Що робити при втраті документів

Відео: Що робити якщо загубив паспорт

З даного матеріалу ви дізнаєтеся:

• про втрати яких документів не варто волноваться-
• порядок дій при втраті важливих документів-
• відповідальність за втрату документів.

Втрата документів в організації може відбутися по безлічі причин: починаючи неуважністю працівників і закінчуючи навмисним знищенням документації. При виявленні нестачі документів законом встановлено певний порядок дій, який ми і розглянемо нижче.

втрата документів

Припустимо, що ви виявили пропажу документів. Не поспішайте хвилюватися і панікувати. Для початку необхідно визначити, чи так важливі були дані документи і чи існує можливість відновити їх, не вдаючись до особливих заходів. Давайте розглянемо, яку загублену документацію не важко відновити.

Відео: Що робити при втраті (втрати) ПТС автомобіля (паспорт транспортного засобу) дивитися всем !!!

При втраті вхідного листа в компанії не варто зайвий раз хвилюватися. По-перше, якщо воно загубилося в процесі документообігу, то в будь-якому випадку про його надходженні в компанію повинна бути відмітка, в якій вказані номер, дата надходження, автор і т.д. Знаючи подібну інформацію, не важко буде звернутися до автора листа з проханням надіслати копію. Слід зазначити, що даний алгоритм не працює, якщо в лист було вкладено важливі організаційно-розпорядчі або кадрові документи, податкова чи бухгалтерська звітність.

Втрата наказу також може легко вирішитися, якщо ваш керівник добрий і розуміючий чоловік. Повірте, він менше вашого хоче витрачати час багатьох співробітників на пошуки документа, з`ясування причин його зникнення і відновлення. Тому часом простіше звернутися до нього за новим екземпляром документа, ніж перевертати весь офіс в пошуках потрібної паперу.

Договір. Багато компаній, що укладають договір про співпрацю, відправляють його поштою, щоб заощадити час на такий формальності. З цієї причини такі листи не доходять до адресата або губляться в надрах компанії. Найпростіший спосіб в даному випадку - запросити у організації-партнера новий договір. У 9 з 10 випадках його вишлють, навіть не поцікавившись про причини втрати попереднього.

Відео: Втрата документів

Втрата довіреності працівником організації

Супровідна бухгалтерська документація. При здійсненні різних торгових угод (купівлі-продажу) даної операції повинні відповідати бухгалтерські документи, що підтверджують її. До них відносяться прибуткові ордери, касові чеки, накладні, рахунки-фактури і т.д. Відновити цю документацію також не складе більшого праці, адже практично всі компанії в Росії зберігають дані документи в спеціальних електронних додатках, що дозволяють при необхідності створити дублікат.

Порядок дій при втраті документів

При втраті важливої документації необхідно скласти доповідну записку на ім`я керівника організації, в якій будуть перераховані загублені документи. У разі, якщо встановити точну назву документів не вдається, необхідно вказати їх найменування та кількість.

Далі керівник повинен видати наказ про створення спеціальної комісії, яка буде уповноважена з`ясувати причини зникнення документів. Створення даної комісії є обов`язковим у випадках пропажі первинних або кадрових документів, бухгалтерської або податкової звітності. Більш того, якщо документи втрачено або знищено в результаті форс-мажору (пожежа, повінь тощо), то до складу комісії повинні увійти співробітники відповідних державних органів нагляду. По завершенню роботи комісії необхідно скласти акт про підсумки, копія якого буде спрямована до відповідних органів.

Кур`єрські служби доставки. Як структурувати роботу з ними всередині організації

При необхідності комісія проводін аналіз причин, що призвели до втрату документів. Після цього члени комісії повинні подбати про відновлення документа: як правило мова йде про дублікаті, що володіє рівноцінної юридичну силу.

Відповідальність за втрату документів

Якщо загублені документи в акціонерних товариствах, зберігання яких передбачено Законом «Про акціонерні товариства» (ст. 89), а також Положенням про порядок і строки зберігання документів (затв. Постановою ФКЦБ Росії) від 16.07.2003 № 03-33 / пс (п . 2.1), вашої організації необхідно звернутися у Федеральну службу з фінансових ринків (ФСФР) за отриманням копій цих документів. Але відразу попередимо, ФСФР може оштрафувати вашу організацію.

Правила реєстрації документів

Відповідно до ч. 1. ст. 13.25 КоАП РФ невиконання акціонерним товариством обов`язки по зберіганню документів, які передбачені законодавством про акціонерні товариства, про ринок цінних паперів та прийнятими відповідно до них іншими нормативно-правовими актами, а також порушення порядку та строків зберігання таких документів тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб в розмірі від 2 500 до 5 000 руб-на юридичних осіб - від 200 000 до 300 000 руб.