль виконання документів можна здійснювати за допомогою електронних журналів (наприклад, MS Excel) або реєстраційно-контрольних карток, що входять в картотеку. У будь-яку реєстраційну форму вводяться необхідні відомості про документ (автор, назва структурного, дата і реєстраційний номер (індекс), заголовок до тексту, резолюція, терміни виконання, відмітка про виконання і номер справи, в якій буде зберігатися документ).

У службі ДОП повинна бути сформована загальна контрольно-довідкова картотека, в підрозділі - контрольно-довідкова картотека підрозділу.

Рекомендуємо матеріали по темі:

Відео: «Логіка СЕД». Контроль виконання доручень

Контроль виконання документів
Інструкція з діловодства. Розділ «Організація виконання документів та доручень»
Що важливо знати про терміни виконання документів? 7 відповідей на ваші питання

Юридичний