Як захистити договір від підробки

Зі статті ви дізнаєтесь:

• які існують види захисту бланків
• чим відрізняється візування від парафування
• як прошивати договори
• який спосіб захисту договорів найдешевший

Для захисту договорів від підробки, підміни або просто втрати існують кілька методів. У цій статті ми розглянемо ці методи захисту договорів і порівняємо їх ефективність.

Фірмові бланки із захисними властивостями

Часом недобросовісні контрагенти навмисне змінюють сторінки договорів, або сторінка може просто випасти і загубитися при пересиланні, в будь-якому випадку, для важливих контрактів необхідно застосовувати захисні заходи. Однією з таких може стати використання спеціально виготовлених фірмових бланків.

Такі бланки виготовляються способами, аналогічними виготовлення грошових купюр, державних акцій, облігацій, сертифікатів і т.п.

Види захисту:

Відео: Як захистити гроші від інфляції

• технологічна защита-
• поліграфічна защита-
• фізико-хімічний захист.

технологічна захист - це застосування візуально виявляються елементів при виготовленні паперу для бланків: водяні знаки, захисні волокна, нитки, голограми і т.д.

поліграфічна захист - нанесення на папір графічних елементів методом поліграфічного друку: мікродрук (її неможливо відтворити при скануванні або ксерокопіюванні), високий друк, фонові сітки, ірисний гуркіт і т.д.

Фізико-хімічний захист - також використовується на етапі виготовлення паперу: метамерні фарби (що виявляються в інфрачервоному випромінюванні), оптично варіюються фарби, люмінесцентні речовини і т.д.

Цілком очевидно, що сторінки надрукованого на подібній папері документа неможливо підмінити або виправити. Крім того, технології створення такого виду захисту дозволять організації розробити власний стиль документів, або застосувати вже наявний.

Як правильно узгоджувати документи?

Візування або парафування

Чим відрізняється візування від парафування?

візування - це запевнення документа уповноваженою посадовою особою (не обов`язково головою організації, наприклад, керівником департаменту, філії), що підтверджує його ознайомлення і згоду зі змістом документа.

парафування - термін, що поширився зі сфери міжнародного права - це підтвердження остаточності та автентичності змісту документа. Парафувати документ може тільки керівник, підписує документ, тобто вищий керівник компанії. Як правило, парафування використовується при укладанні контрактів, які потребують узгодження з державними органами, або якщо сума контракту велика, і документ дійсно вимагає максимального рівня захисту.

На замітку! Парафування - це двосторонній процес, тобто кожна зі сторін договору повинна запевнити договір. Візування допускається з одного боку, якщо це необхідно саме вашої організації.

Іноді парафування вказують як необхідна додаткова умова безпосередньо в тексті договору, а також передбачають колонтитул при підготовці друкованої версії документа.

Відео: Підробка документ про освіту (диплома). Підстави для звільнення працівника

І парафування, і візування може оформлятися за допомогою спеціального штампа, на якому має бути зазначена назва організації, номер листа із загальної кількості (лист 5 з 15 аркушів) І підпис уповноваженого працівника (керівника). Номери аркушів і підпис заповнюються власноручно особою, візує або парафують договір. Штамп (або колонтитул) для парафування проставляється на лицьовій стороні кожного аркуша документа, візування - на зворотному боці аркуша.

Корисна порада! Як видно, процедура візування або парафування - досить трудомістка для керівних осіб, тому пропишіть в ЛНА - в Положенні про роботу з договорами або Інструкції по діловодстві - ті види договорів, які повинні проходити процедуру парафування.

Як система електронного документообігу знижує ризики конфліктів в договірній діяльності?

прошивання договору

Перед тим як передати договір на підпис керівнику (або уповноваженій особі), його необхідно прошити за допомогою стрічки або спеціального тонкого шнура.

Є два способи прошивання документів: «на дві дірки» - для об`ємних документів, і «кутовий спосіб» - для документів з невеликою кількістю аркушів.

Для того, щоб прошити документ «на дві дірки» має бути передбачено ліве поле не менше 3,5 см.

Кінці нитки повинні бути зав`язані у вузлик і приклеєні до зворотної сторони договору за допомогою паперового квадрата, на якому має бути написано або надруковано: «прошито, пронумеровано, скріплено печаткою _____ аркушів (цифрами і прописом)», далі вказуються посади і прізвища осіб, які підписали договір. Оформлення прошивки дивіться на малюнку нижче.

Печатки та підпису повинні розташовуватися так, щоб захопити і лист і приклеєний квадрат, так досягається захист прошитого договору.

Технологія роботи з документами. документообіг

проставлення штампа

Найпростіший і дешевий спосіб захисту листів, на яких видрукуваний договір - проставлення на оборотах спеціального штампа. Наприклад, із зображенням емблеми, логотипу організації. При такому способі ви не зможете зафіксувати кількість аркушів в документі, але з точки зору витрат часу, такий спосіб дешевше. І дає, хоч і мінімальну, але захист.

Всі ці способи можуть використовуватися в комплексі, або вибирається який-небудь один. Це залежить від того, який спосіб надасть перевагу керівник, і який бюджет може дозволити собі організація на заходи по захисту договорів від підробки. Вони наведені в статті у напрямку зниження вартості, але і трудовитрати також необхідно врахувати і прописати обране рішення у відповідних положеннях.