Оформлення реквізитів та бланків документів в держорганах

Відмітка про наявність додатків

Цей реквізит застосовується в службових листах (записках), актах, висновках, звітах та ін. В тих випадках, коли до основного додаються додаткові документи.

Важливо знати!

Відмітка про наявність додатків - один з реквізитів, неувага до якого може привести до юридичної відповідальності працівника, відповідального за переміщення документа від адресата до адресант.

Наприклад, якщо, відправляючи документ, що реєструє його працівник не переконався в суворій відповідності найменувань, кількості аркушів і примірників додатки відомостями в позначці, то він несе відповідальність за некомплектність додатки відповідно до законодавства.

Якщо, отримуючи документ, який відкрив конверт працівник не перевірив відповідність найменувань, кількості аркушів і примірників додатки відомостями в позначці і, отже, не склав акт про некомплектність додатки (при її наявності), один примірник якого надсилається адресант, то він несе відповідальність, передбачену законодавством , за втрату додатка або його частини.

По суті, розглянутий реквізит, будучи елементом документа, відноситься до підсистеми документування, проте його основним призначенням є забезпечення повноцінного відповідального документообігу.

Це підтверджує розглянуте раніше тісне функціональна взаємодія (взаємопроникнення) всіх елементів і підсистем управлінського діловодства.

Відмітка про програму складається з: слова «Додаток», що розміщується через 1-2 міжрядкових інтервалу після реквізиту «текст документа» - найменування документа-додатка (не вказується, якщо названо в тексті) - відомостей про кількість аркушів і примірників, наприклад:

Додаток: на 5 л. в 2-х прим.

Найменування додатки, які не названого в тексті, вказується перед кількістю аркушів і примірників, наприклад:

Додаток: Методичні рекомендації на 11 л. в 3 прим.

При наявності декількох додатків вони обов`язково нумеруються, потім вказуються їх найменування, кількість аркушів і примірників, наприклад:

Додаток: 1. Положення про Управління діловодства на 3 л. в 1 прим.

                 2. Інструкція з діловодства в ФССП Росії на 30 л. в 3 прим.

При зброшурованих додатках число листів в реквізиті «додаток» не вказується.

Наявність додатки в доданому документі оформляється наступним чином:

Додаток: лист Мін`юсту Росії від 11.08.2006 № 15/1 226-ВМ і додаток до нього, всього на 3 л.

Гриф узгодження (зовнішнє погодження)

Відображає результат зовнішнього узгодження документа в сторонніх організаціях і оформляється після тексту написом «ПОГОДЖЕНО», а також реквізитом «підпис» і датою узгодження, наприклад:

Погоджено

Заступник директора Департаменту

організації та контролю Мін`юсту Росії

(Підпис) І. О. Прізвище

Дата

Якщо узгодження здійснюється листом, протоколом і ін, то оформляється за такою формою:

Погоджено

Протокол засідання

робочої групи від 01.02.2010 № 15

Підпис посадової особи

Зазвичай підпис являє собою монограммних абревіатуру у вигляді поєднання ініціалів і частини прізвища або тільки частина прізвища.

Наявність підпису означає, що підписала документ посадова особа згідно з його змістом і приймає на себе відповідальність за дії, їм обумовлені. Юридично процедура підписання документа підтверджує ідентичність підписувача та наявність у нього відповідних повноважень, право- та дієздатності.

Підпис правомочної особи під текстом документа об`єктивує його волевиявлення і правоздатність в самих різних сферах життєдіяльності. У зв`язку з цим правовий інститут підписи є міжгалузевим і застосовується не тільки в управлінських документах, але також при документуванні цивільно-правових угод, в нотаріальних актах, актах цивільного стану, зверненнях громадян, грошових відомостях, показаннях свідків і протоколах допитів, судових рішеннях і багатьох інших документах, які кваліфікуються за наявності підпису як справжні і юридично дійсні документи. Створена велика нормативна правова база та практика застосування в документах справжніх підписів, а також їх електронних аналогів.

Чому з усієї сукупності реквізитів приділяється підвищена увага підпису?

Справа в тому, що саме вона є результуючим документування юридичним фактом, що означає початок відповідних правовідносин нерідко навіть при відсутності інших реквізитів. Крім того, за свідченням вчених-криміналістів «сучасний рівень науково-технічних засобів дозволяє злочинцям достатньо легко підробляти все реквізити документів: бланки, відбитки друкованих форм і навіть спеціальні засоби захисту від підробки. У цих умовах підпис стає основним гарантом достовірності документів, якщо в ній знайде своє втілення прояв індивідуальних властивостей особистості виконавця ».

Однак ми розглядаємо не абстрактну підпис взагалі, а реквізит документа федерального органу виконавчої влади, що іменується «підпис посадової особи ». У повному обсязі реквізит складається з найменування посади особи, яка підписала документ, особистої (власноручного) підписи і її розшифровки (ініціали, прізвище) і є самим обов`язковим (в більшій мірі, ніж інші реквізити) правовим компонентом документа, що підтверджує його дійсність.

Права і обов`язки (повноваження) підписання посадовою особою конкретних документів з певних питань обмежені строгими рамками відповідних посадових регламентів.

Сформулюємо такі типові повноваження посадової особи з обумовленим операційним розподілом і підписанням конкретних видів документів.

Типові повноваження посадової особи

Реквізит «підпис посадової особи» оформляється наступним чином:

Заступник директора

ФССП Росії (підпис) І.О. Прізвище

або на бланку:

Заступник керуючого

справами (підпис) І.О. Прізвище

Допускається центрувати реквізит щодо самої довжини рядка тексту:

При оформленні документа на персональному бланку посадової особи посаду цієї особи в реквізиті «підпис» не вказується.

При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують одну під іншою згідно субординації, наприклад:

При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розташовуються на одному рівні:

При підписанні спільного документа перший лист оформляють на стандартному аркуші без реквізитів бланка.

У документах, складених комісією, вказують не посади осіб, які підписали документ, а їх обов`язки в складі комісії:

Голова комісії (підпис) І.О. Прізвище

Члени комісії (підпис) І.О. Прізвище

                                                  (Підпис) І.О. Прізвище (підпис) І.О. Прізвище

Зазвичай відповідно до положення про федеральному органі виконавчої влади накази (розпорядження) і інші управлінські документи підписує його керівник, а в його відсутність - заступник.

Порядок застосування інституту тимчасового заміщення посадової особи встановлюється регламентними актами федерального органу виконавчої влади.

Згідно регламентної норми на період своєї відсутності в зв`язку з відпусткою, відрядженням, хворобою та іншими причинами керівник федерального органу виконавчої влади покладає свої обов`язки на одного зі своїх заступників, для чого підписує відповідний наказ по основній діяльності. При відсутності з аналогічних причин заступників та інших керівників їх обов`язки покладаються на інших посадових осіб також наказом федерального органу виконавчої влади, який, як правило, підписує його керівник.

У таких випадках в реквізит «підпис посадової особи» перед найменуванням посади керівника поміщаються абревіатури «В.о.», «ТВО», «врід», які відповідно розшифровуються як «виконуючий обов`язки», «тимчасово виконуючий обов`язки», «тимчасово виконуючий посаду », наприклад:

або:

Виконуючий обов`язки

При наявності такого доповнення до найменування посади, по-перше, не можуть використовуватися персональні бланки відсутніх посадових осіб, по-друге, в зазначеному реквізиті поміщається власноручний підпис (її розшифровка) заміщає посадової особи. Всі види регламентів та інструкцій з діловодства забороняють без виправлення розшифрування підпису оформляти виконання обов`язків поміщається перед найменуванням посади абревіатурою, словом «за», косою рисою. Порушення цих правил може спричинити недійсність документа або сумніви в правильності посвідчення повноважень заміщає посадової особи.

Віза (внутрішнє погодження)

Включає посади візують документ осіб, їх особисті підписи і розшифровки, які поміщаються в наказах (розпорядженнях) на зворотному боці останнього (єдиного) листа, наприклад:

Начальник відділу кадрів (підпис) І.О. Прізвище

Дата

У наказах (розпорядженнях) зі стандартною схемою внутрішнього узгодження, передбаченої Інструкцією з діловодства, найменування посади може не вказуватися, наприклад:

Прізвище І.Б. (Підпис) дата

Прізвище І.Б. (Підпис) дата

Прізвище І.Б. (Підпис) дата

У службових листах та інших документах, оригінали яких направляються в інші організації, візи поміщаються на другому екземплярі внизу лицьовій частині останнього (єдиного) листа.

При наявності зауважень після особистого підпису робиться позначка «зауваження додаються».

На замітку!

Узгодження спільних наказів (розпоряджень) може оформлятися візами на окремих аркушах узгодження.

Допускається полистного візування фінансових, реєстраційних та інших особливо важливих документів.

відбиток печатки

Засвідчує підпис посадової особи на документах, що засвідчують права осіб і фіксують юридичні факти, а також фінансових та інших документах, що передбачають даний завірення.

Відмітка про завірення копії

Здійснюється в наступному вигляді:

вірно

Провідний спеціаліст-експерт

Відділу діловодства (підпис) І.О. Прізвище

Дата

Зазначена підпис також засвідчується відбитком печатки.

Даний та інші реквізити активно застосовуються в такій часто зустрічається в діяльності федеральних органів виконавчої влади адміністративно-правовій процедурі, як юридична ідентифікація юридико-управлінських документів, тому розглянемо правові аспекти реквізиту «відмітка про завірення копії» в складі зазначеної процедури в цілому.

СЛОВНИК

ідентифікація - встановлення збігу, подібності чогось з подібним, однорідним йому.

У частині документів за допомогою спеціальної нормативно-правової процедури встановлюється і засвідчується збіг, подібність дубліката або копії документа, що використовуються в документообігу, з його оригіналом, що знаходяться на зберіганні в номенклатурному, архівну справу або у власника документа.

 Найбільш прийнятними є такі визначення оригіналу та копії документа, дані в постанові Уряду РФ від 15.06.2009 № 477 «Про затвердження правил діловодства в федеральних органах виконавчої влади».

Аналогічні визначення термінів, що розглядаються дані в ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення », крім того, в ньому є відсутній в зазначеній постанові термін« дублікат ».

Однак в сучасному тлумачному словнику російської мови дублікат визначається як другий примірник будь-якого документа, що має з оригіналом однакову юридичну силу.

Семантичне розходження слів «повторний» і «другий» має важливе юридичне значення, оскільки «повторний» в ГОСТ Р 51141-98 означає вторинний, т. Е. Оформлений при втраті першого, а «другий» - не основне, головний, другорядний, існуючий одночасно з першим.

Разом з тим завдання повного відтворення всіх реквізитів оригіналу доступним технічним способом (копіювання, фотографування, ручне виготовлення, електронне сканування та ін.) Вирішується виготовленням копії документа, юридична сила якої надається даним реквізитом «відмітка про завірення копії».

Юридичним змістом і метою процедури запевнення є засвідчення тотожності копії оригіналу документа. З цього випливає, що федеральні органи виконавчої влади можуть завіряти копії тільки тих документів, оригінали яких у них є (зберігаються в номенклатурних справах або архівних фондах), як правило, документів, що утворюються в діяльності цих органів. Державний службовець, який зробив заверительную напис, несе передбачену законодавством юридичну відповідальність за тотожність завіреної копії і оригіналу документа.

Відмітка про виконавця

Включає номер телефону, ініціали та прізвище виконавця документа, розташовується на зворотному або лицьовій стороні останнього листа документа в лівому нижньому кутку.

Вказівки по виконанню документа

У ГОСТ Р 6.30-2003 цей реквізит визначається як «резолюція»І містить доручення посадової особи виконавцям документа і його особистий підпис, поміщається на самому документі (від руки посадової особи) або на прикріплюваному до документа аркуші із зазначенням посади підписала вказівки особи. наприклад:

Відмітка про контроль документа

Штамп зі словом «контроль» або літера «К», які означають, що виконання даного документа контролюється в установленому адміністративним регламентом порядку.

Відмітка про виконання документа

Включає посилання на дату і номер документа, що підтверджують виконання, при відсутності такого документа - слова «У справу» і номер справи, в якому поміщається документ.