Зберігання договорів

Відео: Облік договорів від створення в "1с Бухгалтерія" до зберігання в "1С: Документообіг"

З даної статті ви дізнаєтеся:

• найбільш популярні види договорів-
• реєстрація договорів-
• зберігання договорів.

Кожна організація в процесі здійснення своєї діяльності укладає договори. Вони можуть мати абсолютно різне значення, а, відповідно, і терміни їх зберігання можуть варіюватися. Давайте розглянемо детально, які договори і як довго повинні зберігатися в організації.

Популярні види договорів

Існує безліч різновидів, але структура цього документа зазвичай включає в себе:

• преамбулу (вступну частину) -
• основну частину, в якій дається опис предмета договору, обумовлюються права та обов`язки кожної зі сторін;
• перелік основних (істотних) і додаткових умов;
• Заключні положення.

Компанія може використовувати шаблонні форми при укладанні договорів різного виду, але багато організацій розробляють власні типові форми з урахуванням специфіки своєї діяльності. Будь-які договори в діловодстві організації повинні містити наступну інформацію:

• Назва документу;
• місце і дату його підписання;
• повне найменування сторін із зазначенням посади імені, по батькові та прізвища;
• предмет;
• основні і додаткові умови укладання відповідної угоди;
• терміни початку і закінчення робіт за договором або ж період його дії;
• вартість робіт і порядок, в якому будуть здійснюватися розрахунки по ньому;
• терміни і порядок здачі-приймання робіт;
• відповідальність кожної зі сторін;
• гарантії, страхування, можливі ризики і випадки форс-мажору;
• юридичні адреси та повні реквізити (включаючи банківські) кожного боку.

Існує кілька видів договорів, з якими секретарі стикаються найбільш часто. Наприклад, до них можна віднести трудові договори, надання послуг, найму, користування і т.д. Для початку давайте розберемося в чому їх різниця.

Інструкція з діловодства. Розділ «Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів»

Першою розглянутої категорією стануть договори відчуження. Вони полягають по операціях про купівлю, продаж, дарування та обміну.

Наступний вид договорів - це про надання послуг. В даному випадку послуги можуть бути абсолютно різними: від перевезень, до страхування життя.

Третя категорія - договори користування. До них належать договори оренди (приміщення, обладнання, транспорту), договори найму і навіть кредитні договори.

Відео: Правильна НУМЕРАЦІЯ документів: РАХУНКІВ, рахунки-фактури, товарні накладні протягом року

Відразу відзначимо, що різні категорії договорів повинні нумеруватися окремо! Наприклад, якщо ваша організація уклала з новим співробітником трудовий договір № 21, то 22 номер буде тільки у наступного трудового договору. Решта договори компанії нумеруються окремо за категоріями.

Реєстрація договорів

Договори бувають не тільки внутрішніми документами компанії, але і можуть полягати зі сторонніми організаціями і бути входять документом. Наприклад, якщо ваша організація укладає договір з іншою компанією на поставку канцелярського приладдя, то компанія-постачальник повинна надати вам свій договір надання послуг в двох примірниках. Один заповнений примірник надалі буде переданий постачальнику, другий - залишиться на зберіганні у вашій організації. При цьому, якщо ваша компанія веде журнал реєстрації вхідних документів, то необхідно зробити в ньому відмітку про що надійшов договорі.

Мікропідприємства зможуть використовувати типову форму трудового договору

Відзначимо, що подібні договори повинні зберігатися в організації: до закінчення їх терміну дії, до їх розірвання (але не менше року), а також не менше 5 років після закінчення їх терміну дії.

зберігання договорів

Термін зберігання договорів в компанії варіюється в залежності від їх виду. Так, термін зберігання багато в чому залежить від того, чи надійдуть документи від організації на подальше зберігання в державний чи муніципальний архів.

Договори відчуження мають постійний термін зберігання (при подальшому зберіганні в муніципальному або державному архіві). В іншому випадку їх термін зберігання повинен бути не менше 10 років.

Протягом п`яти років після закінчення терміну договору повинні зберігатися такі угоди:

• возмездного надання послуг;
• на поставку товарів, надання послуг та виконання робіт;
• про права та обов`язки;
• комунального обслуговування;
• контрактації;
• на обслуговування житлових приміщень;
• управління багатоквартирними будинками;
• банківського рахунку;
• договори міни, позики і кредиту;
• найму;
• матеріальної відповідальності;
• оренди транспорту і послуг перевезення;
• про медичне обслуговування;
• а також про надання інших видів послуг.

Мінпраці Росії створює онлайн-сервіс для укладення трудових договорів

Також деякі договору можуть мати позначку про те, з якого моменту починається термін їх зберігання. Наприклад, договір про матеріальну відповідальність може містити пункт, згідно з яким термін зберігання починається з моменту офіційного звільнення матеріально відповідальної особи.

Нагадаємо, що офіційно термін зберігання відраховується з 1 січня нового року. Наприклад, якщо дія договору закінчено в жовтні 2016 року, то термін його зберігання повинен починатися не раніше ніж 1 січня 2017 року.