Як оформити виписку з документа
Досить часто секретарю доводиться оформляти виписки з документів для партнерських організацій, наглядових органів,…
З даної статті ви дізнаєтеся:
Кожен секретар зобов`язаний знати правила і вимоги до оформлення різних документів. Особливо це актуально, коли мова заходить про документації, що регламентує діяльність компанії і її співробітників. З огляду на той факт, що секретарям досить часто доводиться займатися контролем виконання документів, він повинен знати, що даний документ оформлений за всіма правилами. Саме правила оформлення наказів ми і обговоримо більш докладно.
Перш ніж зайнятися питанням оформлення наказів, спочатку розберемося в їх класифікації. Наказ є основним розпорядчим документом в організації. Для зручності прийнято ділити накази на дві групи: по особовому складу і інші. Відповідно, наказами по особовому складу займається кадрова служба (як правило), а іншими (з основної діяльності) - керівник організації. У нашому матеріалі умовно мова піде про накази, які не стосуються особового складу, так як відношення останніх до діловодства є не таким явним.
Відзначимо, що для оформлення наказу необхідно використовувати бланк для особливих видів документів з відповідним найменуванням. Також слід зауважити, що текст наказу ділиться на дві частини: яка констатує ірозпорядчу. Перша частина служить обгрунтуванням і зазначенням причин, які послужили основою наказу. Друга - самим наказом (розпорядженням), який розповідає про зміни, нововведення і т.д. При наявності декількох пунктів в розпорядчої частини наказу слід кожен нумерувати арабськими цифрами і починати з нового рядка. При цьому необхідно вказувати, відповідальна особа, якій доручається виконання. Посада, прізвище та ініціали виконавця зазначаються в давальному відмінку (начальнику юридичного відділу Іванову С.С.).
Склад реквізитів наказу регламентує ГОСТ Р 6.30-2003. Згідно з цим стандартом, наказ повинен містити такі реквізити.
Постійні реквізити «єдиного» бланка:
Змінні реквізити «єдиного» бланка:
Тема наказу повинен відповідати на питання «про що?». Наприклад, «Про зміну графіка роботи», «Про зміну тарифних планів» і т.д.
Досить часто при оформленні наказів виникають помилки, пов`язані з великою кількістю вимог до оформлення. Нижче ми розглянемо найбільш поширені.
НАКАЗУЮ:
...
2. Комісії з переходу на нову систему оплати праці:
2.1. Робочі наради проводити не рідше 1 разу на тиждень. Позапланові - в міру необхідності.
2.2. Питаннями діяльності Комісії є:
• аналіз поточного стану штатного розкладу в розрізі за категоріями персоналу;
• співвідношення посад (професій) працівників, передбачених штатними розкладами установ, з професійними кваліфікаційними групами і кваліфікаційними рівнями.
коментар: В наведеному прикладі п. 2.1 повинен бути сформульований інакше: «проводити робочі наради не рідше одного разу в тиждень, позапланові - у міру необхідності» - зміст п. 2.2 за своїм характером не для наказу. Інформація, викладена в п. 2.2, повинна міститися в іншому документі, наприклад, в положенні про комісію. Приклад: пункт розпорядчої частини в наказі про створення Комісії з переходу на нову систему оплати праці.
НАКАЗУЮ:
...
3. Комісії у своїй роботі рекомендується мати на увазі, що заробітна плата працівників (персоналу), що встановлюється відповідно до нової системи оплати праці, не може бути менше заробітної плати, що виплачується працівникам відповідно до трудового договору до введення нової системи оплати праці, при умови збереження обсягу посадових обов`язків працівників (персоналу) і виконання ними робіт тієї ж кваліфікації.
коментар: пункт наказу сформульований як рекомендація. Щоб це положення набуло який наказував би (директивний) характер, його потрібно викласти наступним чином:
3. Комісії виходити з положення, що заробітна плата працівників (персоналу) ...
коментар: в наказах не повинно бути неконкретних положень, положень загального характеру, які не спричиняють певних дій, наприклад:
1.5. Посилити контроль за умовами праці медичних працівників.
Щоб це положення набуло конкретний характер, щоб доручення могло бути поставлено на контроль, даний пункт повинен бути сформульований інакше, наприклад:
1.5. Керівникам лікувально-профілактичних установ в термін до (дата) привести умови праці медичних працівників у відповідність з нормативними документами з праці та охорони праці.
коментар: оскільки накази, які містять конкретні доручення, ставляться на контроль, причому кожне доручення контролюється окремо, укладачам наказів не слід забувати про надання терміну виконання доручення, як, наприклад, в наказі:
НАКАЗУЮ:
...
1. Директорам середніх загальноосвітніх шкіл вжити заходів щодо забезпечення навчальних закладів якісною питною водою.
коментар: відсутність терміну виконання даного доручення не дасть можливості проконтролювати виконання наказу. Термін виконання можна вказувати по-різному: в термін до 15.05.2009, в місячний термін, в 10-денний термін, в тижневий термін і ін. Термін виконання наказу буде відраховуватися від дати підписання наказу керівником. Для зручності роботи з наказом термін виконання доручення краще вказувати конкретною датою і оформляти окремим рядком під дорученням, наприклад:
НАКАЗУЮ:
...
3. Директорам середніх загальноосвітніх шкіл вжити заходів щодо забезпечення навчальних закладів якісною питною водою.
Термін виконання - 01.02.2009.
коментар: якщо наказ містить доручення, останнім пунктом наказу повинен бути пункт про контроль. В даному випадку мова йде про контроль за виконанням наказу по суті і в цілому. Контроль за виконанням наказу завжди покладається на посадових осіб, що складають керівництво організації (заступники керівника, головні фахівці). Контроль за виконанням наказу не можна покладати на тих осіб, яким даються доручення.
Рекомендуємо матеріали по темі:
Досить часто секретарю доводиться оформляти виписки з документів для партнерських організацій, наглядових органів,…
Відео: 3000 + Common English Words with PronunciationЗа матеріалами форуму.- Добрий день всім! Підкажіть будь ласка чи…
Шановні учасники спільноти PRO-Секретаріат! За вашими численними проханнями розміщуємо на сайті статтю В.Ф. Янковий…
У процедурі підготовки документів важлива роль належить погодженням - експертизі підготовленого проекту документа…
В кінці календарного року необхідно провести експертизу цінності зберігаються в організації та її структурних…
Відео: ДоксаВажливим питанням в діяльності будь-якої організації є термін виконання документів. Від дотримання цих…
Багато секретарі та діловоди часто стикаються з необхідністю створення виписки з наказу. При цій процедурі може…
Одним з важливих етапів роботи будь-якої організації є виконання прийнятих рішень. Як правило, важливі рішення…
Робота кожного керівника полягає в постійному дорученні нових завдань персоналу, які оформляються у вигляді наказів,…
Найважливішим параметром життєвого циклу документа є термін його виконання. Як його відстежувати і як працювати з…
Будь-який документ має ряд правил, згідно з якими він повинен бути оформлений. Правильне оформлення документів в 2017…
Оновленням наказів по підприємству займається секретар керівника. У його компетенцію входить організація їх складання,…
Для спрощення процедури оформлення документів багато організацій використовують бланки документів. Про те, які види…
Дізнайтеся, що представляють собою розпорядчі документи, які їх види може містити система розпорядчих документів…
Відео: Оформлення документів новонародженої дитиниУ кожній організації досить часто з`являється необхідність складання…
Зміна умов праці - процедура, строго регламентована Трудовим кодексом. З огляду на це повинен бути складений і наказ…
Інструкція з діловодства не входить в число обов`язкових нормативних актів для більшості організацій. Проте, багато…
Багато управлінські документи мають додатки. Додатком до документа може бути як самостійний, остаточно оформлений і…
У програмі вебінару, підготовленого журналом «Довідник секретаря та офіс-менеджера» спільно з Центром…
На сьогоднішній день діловодство - це діяльність з управління документами: адміністративними, кадровими, фінансовими і…
Дана форма призначена для оформлення та обліку звільнення працівників. 2. У заголовку вказуються прізвище та ініціали,…