Документ нашого часу: звіт у сфері сталого розвитку

Як документ стає «відкритим»

Сьогодні явища, що позначаються такими управлінськими термінами як, наприклад, бізнес процес, соціальна відповідальність, сталий розвиток, все активніше освоюються адміністративним персоналом, і, можливо, скоро без них вже складно буде уявити успішну діяльність компаній.

Внутрішнє вдосконалення системи менеджменту сучасна організація, яка прагне до зростання і розвитку, повинна поєднувати з інформуванням цільової громадськості про результати своєї роботи, стратегіях і планах. Будь-якій компанії необхідно взаємодіяти з різними аудиторіями - органами влади, партнерами, клієнтами, населенням. Для формування сприятливого інформаційного середовища, що дозволяє легко рухатися вперед і досягати цілей, виділяються іноді чималі кошти.

Взаємопов`язані управлінські процеси визначили появу нових видів документів. З одного боку, документи, про які йде мова, є частиною «внутрішньої кухні» організації. Їх підготовка вимагає серйозних зусиль і високого рівня компетенції від фахівців найрізноманітніших сфер, всебічного розуміння сутності роботи організації.

З іншого - ми прагнемо зробити їх максимально привабливими для громадськості з точки зору змісту і характеру подання інформації.

Для кого створюються подібні документи, які отримують сьогодні все більшого поширення? Чи є вони значущими інструментами системи управління організацією або скоріше презентаційними матеріалами на зразок листівки або буклету?

Одним з інструментів надання інформації про діяльність організації зацікавленим сторонам є звіт про діяльність у сфері сталого розвитку.

Що таке сталий розвиток?

Під стійким розвитком прийнято розуміти задоволення потреб нинішнього покоління без шкоди для можливості майбутніх поколінь задовольняти свої власні потреби. В основі концепції сталого розвитку лежить занепокоєння за майбутнє планети. Економічний розвиток, що відкриває нові можливості для поліпшення якості життя людей, сьогодні радує так само, як засмучує постійно надходить інформація про стан навколишнього середовища і - в протиріччя прогресу - бідність і голод мільйонів людей. Роботу над виправленням ситуації пропонується почати зі зміни способу мислення і дій.

Передбачається, що організація, яка прагне до власного росту і розвитку, не повинна забувати про те, що так чи інакше несе соціальну, економічну та екологічну відповідальність. Вплив (як позитивне, так і негативне), яке діяльність компанії робить на суспільство, навколишнє середовище та економіку, має бути прозорим і зрозумілим зацікавленим сторонам. А самим юридичним особам слід постійно аналізувати свою діяльність з цих позицій.

Для цього міжнародна організація Global Reporting Initiative (GRI, в перекладі на російську мову - «Глобальна ініціатива зі звітності») визначені загальні рекомендації по складанню звітів даного виду, зафіксовані в Керівництві по звітності у сфері сталого розвитку. Метою створення зазначеної ініціативи в 1997 р якраз і була розробка принципів добровільно інформації, що публікується звітності та критеріїв оцінки економічної, соціальної та екологічної діяльності компаній. Результатом роботи сотень фахівців став документ, сьогодні використовується по всьому світу організаціями, які усвідомлюють важливість сталого розвитку і піклуються про свою ділову репутацію.

Керівництво GRI містить загальні поняття і систему показників, які є орієнтиром при підготовці і подальшій оцінці документа.

Додаткову інформацію про цю організацію і актуальну версію Керівництва GRI можна отримати за адресою globalreporting.org

Якісно підготовлений звіт повинен неупереджено відображати результати діяльності організації щодо сталого розвитку за звітний період.

Про публічного звітування

Відрадно, що сьогодні все більше російських підприємств приділяє увагу політиці сталого розвитку, яка передбачає впровадження нових принципів управління і взаємодії з цільовими аудиторіями. Багато організацій в рамках даної діяльності орієнтуються на міжнародні стандарти і досвід зарубіжних компаній.

Безперечно позитивний вплив звітності на імідж юридичної особи, соціальна відповідальність і зовсім розглядається як стратегічні інвестиції в розвиток довгострокових відносин з цільовими аудиторіями.

В управлінській діяльності ми звикли сприймати звіт як внутрішній документ, який містить відомості про діяльність організації за звітний період. Однак звіт у сфері сталого розвитку відрізняється відкритістю, яскраво вираженою іміджевої складової, що впливає на процес його складання і оформлення. Адже в даному випадку документ стає свого роду візитною карткою організації.

Відео: Разведопрос: Сергій Полікарпов про історію і культуру Японії кінця 19 століття

На офіційних сайтах компаній, що публікують звіти в галузі сталого розвитку, як правило, передбачені спеціальні розділи, що містять архіви цих документів, а також додаткові відомості про принципи соціальної, економічної та екологічної відповідальності. Звичайно, масштаби діяльності організації впливають на якість звітності. Прикладом можуть послужити документи підприємств паливно-енергетичного комплексу Росії. Наприклад, ВАТ «НК« Роснефть », ВАТ« Газпром нафта », ВАТ« Газпром »(і ін.) - вплив їх виробничої діяльності на навколишнє середовище, місце в російській економіці визначають особливі вимоги до відповідальності і взаємодії із зацікавленими сторонами. Практика підготовки ними даного виду звітності вже пройшла певні етапи розвитку.

Розглядалися звіти компаній, розміщені на їх офіційних сайтах.

структура звіту

Звіт у сфері сталого розвитку - це багатосторінковий документ, оформлений з використанням різних графічних елементів (фотографій, малюнків, схем), що відображає корпоративний стиль організації і включає інформацію, що дозволяє оцінити внесок юридичної особи в сталий розвиток за звітний період.

Звіти не володіють суворої структурою, проте переважно включають такі компоненти.

1. Титульна сторінка. Містить фотографії та малюнки, оформляється з використанням корпоративних кольорів і різноманітних шрифтів. Всі елементи титульного аркуша призначені для відображення сфери діяльності організації та її індивідуальності. У числі реквізитів титульного аркуша:

назва структурного підрозділу (із зазначенням звітного періоду), емблема організації, найменування організації.

Широко поширене використання слоганів, що привертають увагу аудиторії і задають певний настрій перед прочитанням звіту.

Один з найбільш цікавих підходів до оформлення звіту можна уявити на прикладі документів ВАТ «Газпром нафта».

Зі звітами у сфері сталого розвитку ВАТ «Газпром нафта» можна ознайомитися в мережі Інтернет.

2. Зміст. Наводяться порядкові номери і заголовки розділів (підрозділів), позначення і заголовки додатків, номери сторінок, наприклад:

Зі звітами у сфері сталого розвитку ВАТ «НК« Роснефть »можна ознайомитися за посиланням: https://rosneft.ru/Development/reports/

3. Довідкова інформація про звіт. Викладається історія видання звітності даного виду в організації, коротка інформація про вдосконалення звітності в порівнянні з попереднім періодом- формулюються принципи і межі звіту, наприклад:

При цьому інформація може викладатися як в суворій відповідності з нормами офіційно-ділового стилю, як ми бачимо з наведених вище прикладів, так і бути більш «орієнтованої» на широкого адресата:

4. Звернення до читача керівництва організації. Представлений текст звернення керівника організації до читача, до складу якого огляд результатів діяльності компанії з позиції її вищого керівництва. Структуру даного розділу можна представити таким чином:

Тема ( «Звернення генерального директора»)

Світлина

текст

підпис

Розшифровка підпису

5. Основний текст звіту, що складається з розділів і підрозділів. Традиційно в звіті знаходять відбиток:

• загальна інформація про організацію;
• результати діяльності за звітний період;
• принципи сталого розвитку та особливості їх реалізації в організації, досягнуті результати;
• визначення зацікавлених сторін і характер взаємодії з ними;
• інформація про управлінську діяльність організації (економічне і інноваційне развітіе- управління ризиками, управління якістю і т.д.);
• результати діяльності організації в області управління персоналом;
• внесок в забезпечення промислової та екологічної безпеки, охорони праці, енергозбереження та енегроеффектівность;
• опис соціальної політики, благодійної та спонсорської діяльності і т.д.

6. Всі звіти включають себе додатки - таблиці кількісних показників результативності, відповідності звіту Керівництву GRI, глосарій і т.д.

Широко поширена практика оформлення звіту з використанням невербальних елементів - малюнків, фотографій, графіків.

Тексти звітів в області сталого розвитку багато в чому відповідають нормам офіційно-ділового стилю: характеризуються констатірующе-розпорядчим характером викладу, широким використанням термінології, абревіатур, складних отименних прийменників і т.д. Бездоганність стилю грає істотну роль в позитивній оцінці звіту, і до роботи над текстом можуть залучатися фахівці служб документаційного забезпечення управління.

Порядок підготовки звіту

Реальність така, що далеко не всі організації можуть дозволити собі утримання цілих підрозділів, що займаються впровадженням принципів сталого розвитку та підготовкою звітності. Часто відповідальність за збір інформації для формування звіту покладається на фахівців зі зв`язків з громадськістю. Однак це завдання може бути поставлена і перед іншими підрозділами або спеціально створеною робочою групою.

Наведемо основні етапи підготовки звіту в рамках створення робочої групи.

1. Визначення структури звіту. На даному етапі формується перелік розділів, що включаються до звіту, а також визначаються структурні підрозділи, відповідальні за надання інформації за напрямками діяльності. наприклад:

2. Створення робочої групи та визначення термінів надання інформації по розділах звіту. Організувати роботу по формуванню звіту можна шляхом видання розпорядчого документа - наказу «Про підготовку звіту у сфері сталого розвитку».

У наказі необхідно визначити склад робочої групи, її завдання (збір та оформлення даних по розділах звіту), а також обов`язок структурних підрозділів надавати інформацію за напрямками діяльності в установлений термін. До складу робочої групи включаються найбільш компетентні в поставлених питаннях співробітники.

Наведемо приклад:

Відзначимо, що представлений в якості прикладу текст наказу відображає лише деякі дії в рамках підготовки звітності.

Також в наказі можна встановити терміни надання звіту для проходження незалежного аудиту і т.д.

3. Збір і аналітико-синтетична обробка джерел інформації (управлінських документів). Даний етап передбачає роботу структурних підрозділів: аналіз результатів діяльності за звітний період, вивчення документів, виклад інформації для надання робочій групі.

4. Обробка даних робочою групою - тобто робота над текстом: аналіз поданої інформації та її адаптація для сприйняття цільовими групами громадськості, угруповання по розділах, приведення до стильового однаковості.

5. Узгодження проекту звіту. Далі оброблена, узагальнена інформація направляється на узгодження в структурні підрозділи.

З метою підтвердження адекватності, коректності представлених даних можна рекомендувати оформлення листа узгодження, що передбачає проставлення підписів компетентних в відображених в звіті питаннях співробітників.

6. Проходження незалежної верифікації. Оцінка документа третіми особами здійснюється для забезпечення довіри до документа з боку зовнішніх і внутрішніх аудиторій. Наявність висновків підкреслює офіційний статус звіту як документа. 

7. Розробка і узгодження дизайну звіту. Найчастіше для розробки дизайну залучаються спеціалізовані організації.

8. Публікація і тиражування звіту, його розміщення на офіційному сайті організації.

Звіт у сфері сталого розвитку - це офіційний документ, що містить значну, підтверджену незалежною оцінкою інформацію про діяльність організації щодо сталого розвитку за певний період. Факт ініціювання компанією, наявність звернень керівництва, персоніфікований характер яких часто підтверджується підписом, підкреслюють визнання організацією тієї обставини, що ефективне управління неможливе без дотримання принципу інформаційної відкритості. Будучи значущим управлінським документом, звіт у сфері сталого розвитку сприяє формуванню позитивного іміджу компанії. 

Таким чином, численні зміни, що відбуваються в сучасному світі, сприяють появі нових підходів до менеджменту і, як наслідок, нових видів документів, найчастіше наділених специфічними особливостями. Це визначає як необхідність постійного поглиблення знань фахівцями-практиками, так і поява нових об`єктів дослідження в рамках теорії документознавства.