Відновлення документації: методика роботи

Як виявити, що документа не вистачає?

Пропажа документа виявляється експериментальним шляхом. Відновити відсутній документ буде необхідно, якщо:

• збереглася його копія (завірена або незавірена);
• документ згаданий у вигляді посилання або в якості додатку в інших документах;
• документ повинен бути в наявності на увазі прямої вказівки на це в законі;
• документ занесений до журналу обліку документації.

Що входить в процес відновлення документації?

Процес відновлення складається з наступних дій:

• коригування змісту і оформлення наявних документів;
• створення відсутніх документів;
• відновлення відсутніх документів.

Некоректно говорити про відновлення документів, які ніколи не існували. Однак на практиці зустрічається згадка в облікових формах неіснуючих документів. Це відбувається через те, поспішили внести відомості до журналу реєстрації про документ, який вже був в процесі створення, але на заключному етапі передумали і вирішили питання без документа. Ось такі «сліди» неіснуючого документа нерідко зберігаються в журналах обліку. Зустрічається ще одна проблема: документ є, але створений вкрай некоректно, неграмотно так, що хочеться його переробити.

Цілі і завдання відновлення документації

До завдань відновлення документації відносяться:

• оцінка ефективності існуючої системи діловодства;
• визначення складу наявної документації;
• перевірка відповідності документації вимогам за змістом і оформленням справ;
• визначення напрямків покращення роботи з діловодства;
• виявлення відсутніх повністю або частково документів і їх відновлення;
• знаходження проблемних місць в роботі діловодства;
• оптимізація системи обліку і зберігання документів.

Принципи відновлення документації

Відновлюючи або переробляючи документи, неприпустимо допускати помилки. Варто ознайомитися з локальними нормативними актами організації, щоб знати її потреби і складати документи з урахуванням місцевої специфіки.

Не варто робити висновки про необхідність і важливість документа за формальними ознаками: по тому, яким співробітником він підписаний, до якого виду належить. Невірно вважати, що довідка менш важливий документ, ніж наказ. У діловодстві кожен документ має значення, і пропажа хоча б одного з них вносить плутанину в фінансово-господарські процеси організації.

Втрата довіреності працівником організації

Є ще один принцип відновлення документації: важливо переходити від загального до конкретного, від головного до другорядного. Якщо відсутній базовий наказ разом з усіма додатками, починати відновлення потрібно саме з головного наказу, а потім вже заповнювати відсутні додатки.

В процесі відновлення документації не менш важливо приділяти увагу відновленню обліку: оптимізації зберігання та архівування документів, перевірці реєстраційних форм (журналів, картотек). Тому що найчастіше документи пропадають, коли система обліку має збої або не налагоджена зовсім. Тому працюйте над вдосконаленням системи обліку документів паралельно їх відновленню.

Мінімум раз на 3 місяці потрібно проводити аудит створеної за цей період документації. Це дозволить контролювати власну роботу. Але ваших попередників ви контролювати не могли, тому, виявивши недостачу документів на новому місці роботи, слід визначити масштаби необхідного відновлення.

Аудит документації та план майбутньої роботи

Висновки за підсумками аудиту ляжуть в основу плану роботи по відновленню документації. Спочатку визначитеся з пріоритетами. Чи немає гострої потреби в якомусь документі саме зараз? При обмеженості термінів виберіть головні відсутні документи, після яких можна зайнятися другорядними.

Вирішіть питання про послідовність відновлення документів. Складіть план і відзначте в ньому найважливіші відсутні документи. Ідеально буде скласти єдиний список відсутніх документів. У роботі повинна своя система, щоб уникнути типової помилки - гарячкового метання від одного документа до іншого.

Діловодство в компанії: як взяти під свій контроль. 7 головних кроків

Склад відновлюваної документації визначається:

• вимогами локальних нормативних актів або законодавства;
• цілями і завданнями відновлення;
• вимогою судових органів;
• розпорядженнями контрольно-наглядових органів;
• побажаннями або вимогами керівництва організації.

Процес відновлення документації доведеться оптимізувати, щоб не витрачати свій особистий час. Бажано мати помічників, але краще створити робочу групу. До робочої групи повинні входити компетентні співробітники, які знають правила роботи з документами. Розподіліть ділянки робіт між учасниками групи і встановіть систему контролю виконаної роботи.

Виділення часу на відновлення документації

Відновлення документа займає стільки ж часу, скільки потрібно на його створення. Таким чином, можна легко визначити, на який період розтягнеться робота. Це немало, тому потрібно оптимізувати тимчасові і людські витрати на відновлення документації.

Відео: відновлення клем акумулятора - пайка вугільним електродом

При відновленні документа постає важлива проблема: створювати документ заднім числом або з поточною датою? Припустимо, відсутній протокол будь-якого заходу, але його текст знайшли в комп`ютері. Можна роздрукувати і переподпісать, але тільки в тому випадку, якщо нескладно зібрати всіх колег, чиї підписи повинні стояти на документі. Якщо це неможливо, проблема вирішується інакше. Складається виписка з протоколу, а в позначці про засвідчення копії проставляється підпис секретаря. Виписка датується днем складання і на ній не потрібно підписів тих, хто згаданий в самому протоколі.

відновлення документації

Для відновлення документації знадобляться наступні джерела інформації:

• локальні нормативні акти з питань діловодства;
• номенклатуру справ організації;
• загальноросійські класифікатори (ОКУД, ОКИН);
• схему організаційної структури підприємства;
• наказ про використовувані в компанії формах первинних облікових документів;
• графік документообігу;
• наказ про повноваження підписання документів;
• виписку з ЕГРЮЛ;
• лист Росстата про присвоєння кодів організації (ЄДРПОУ).
• журнали і книги обліку документації.

Інструкція з діловодства. Розділ «Робота з надходить кореспонденцією»

Перш ніж відтворювати документ, потрібно завершити попередню організаційну роботу:

• встановити потрібну форму первинних облікових документів;
• визначити випадки використання бланків в організації;
• перевірити етапи проходження документа по графіку документообігу;
• звірити право підписання документації;
• визначитися з використанням печаток і штампів;
• скласти список документів на затвердження;
• встановити порядок присвоєння нумерації;
• підготувати місце зберігання документів.

В окремих випадках необхідно узгодити порядок замовлення бланків, трудових книжок, облікових форм та ін.

шпаргалка

Щоб уникнути нових помилок і успішного відновлення документів бажано користуватися шпаргалкою.

Відео: Методика відновлення печінки

• Перевірте, в наявності чи документ-підставу. При наявності документа-підстави утримання відновлюваного документа має відповідати наявної інформації. По готовності документа відразу, до підписання, проводиться перевірка, на відповідність змісту пов`язаних або суміжних документів. Іноді в результаті доводиться переробляти і якісь з них. Якщо стоїть завдання відновити документи заднім числом і за раніше діючим уніфікованим формам, будьте гранично уважні.
• Визначте всі вимоги законодавства до оформлення конкретного документа і ознайомтеся з локальними нормативними актами вашої організації з цього ж питання. Зверніть увагу на розбіжності в датах прийняття закону та набрання ним чинності. Наприклад, альбом уніфікованих форм первинної облікової документації пройшов затвердження Держкомстату Росії 05.01.2004 № 1, але вступив в силу тільки 3.04.2004 р Якщо ж ви робите бланк своїми силами, відміряйте графи і рядки строго до міліметра - це вимога закону до формату ряду бланків.
• Дізнайтеся вимоги до процедур розроблення, погодження та затвердження документа, встановлені локальними нормативними актами організації і законодавством. Наприклад, відновлюючи графік відпусток, слід пам`ятати, що закон вимагає узгодити цей документ з профспілковим органом (ч. 1 ст. 123 ТК). Інакше документ буде прийнятий з порушенням встановленого порядку. Часто процедури узгодження проекту документа можна знайти в локальних нормативних актах, наприклад у інструкції з діловодства. Будь-який локальний нормативний акт організації обов`язковий до застосування в її роботі. Так, якщо в інструкції з діловодства згадана необхідність узгодження проекту документа з юридичною службою, вам доведеться при відновленні виконати це правило.
• Перед друкуванням документа уточніть, які вимоги до кількості примірників даного типу документів встановлено в законі і локальних нормативних актах організації (перегляньте графік документообігу та ін.). Наприклад, трудовий договір за загальним правилом (ч. 1 ст. 67 ТК РФ) потрібно складати в 2 примірниках.
• З`ясуйте, хто уповноважений стверджувати відновлений документ. Якщо ви робите документ заднім числом, уточніть, у кого на той момент було право підпису. Якщо ви маєте намір проставити факсиміле, з`ясуйте, чи є у вас наказ про використання факсимільного підпису і чи не встановлені законодавчо обмеження на використання факсиміле для даного документа.
• Проставте печатка на документі, якщо це необхідно, але попередньо з`ясуйте, яка саме печатка повинна бути.
• Якщо з документом повинні йти додатки, займіться їх створенням зараз же.

При відновленні документів дуже важливо пам`ятати про деталі. Практично кожен документ повинен бути підписаний і виконавцем, і поруч відповідальних осіб. Зверніть окрему увагу на проставлення реєстраційних номерів і дат. Готовий документ відразу реєструйте в журналах або книзі обліку.

Як видно з викладу, відновлення документів не буде простою роботою. Це копітка і складна справа вкрай необхідно для адекватної роботи діловодства на підприємстві. Виконавши його в рамках всієї організації, ви дізнаєтеся про документації буквально все.