Вивчаємо правила етикету: що робити, якщо відвідувач прийшов на зустріч раніше призначеного часу

Як правильно вчинити, якщо відвідувач прийшов на зустріч раніше призначеного часу в кабінет?

Всі відвідувачі чекають прийому керівника в приймальні. В обов`язки секретаря входить їхнє привітання і прийом. якщо відвідувачі приходять на зустріч раніше призначеного їм часу, то їм потрібно запропонувати сісти. В сучасних прийомних для цього є спеціально обладнане місце з м`якими диванчиками, журнальним столиком і кольором з водою. Незалежно від того, наскільки раніше прийшов відвідувач, секретар зобов`язана сповістити про його прихід керівника. І той уже самостійно прийматиме рішення, прийняти його раніше, за умови, що в даний момент він не зайнятий з іншим відвідувачем, або в раніше обумовлений час.

Буває так, що на прийом до керівника компанії приходить досить високопоставлена особа. Якщо йому не виходить відразу його прийняти, то він просить секретаря бути з ним особливо ввічливою і привітною, запропонувати йому каву або свіжі журнали, які скрасять його очікування під дверима. Добре знайомий з правилами етикету керівник сам виходить до очікує його відвідувачеві в приймальню, вибачається за затримку і каже, через скільки хвилин він звільниться. Більш того, в приймальні він може зустрічати і рівних йому по положенню гостей.

Правила вітання відвідувачів в своєму кабінеті такі:

Відео: Бізнес-тренер Юлія Ромашкова. Бізнес-етикет в зовнішньому вигляді

• Клієнти, замовники, партнери і навіть претенденти на вакантну посаду вітаються стоячи, у чоловіків відбувається обмін рукостисканнями;
• Далі гостю потрібно запропонувати сісти і викласти суть свого приходу;
• Відвідувачу потрібно дати час повністю висловитися, слухати його потрібно, не перебиваючи;
• Навіть якщо ви не згодні з тим, що говорить вам ваш гість або сама тема розмови для вас неприємна, показувати своє роздратування не потрібно, так само як і робити негативні зауваження;
• При розмові з діловим партнером потрібно намагатися стримувати емоції;
• При першій зустрічі небажано давати обіцянки, якщо ви не впевнені в тому, що зможете їх виконати.

У наше століття мобільних технологій будь-яку, навіть дуже серйозну розмову можуть перервати телефонні дзвінки. Саме тому всіх відвідувачів просять відключити телефони ще в приймальні. Що стосується телефонів керівника, то, під час особистих прийомів секретар зазвичай не з`єднує його з дзвоном до закінчення чергової ділової зустрічі. Винятком можуть бути дійсно важливі дзвінки. Те ж стосується і його особистих мобільних телефонів. Вони, як правило, знаходяться у нього на беззвучному режимі. Телефонні дзвінки - це те, що відволікає і змушує втрачати суть бесіди.

Як правильно вчинити, якщо відвідувач прийшов на зустріч раніше призначеного часу на нейтральну територію?

Ділові зустрічі першого керівника компанії не обов`язково повинні проходити в його кабінеті. Зі своїми партнерами по бізнесу він може зустрічатися і в ресторані, і в інших закладах. На такі зустрічі прийнято бути вчасно і якщо ваш партнер по тим чи іншим причинам прийшов раніше призначеного часу, то це будуть тільки його проблеми. Якщо ви повинні були зустрітися в ресторані, то своїм вільним часом він може скористатися, щоб, наприклад, повечеряти або випити кави.

Відео: ITC Group / Фрагмент семінару "Діловий етикет", Про візитних картках

Набагато серйозним порушенням етикету буде запізнення на ділову зустріч. Причини цього не важливі. Того, з ким ви повинні були зустрітися, про своє запізнення потрібно якомога раніше попередити. Далі він буде сам приймати рішення, дочекатися вас, скасувати або перенести зустріч. Якщо ділова розмова в неформальній обстановці у вас відбудеться, то тут потрібно слідувати загальноприйнятим правилам етикету.

Як правильно вчинити, якщо відвідувач прийшов на зустріч раніше призначеного часу і цей відвідувач - ви?

Перший керівник компанії за обов`язком своєї служби теж буває відвідувачем. Він може прийти на прийом до директора іншої компанії, яка є діловим партнером або начальнику вищестоящої організації. Правила ділового етикету вимагають приходити на зустріч вчасно, але якщо вийшло прийти раніше терміну, то не потрібно вимагати негайного прийому. Правильніше буде дочекатися призначеного часу в приймальні. При цьому потрібно привітатися з секретарем, представитися, вручити їй свою візитну картку і відразу сказати, на який час у вас призначена зустріч. Наступні ваші дії повинні бути такі:

Відео: Майстер-клас з Георгієм Монахова «Ділові Прийоми. Європейський досвід »

• Якщо секретар не запропонувала вам роздягнутися, потрібно самому поцікавитися, де можна залишити свій верхній одяг;
• В очікуванні прийому не слід заводити розмову з іншими відвідувачами або відволікати секретаря.
• Якщо ви прийшли на зустріч раніше, то проявляти ознак нетерпіння, чекаючи прийому, не потрібно, але якщо призначене вам час уже настав, а приймати вас не поспішають, то можна поцікавитися тим, скільки ще вам доведеться чекати у секретаря.
• Якщо ви не можете довго чекати прийому, повідомте про це секретарю і попросіть перенести вашу зустріч на інший день або запросіть того, до кого ви хотіли потрапити на прийом до свого офісу.
• Навіть якщо ви дуже роздратовані і жалкуєте про втрачений час з секретарем того, до кого ви не потрапили на прийом, потрібно триматися ввічливо і обов`язково подякувати їй за надану вам увагу.

Якщо ж зустріч все-таки відбулася, то потрібно обійтися без висловлювання невдоволення. Обмінявшись з приймаючою вас стороною рукостисканням, слід відразу перейти до суті справи. Після того, як воно буде викладено, уважно, не перебиваючи, вислухайте свого опонента. Якщо ви не будете згодні з його точкою зору, то аргументи йому потрібно приводити після того, як він закінчить говорити. Ділову зустріч не потрібно перетворювати на базар, тому потрібно навчитися стримувати емоції і триматися гранично ввічливо.

Відео: Діловий етикет в Харкові - Тренінг-центр ЛІДЕР

Як тільки мета вашого візиту буде досягнута, відразу звертайте розмову, не віднімаючи часу у приймаючої сторони. Дізнайтеся більше прощальними рукостисканнями і подякуйте за прийом. Якщо ваша зустріч була першою, то можна ще раз подякувати за неї приймаючу сторону в електронному листі. У ньому, до речі, можна викласти свої пропозиції про взаємну співпрацю, які з`явилися у вас після проведеної розмови.

Рекомендуємо матеріали по темі:

• Діловий етикет: навіщо він потрібен секретарю
• Діловий етикет для секретаря. Як вести себе на корпоративному святі
• Діловий етикет в 2017 році