Помилки в документах

Документ, підписаний невстановленою особою

Підпис невстановленої особи є однією з найпоширеніших помилок в документах. співробітники служб діловодства не перевіряють, ким був підписаний документ. Такий стан є неприпустимим. До договору, акту, акцепту повинен бути прикладений наказ чи доручення, що підтверджують повноваження підписанта. В іншому випадку подібні помилки в документах можуть спровокувати судовий розгляд, і не факт, що воно закінчиться на користь вашої компанії. Наприклад, підпис невстановленої особи, що стоїть під актом звірки, що не робить цей акт документом, що підтверджує визнання боргу контрагентом.

Це підтверджує і судова практика. ФАС Північно-Західного округу (постанова від 25 березня 2014 р № Ф07-1502 / 2013 по справі № А56-44437 / 2012) зазначив, що прострочена кредиторська заборгованість в подібній ситуації була включена податковим органом в доходи організації на законних підставах.

Технологія роботи з документами. документообіг

В даному випадку закінчився трирічний термін позовної давності, але оскільки акт звірки було підписано невстановленою особою, то суд не вважав за його свідченням того, що термін позовної давності був перерваний. Це рішення було прийнято з урахуванням даних почеркознавчої експертизи і того, що організація-контрагент не перебувала за юридичною адресою.

Щоб виключити подібні помилки в документах, обов`язково перевіряйте повноваження осіб, які підписують документи. З особливою увагою слід контролювати повноваження підписанта в тих випадках, коли він не є керівником компанії. У таких ситуаціях зазвичай поруч з найменуванням посади ставиться коса риса, вона сигналізує про те, що підпис у документі поставлена не тією особою, яка вказується за умовами підписання.

Некоректне найменування документа

Кожен документ повинен мати відповідне своїм змістом найменування, воно дозволить правильно ідентифікувати і класифікувати його, дати йому правову оцінку. У практиці зустрічаються такі критичні помилки в документах, коли найменування було присвоєно довільно. Наприклад, шляховий лист найменувати як акт або довідка. Навіть така, на перший погляд, не суттєва помилка може стати причиною судового спору.

Як приклад можемо навести постанову ФАС Далекосхідного округу від 11 липня 2013 р № Ф03-2842 / 2013 по справі № А51-22128 / 2012. Суд прийняв рішення на користь компанії, вказавши, що в законодавстві не встановлюється перелік документів, які необхідно оформляти при здійсненні платником податку видаткових операцій. У постанові суду підкреслювалося, що закон не пред`являє будь-яких спеціальних вимог, в тому числі і до найменування документів.

Однак компанія, яка допустила помилку в документах, була змушена відстоювати свою правоту через суд і зіткнулася з негативними наслідками претензій податківців. Це ще раз доводить, що необхідно правильно вказувати найменування будь-якого документа.

відсутність документів

Помилки в документах - це не тільки неправильне оформлення, але і втрата, втрата або просто неоформлення потрібних паперів. При відсутності документів неможливо підтвердити угоду, прийняття управлінського рішення, наявний перед компанією борг. Такої ж думки дотримуються і судові органи.

Постанова Тринадцятого арбітражного апеляційного суду від 2 березня 2015 р № 13АП-1404/2015 з справі № А56-50663 / 2014 свідчить, що суд визнав неможливим визнати наявність боргу без відповідних документів. У судовому рішенні зазначено, що, як випливає з пункту 8 статті 3 та пункту 1 статті 9 Федерального закону від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік», пред`явлений акт звірки розрахунків, щодо якого не були включені первинні документи, не зізнається безперечним доказом і підтвердженням розміру заборгованості.

Правила реєстрації документів

Оскільки заборгованість ТОВ «Супервейв Груп» перед позивачем не мала документального підтвердження у зазначеній сумі, у суду першої інстанції не було правових підстав для стягнення 74 801 руб. 48 коп. на користь позивача.

Значення документа в судовій суперечці неможливо переоцінити. Щоб уникнути судових суперечок і ситуацій, в яких компанія змушена терпіти збитки, необхідно перевіряти наявність усіх документів і проводити звіряння з журналами вхідних і вихідних документів, переліками додатків до договорів, прийнятими управлінськими рішеннями.

Неправильне назву організації

Суб`єкт економічної діяльності повинен найменувати в документах максимально докладно і відповідно до установчих документів. Увагу слід звертати не тільки на реквізити власного підприємства, але і на те, чи правильно вказані реквізити в документах від контрагентів. Помилки в документах від контрагентів також можуть стати причиною позбавлення цих паперів правового статусу.

Як приклад розглянемо постанову Президії ВАС РФ від 20 жовтня 2011 № 10095/11 у справі № А82-4392 / 2010-27. Судом було встановлено, що по відношенню до контрагентів ТОВ «Регул» і ЗАТ «Грата» позивач не виявив належної обачності. Ці контрагенти не пройшли реєстрацію в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб. Крім того, свідоцтво про постановку на податковий облік і присвоєння ІПН платників податків не відповідало встановленим Порядком та умовами присвоєння, застосування, а також зміни ідентифікаційного номера платника податків при постановці на облік, зняття з обліку юридичних та фізичних осіб (затв. Наказом МНС Росії від 3 березня 2004 № БГ-3-09 / 178). Затверджена для юридичних осіб структура ІПН є десятизначний цифровий код, кожен елемент якого має певне значення. Десята цифра в коді ІПН - великі червоні літери, яке розраховується за певним алгоритмом. У ІПН зазначених контрагентів контрольні числа були невірними, що свідчить про те, що коди складалися без застосування даного алгоритму і не могли бути привласнені будь-якої організації в законному порядку.

Це вагомий аргумент за те, що перевіряти помилки в документах і реквізити контрагента необхідно особливо ретельно.

Відео: У столиці через помилки в документах не можуть знайти викрадений автомобіль

Немає чіткого роз`яснення факту господарської операції

При оформленні документів багато фахівців не замислюються про економічну суті господарської операції або ж просто не розуміють її. У підсумку сенс документа і його зміст бувають досить поверхневими. смислові помилки в документах можуть викликати численні суперечки, оскільки неясно, що саме малося на увазі.

Щоб уникнути цього, необхідно з максимальним ступенем деталізації складати документ. Коли його зміст засноване на якомусь іншому документі або нормативному акті, обов`язково дайте посилання на цей документ.

Як правильно складати і передавати документи по електронній пошті

сучасний документообіг вже немислимий без Інтернету і електронної пошти. Більшість компаній використовують цей вид зв`язку, що дозволяє значно скоротити обмін інформацією. Документи, що надсилаються контрагентами по електронній пошті, секретар реєструє і передає за призначенням керівництва компанії в тому ж порядку, що і документи на паперових носіях. Але це невірно і вважається помилкою в документах. Суди відмовляються приймати до розгляду будь-які документи, достовірність яких не підтверджена, в тому числі і передані по e-mail.

Відео: Через помилку в документах Уфимський лимонарій опинився під загрозою закриття

Як приклад розглянемо постанову Дев`ятого арбітражного апеляційного суду від 25 вересня 2014 р № 09АП-38731/2014 ЦК у справі № А40-49556 / 13. Суд визнав, що не мають під собою підстав доводи компанії про те, що передача документів по електронній пошті є звичайною практикою. Документ первинного обліку повинен бути складений на паперовому носії, а в тому випадку, коли він складений і переданий в електронному вигляді, може бути засвідчено спеціальної електронним підписом особи, яка має відповідні повноваження на його підписання.

На практиці краще уникати передачі і складання юридично значущих документів по електронній пошті. без електронного підпису вони фактично не мають ніякої юридичної сили. Коли документ від контрагента надійшов по e-mail, попросіть його також надіслати оригінал на адресу компанії звичайною поштою.

На документі відсутня дата

Якщо на вхідному або вихідному документі відсутня дата, зареєструвати його неможливо, оскільки неможливо зрозуміти, коли він був складений. Дата складання документа - важливий реквізит, що підтверджує його актуальність. Без її вказівки важко судити про те, чи дійсно факти господарської діяльності мали місце. До того ж подібні помилки в документах можуть стати причиною спору щодо їх автентичності.

У постанові ФАС Східно-Сибірського округу від 21 липня 2014 у справі № А78-7040 / 2013 суд відмовився прийняти документи лише на підставі того, що вони були складені з порушенням встановлених вимог. Зокрема, в первинних облікових документах не були вказані номери і дати.

Завжди перевіряйте в документах такий обов`язковий реквізит, як дата його складання.

У документі не вказані терміни

Для ряду документів вимога зазначення конкретної дати є обов`язковим.

Наприклад, керівник видає наказ, в якому вказує, що перераховані працівники підприємства повинні виконати певний виробниче завдання до конкретної дати. Якщо ця дата не вказана, можна говорити про помилку в документі. В іншому випадку контрагент за договором зобов`язується побудувати додатковий офіс для вашої компанії до кінця року. Якщо в умовах договору відсутня конкретна дата, це загрожує не тільки простроченням виконання робіт, а й тим, що договір може бути визнано неукладеним.

На доказ цього розглянемо рішення ФАС Поволзької округу від 15 лютого 2010 р справі № А06-7620 / 2008. У суді розбиралася ситуація, коли сторонами було укладено договір підряду, в якому не було вказано дата закінчення робіт. Згідно з цією угодою, позивач зобов`язувався виконати роботи на замовлення відповідача. За підсумками розгляду арбітражним судом було встановлено, що в договорі підряду відсутні істотні умови: узгоджені терміни початку і закінчення робіт. На цій підставі договір був визнаний судом неукладеним.

Аналогічна справа розглядалася в постанові ФАС Поволзької округу від 1 березня 2010 у справі № А12-16704 / 2009. Судом встановлено, що відповідно до пункту 1 статті 708 ГК РФ в договорі підряду були вказані терміни початку і закінчення виконання робіт. З текстів додаткових договорів від 20 травня 2009 р № 1р / 09, 2р / 09, 3р / 09, 4 р / 09 випливає, що термін початку робіт залежить від термінів надходження грошових коштів на розрахунковий рахунок підрядника і певних дій, які підрядник повинен був здійснити. Крім того, в договорі не було остаточним призначенням їх закінчення робіт. З огляду на ці обставини, суд визнав договори неукладеними.

Наведені приклади показують, що вважатися помилкою в документах може не тільки відсутність дати, але і не зазначення конкретних термінів.

Невідповідність оформлення документів вимогам ГОСТ

Всі організаційно-розпорядчі документи компанії повинні відповідати тим вимогам до оформлення, які встановлені ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »(далі - ГОСТ Р 6.30-2003). Але рішення судів з цього питання неоднозначні.

У судовій постанові Двадцять першого арбітражного апеляційного суду від 29 червня 2015 р № 21АП-1041/2015 з справі № А83-2832 / 2014 вказується на наявність істотних помилок і порушень у вигляді невідповідності вимогам ГОСТу. Ті документи, які були долучені до справи в якості доказів, були не завірені ксерокопіями, що не відповідають пункту 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003.

Знищення документів, строки зберігання яких закінчилися

Тому вони були визнані судом позбавленими доказового значення. ГОСТ вимагає, щоб при засвідченні відповідності копії документа оригіналу під реквізитом «Підпис» була проставлена засвідчувальний напис «Вірно». Під цим написом повинна бути вказана посада особи, яка засвідчує копію, стояти його особистий підпис з розшифровкою (ініціали, прізвище), а також дата засвідчення.

Однак у судовій практиці зустрічаються і протилежні думки суддів. Про це свідчить постанова Дев`ятнадцятого арбітражного апеляційного суду від 12 лютого 2015 у справі № А36-4080 / 2014. Суд в цьому випадку визнав, що посилання позивача на невідповідність наявних засвідчувальних записів на копіях документів вимогам ГОСТ Р 6.30-2003 не може бути визнана обґрунтованою. В якості причини такого рішення зазначено, що в даному стандарті містяться вимоги, які мають рекомендаційний характер.

Але, як би там не було, щоб гарантовано виключити помилки в документах, необхідно перевіряти відповідність їх оформлення вимогам ГОСТ.

Невідповідність документа ЄДРПОУ ОКУД

«Класифікація управлінської документації» затверджений постановою Держстандарту Росії від 30 грудня 1993 № 299 (далі - ОК 011-93). Він використовується для виконання таких завдань:

• реєстрація форм документів;
• впорядкування інформаційних потоків в народному господарстві;
• скорочення кількості застосовуваних форм-вилучення з обігу неуніфікованих форм;
• забезпечення обліку і систематизація уніфікованих форм документів на основі їх реєстрації;
• контроль за складом форм документів і виключення дублювання інформації;
• раціональна організація контролю за застосуванням уніфікованих форм документів.

У випадках, коли помилки в документах компанії обумовлені невідповідністю вимогам ОКУД, ці документи можуть бути визнані судом недійсними.

Відео: 7 питань юристу. Випуск 6.Ісправленіе помилок в офіційних документах

Згідно апеляційному визначенням Челябінського обласного суду від 16 вересня 2013 у справі № 11-10010 / 2013, довідка, представлена як доказ, була відхилена судом через невідповідність вимогам ОКУД. Відповідно до ОК 011-93 такий вид документів, як довідки, відноситься до уніфікованих форм документації. Тому оформлення довідки має відповідати тим вимогам, які пред`являються до уніфікованих формам документів. Судом встановлено, що довідка, яку позивач представив до органів пенсійного забезпечення, не має таких обов`язкових реквізитів, як дата видачі та реєстраційний номер. Крім того, на цьому документі стояв підпис невстановленої особи. Вердикт суду був такий: представлена довідка не може бути підставою для призначення або перерахунку сум пенсії.

У той же час існує судова практика, в якій класифікатор ОКУД визнаний мають силу тільки рекомендаційного документа. Відповідно до апеляційним визначенням Омського обласного суду від 21 березня 2012 у справі № 33-1710 / 2012 судом було встановлено, що вимоги до відповідності наданого звіту формам ОКУД ОК 011-93 не можуть бути прийняті до уваги. Рішення прийнято на підставі того, що нормами ОКУД не регламентуються питання розкриття інформації керуючої організацією.

Відео: Через помилку в документах Білокуракинська сім`я не може отримати соціальну допомогу

Щоб уникнути додаткових тимчасових і фінансових витрат роботодавець повинен прагнути до того, щоб звести помилки в документах до мінімуму. Всі документи, які працівник отримує на руки, повинні в обов`язковому порядку перевірятися на відповідність вимогам законодавства.

На закінчення можна зробити висновок: хоча в судовій практиці можуть зустрітися різні, часом діаметральні підходи до ситуації, будь-який документ необхідно оформляти так, щоб ризик компанії був мінімальним.