Як написати і оформити лист подяки від імені компанії

Лист подяки - це діловий лист зі словами подяки за будь-якою професійною приводу: за участь в проекті, тривалий успішну співпрацю. Такий лист може бути адресовано організації або конкретній людині - співробітнику компанії. Воно може бути листом-відповіддю на лист-привітання, лист-запрошення від партнерів або бути написаним за власною ініціативою керівника.

Відео: Лекція 1.2. Правила підготовки ділового листа

Зі статті ви дізнаєтесь:

кому і коли пишуться подячні листи-
як написати лист подяки, які слова і фрази використовувати в тексте-
як оформляти подячні листи-
приклади вдячних листів

Відео: 4 Лист подяки

Кому і коли пишуться листи подяки

Як написати і оформити лист подяки від імені компанії Написання подячні листів - це частина ділового етикету, якого повинен дотримуватися керівник в спілкуванні, як із зовнішніми партнерами, так і з співробітниками колективу.

Написати лист подяки - означає проявити повагу, приділити увагу і зазначити позитивні сторони співпраці. Лист подяки буде дуже доречно після закінчення великого проекту, завершення року або в ювілейну дату спільної роботи з партнерами, клієнтами, інвесторами.

Останнім часом прийнято дякувати не тільки постачальників послуг і товарів, але і клієнтів - покупців і користувачів послуг. Як правило, листи подяки використовуються як маркетинговий інструмент і розсилаються по електронній пошті. Але набагато приємніше для клієнта отримати «спасибі» в традиційній формі - на папері. Це запам`ятовується.

Також в серйозних компаніях прийнято відзначати досягнення співробітників: тривалий час роботи в компанії, ефективні раціоналізаторські пропозиції, участь у важливому проекті. Керівник повинен розуміти, що тільки грошової винагороди мало - для мотивації персоналу дуже важливо усне (або письмове) вираз подяки. Адже відомо, що людина найбільше любить чути своє ім`я і «спасибі».

Таким чином, складаючи листи подяки від імені компанії, керівник сприяє розвитку і зміцненню відносин з бізнес партнерами і лояльності співробітників.

Листи-відповіді. Як правильно погодитися або відмовити?

Як написати лист подяки, які слова і фрази використовувати в тексті

Лист подяки є діловим документом, тому, незважаючи на полегшену довільну форму, при його складанні дотримуйтеся декількох правил.

1. Адресат. У шапці подячного листа вкажіть, як прийнято у всіх ділових листах, керівника організації, а звернення до компанії в цілому і колективу - в тексті. Доречна формула ввічливості в такому випадку: «Шановні колеги!».

При персональному зверненні також краще використовувати формулювання «Шановний ...». Вирази «Дорогий (-а)», «Пан (пані)» не прийняті в офіційному стилі. Ви можете написати «Дорогий» тільки якщо керівник дійсно складається в близьких відносинах з одержувачем листа-подяки, інакше таке звернення, а значить, і вся подяка в цілому буде звучати натягнуто і нещиро. А значить - буде сприйнято радше негативно або швидко забудеться.

2. Після звернення напишіть, від кого і кому висловлюється подяка. Вона може виходити від імені компанії, від керівника особисто або від одного з топ-менеджерів вашої організації (начальника відділу і т.д.). Це залежить від приводу для вираження подяки. Майте на увазі, що торговельне співробітництво, фінансові операції - це взаємини між компаніями, тому лист подяки відправляється відповідно від компанії до компанії. Напишіть: «ТОВ« Інвест »висловлює подяку ...» або «Від імені компанії« Літо »і себе особисто дякую ...».

Подяка на адресу колективу або співробітника керівник висловлює від свого імені: «Висловлюю подяку вашому колективу ...», «Ми щиро вдячні ...». Якщо лист подяки адресовано персонально одному або декільком співробітникам, обов`язково використовуйте звернення «Ви»: «Від імені всієї компанії висловлюю подяку Вам». Якщо колектив численний, не варто перераховувати більше п`яти-семи прізвищ. В такому випадку краще згадайте керівника відзначився відділу (служби).

3. Причин для подяки може бути багато. Однак в тексті листа-подяки не можна узагальнювати «за все хороше». Уникайте шаблонних фраз, конкретизуйте, що послужило приводом саме зараз висловити подяку. Для співробітника це: професіоналізм у виконанні поставленого завдання, пильність, запобігла нещасний випадок і т.д. Для партнерів: поставка важливого для запуску заводу обладнання, підтримка великого заходу або спеціальні вигідні умови. І знову - уникайте загальних фраз, конкретно викладіть, за що саме ви дякуєте, як це допомогло вашій компанії або навіть всієї галузі, особисто керівнику.

Не бійтеся використовувати похвалу і теплі слова на адресу одержувача листа-подяки, але не скачуйтеся до лестощів. Щоб не відчувати труднощів, використовуйте формулу зразкового змісту: «Ваш досвід / внесок в ... важко переоцінити / не має собі рівних» і т.п.

Відео: 25.08.2015 Ірина Стражеска про те, як правильно написати діловий лист

Текст листа-подяки повинен бути коротким, займати не більше половини листа. Тому, конкретизуючи досягнення, уникайте деталей, особливо цифр, якщо тільки «план перевиконано на 200%», що і послужило приводом для висловлення подяки.

Текст листа-подяки повинен закінчуватися на позитивній ноті, побажаннями майбутніх успіхів, особливо якщо воно адресується бізнес-партнерам. Висловіть упевненість у майбутній співпраці. Таким чином ви не тільки висловіть подяку за вже звершення справи, але і підкреслите зацікавленість у продовженні відносин: «Сподіваємося на подальшу плідну співпрацю з Вами». Якщо таке формулювання пропустити, лист може бути сприйнято як прощання.

Візовий збір: правила оформлення і порядок роботи

Як оформляти листи подяки

Листи подяки повинні бути написані на фірмовому бланку компанії. Найкраще використовувати для таких листів хорошу щільний папір, не обов`язково білого кольору, допустимі, наприклад, кремові відтінки. Всі реквізити компанії повинні бути вказані в шапці листа.

Правила хорошого тону вимагають, щоб подячний лист був написаний від руки. Допускається і друк на принтері, але бажано підібрати при цьому рукописний шрифт, легко читається, без зайвих завитків (наприклад, Alexandra Zeferino One, English Script, Cassandra). Але все одно це буде допущення. Найкращий варіант: знайти серед співробітників «каліграфа», що володіє гарним, чітким, стійким почерком і дати йому переписати набіло вже підготовлений, вивірений стилістично і граматично текст.

Пам`ятайте, що для більшості людей подячний лист - еквівалент грамоти, привід для гордості, і часто такі листи прикрашають стіни кабінетів. Тому лист подяки має бути відповідним чином оформлене - «під рамку»: великий шрифт, чітка «повітряна» структура основного тексту (2-3 коротких абзацу).