Електронні документи

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• Що може вважатися юридично значущим електронним документом?
• Які основні переваги електронних документів?
• Наскільки виправдані поширені помилки про електронні документи?

Електронні документи: суть поняття

З точки зору класичної науки електронним документом вважається інформація, зафіксована на матеріальному носії, для передачі якій в часі і просторі з метою зберігання і використання використовуються засоби обчислювальної техніки та електрозв`язку. З цього визначення випливає, що даний вид документів має технологічною специфікою. Інформація, в тій формі, в якій вона зафіксована, не може сприйматися людиною. Для цього потрібно процес декодування.

Чинне законодавство (Федеральний закон «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» від 27.07.2006 N 149-ФЗ), в свою чергу, визначає електронні документи як "документовану інформацію, представлену в електронній формі, тобто у вигляді, придатному для сприйняття людиною з використанням обчислювальних машин, а також для передачі по інформаційно-телекомунікаційних мереж та обробки в інформаційних системах ".

Як секретарю створити електронний архів документів

Будь-який електронний документ повинен відповідати таким умовам:

• бути створеним, оброблятися, зберігатися і передаватися з використанням програмних і технічних засобів;
• мати встановлену законом структуру і включати реквізити, що дозволяють її ідентифікувати;
• мати зрозумілу для сприйняття людиною форму подання.

Електронні документи мають однакову юридичну силу з паперовими аналогами, фактично прирівнюються до них. Гарантами юридичної сили вважаються:

• відповідність формату;
• наявність обов`язкових реквізитів (найменування, порядковий номер, назва організації-укладача, місце створення і підписання і т.д.);
• електронно-цифровий підпис (ЕЦП), отримана в законодавчо встановленому порядку;
• застосування ЕЦП сертифікованими засобами телекомунікацій;
• наявність угоди сторін про її застосування або регламенту, що визначає порядок ведення цифрової документації.

10 очевидних переваг електронних документів

Електронні документи в сучасному діловодстві використовуються в першу чергу для того, щоб підвищити ефективність і швидкість процесів документообігу. При цьому відмова від паперової документації не можна вважати основною метою. На жаль, у вітчизняному діловодстві електронний документообіг багато в чому прирівнюється до управління службовими паперами засобами сучасних технологій. По суті ж це поняття має на увазі оборот цифровий документації. При цьому вона знаходиться в електронній формі на всіх стадіях свого життєвого циклу: від моменту створення до передачі на зберігання в архів.

На даний момент велика частина таких документів звертається всередині компанії. Ступінь готовності сучасного суспільства і його структур до повсякденного використання нових технологій досить невисока. Діловодство все ще має змішаний характер, а всілякі системи електронного документообігу (СЕД) до сих пір знаходяться в стадії розвитку і вкорінення в організаційній структурі підприємств. Тим не менше, використання електронних документів має ряд незаперечних переваг.

1.Зниження витрат на управління документаційному потоками і архівне зберігання

Паперовий документообіг може бути дуже трудомістким і дорогим, з огляду на всі існуючі вимоги до зберігання та передачі документації. У цифровому середовищі ці процеси можуть бути автоматизовані.

2.Економія часу за рахунок підвищення ефективності співробітників

Використання СЕД звільняє співробітників від паперової роботи, тобто економить їх час, дозволяючи приділяти більше уваги основних обов`язків.

3.Можливість швидкого пошуку

Індексування, використання метаданих і повнотекстовий пошук значно прискорює процес пошуку. Це, в свою чергу, підвищує ефективність багатьох адміністративних процесів.

4.систематизація

Використання тегів, категорій і підкатегорій, метаданих не тільки спрощують пошук, але і дозволяють систематизувати масив даних для їх організованого зберігання.

5.Не залежний від часу і місця доступ до документації

Відео: Електронні документи. Що це?

Хмарні сховища дозволяють здійснювати доступ в будь-який час в будь-якому місці, незалежно від використовуваного пристрою.

Передача електронних документів в архів організації

6.Централізованное зберігання

Системи електронного документообігу, засновані на хмарних технологіях, дозволяють зберігати величезні масиви даних. Навіть якщо компанія володіє складною організаційною структурою і великими обсягами документальних потоків, будь-яка інформація може бути своєчасно знайдена.

7.Високий ступінь захисту інформації

Дані в цифровому форматі легше захистити від несанкціонованого доступу і зміни. Сувора політика контролю і безпеки дозволяє передавати конфіденційну інформацію без ризику її розголошення. Крім того, інформація в цифровому форматі набагато менше схильна до ризику знищення в силу непереборних обставин: стихійного лиха або пожежі.

8.Можливість спільного використання

Можливість спільної роботи декількох співробітників (перегляд, редагування та узгодження) значно прискорює багато управлінські процеси.

9.контроль версій

Використання сучасної СЕД дозволяє вирішити проблеми актуальності інформації. Співробітник завжди зможе знайти останню версію, навіть при наявності декількох варіантів.

10.Зниження впливу людського фактора

Електронний документообіг дозволяє практично повністю виключити помилки, викликані людським фактором, в основному, втрати службової документації.

Поширені помилки про електронні документи

Незважаючи на очевидні плюси використання електронних документів в деяких аспектах діяльності, помилки, пов`язані з ними, до сих пір дуже сильні. Дійсно, існують об`єктивні причини, що заважають широкому впровадженню СЕД:

• відсутність єдиного розуміння терміна "електронний документ" і уніфікованого методологічного апарати;
• традиційне уявлення офіційного документа виключно в паперовому варіанті;
• побоювання за надійність систем документообігу і недовіра до цифрового формату даних;
• прецеденти повернення до паперових документів і введення вимог до зберігання важливих документів тільки на папері.

Проте, цифрові дані становлять значну частину сучасного діловодства, а зростання числа компаній, які вигідно відрізняються внутрішній паперовий документообіг цифровим, дозволяє говорити про тенденції зміцнення їх позицій. Безумовно, цьому заважають деякі забобони, що збереглися в діловому співтоваристві:

• Паперові документи легше систематизувати

Що стосується офісних паперів, то вони, в переважній більшості, давно переведені в цифровий формат. Так їх набагато легше створювати, редагувати, розмножувати і пересилати. Крім того, потрібну інформацію в цифровому форматі набагато легше знайти за рахунок можливостей контекстного пошуку, який практично неможливий в паперовому діловодстві. Менших зусиль вимагають створення резервних архівів і страхових фондів. Комплексний підхід до розробки і впровадження СЕД дозволяє прискорити прийняття рішень і підвищити їх якість.

Система електронного документообігу. Регламентуємо роботу!

• Паперовий документ засвідчується печаткою і підписом, отже, надійніше

Це не зовсім так: електронні документи законодавчо прирівнюються до паперових аналогів. Одним з показників їх юридичної сили вважається електронний підпис юридичної особи (ЕП). Вона являє собою зашифровані дані, що підтверджують авторство і справжність інформації, і дозволяє підприємцям укладати контракти, обмінюватися і здавати бухгалтерську звітність.

• Електронні документи легко викрасти і передати третім особам без відома власника

Відео: Рафаїл Берестов Електронні документи не брати. 2015год

Сучасні СЕД дозволяють використовувати захищений протокол передачі даних. Доступ здійснюється за сертифікатом електронного підпису і парі логін-пароль. Облікові паролі зберігаються в закодованому вигляді на сервері, а сертифікат - у користувача системи. Для особливо конфіденційної інформації застосовується технологія захищених хмарних сховищ.

• Електронні документи ускладнюють роботу з контрагентами

Це найбільш поширеною оману серед компаній з великим числом контрагентів. Електронний документообіг дозволяє скоротити часові витрати на 80%: обробка і пересилання займають набагато менше часу. Середній показник підвищення ефективності праці співробітників при часткову відмову від паперової документації становить 25%. Час, що витрачається на обробку та внесення коригувань, також значно скорочується. Сучасні СЕД дозволяють об`єднати контрагентів в єдиному цифровому просторі і налаштувати процес обміну даними найбільш зручним способом.

Отже, паперовий документообіг поступово відходить у минуле. Електронні документи скорочують часові та матеріальні витрати, дозволяють аналізувати інформацію і приймати рішення більш оперативно. Перехід до них є логічним для будь-якої сучасної компанії.