Особистісно та професійно важливі якості секретаря, офіс-менеджера і помічника керівника

Метою даної статті є аналіз основних особистісних характеристик і простеження того, як саме особистісно важливі якості (ЛВК) трансформуються в професійно важливі якості (ПВК).

Всім відомо, що офіс-менеджер, секретар і особистий помічник по роду діяльності працює не тільки з паперами, комп`ютером, але і з людьми. Отже, такий співробітник (особливо це відноситься до секретарям) є "візитною карткою" компанії.

Відео: Керівник. Якості Керівника. Що Повинен Уміти Кожен Керівник?

Адже перший, кого ми бачимо, приходячи в організацію, або чуємо, набираючи номер фірми, - це, безсумнівно, секретар! Таким чином, цей адміністративний співробітник повинен відповідати своєму статусу і становища. Йдеться в першу чергу, звичайно, не про зовнішній вигляд (хоча він грає не останню роль!), А про особистісно важливих рисах.

Що таке ЛВК?

В першу чергу давайте розберемося з тим, що означає термін "особистісно важливі якості". Описуючи людини, можна виділити величезну кількість різних рис характеру, іноді навіть суперечать один одному. Особистість - структура багатогранна, при цьому (що найголовніше!) Цілісна і неподільна. Тому в ділових комунікаціях проявляються всі без винятку риси характеру людини! Крім того, ми вважаємо, що при дослідженні ЛВК не можна залишити без уваги особливості темпераменту, а також такі психічні процеси, як пам`ять, увага, сприйняття, здатність до узагальнення і класифікації та ін. Однак під особистісно важливими якостями розуміються тільки ті, які є основою для формування ПВК.

Приклад з особистого досвіду: займаючи посаду тренінг-менеджера в одній великій торговельній російської компанії, я брала активну участь в розробці критеріїв для атестації продавців, які працюють в мережевих магазинах. Спільно з HR-фахівцями ми виділили п`ять особистісно важливих якостей, на основі яких були сформовані ті самі вищезгадані критерії оцінки професіоналізму. Число "п`ять" обумовлено тим, що в тій компанії стандарт обслуговування покупців включав в себе п`ять етапів. У таблиці вказані ці ЛВК і відповідні їм ПВК:

збільшити документ

Звичайно, перераховані п`ять якостей далеко не повністю описують профіль особистості.

Продавцю також може бути властива акуратність або агресивність, щоб вміти постояти за себе в процесі спілкування зі складними клієнтами, а також і багато інших якостей. Але ці якості не є для компанії особистісно важливими, тому що процес продажу відбувається завдяки саме тим п`яти, які вказані в таблиці.

Ми наводимо цю таблицю для того, щоб наочно показати, що переклад ЛВК в ПВК присутній в будь-якій професії. Може бути, ви вже зараз, читаючи цю статтю, зрозуміли, які саме ваші ЛВК затребувані на вашому сьогоднішньому місці роботи.

Наприклад, доброзичливість і стресостійкість точно знадобляться для ділової взаємодії в офісі будь-якої компанії! А зазначені в коментарях етапи продажів (їх теж п`ять) по суті є універсальними етапами комунікації як в діловому, так і в особистому спілкуванні.

У заключній статті попереднього циклу ми вже писали про те, що існують етапи розвитку групової динаміки, де на перше місце ставляться почуття і емоції, що виникають в процесі комунікацій. Тут же ми акцентуємо увагу на діях партнерів по спілкуванню. Крім того, процес продажу відноситься не тільки до придбання товарів і послуг. У широкому сенсі слова кожен з нас "продає себе" як професіонала на ринку праці. Детальніше ми розглянемо процес самопрезентації в статті номер два, де мова піде про співбесіду.

Про які ж конкретно ЛВК йдеться для представниць вашої професії?

Основні ЛВК для секретарів, офіс-менеджерів, помічників керівників

Ми виділили шість ЛВК:

1. Відповідальність і організованість.
2. Лідерські якості.
3. Працьовитість і посидючість.
4. Доброзичливість.
5. Лабільність психіки.
6. Винахідливість і сміливість.

Тепер розберемо кожне якість окремо. Як відомо, фундамент формування особистості закладається в дитинстві. Тому при описі ми будемо наводити приклади того, як ті чи інші ЛВК проявляються у дітей. Читаючи викладені нижче опису, спробуйте знайти ці риси в собі і оцінити їх по якоїсь зручної для вас шкалою (п`ятибальною, у відсотках і т. Д.). Отже, приступимо:

Відповідальність і організованість. Ці якості означають, що їх володар здатний відповідати за результати своєї діяльності і раціонально організувати процес. Помилково вважати, що ці якості виробляються тільки з досвідом роботи і підвищенням рівня професіоналізму!

Про рівень організованості можна зробити висновок на підставі того, послідовно людина виконує поставлені завдання або перескакує з однієї справи на іншу, втрачаючи при цьому час і сили.

Відео: Професія "діловод"

Лідерські якості. У ранньому віці лідерські якості проявляються тоді, коли дитина виступає в ролі "заводили" в дитячих іграх і забавах. Може бути, вам здасться дивним те, що ми розглядаємо лідерські якості як одну з рис, необхідних секретарям і помічникам. Швидше можна було б припустити, що такий неформальний лідер в дорослому віці перетвориться в лідера формального, тобто безпосередньо в начальника. Але ми, забігаючи вперед, скажімо вам вже зараз про те, що лідерські якості дитини (особливо у дівчаток) в дорослому віці часто трансформуються в ініціативність - якість, яке необхідно представницям вашої професії для особистого розвитку і кар`єрного зростання.

Працьовитість і посидючість. У психологічному сенсі означає стійкість до монотонності. Тобто здатність виконувати повторювані одноманітні дії без втрати якості.

Ці риси виробляються у школярів молодших класів, коли вони вчаться на прописах, виписуючи одні і ті ж палички і гачечки. Жінкам в цьому сенсі пощастило більше. Стійкість до монотонності це властивість слабкого типу нервової системи. Як відомо, більшість жінок мають саме таким типом нервової системи.

Доброзичливість. Це відкрите ставлення до людей і в цілому до світу, вміння бачити у всьому в першу чергу позитивну сторону. Але навіть якщо ви насправді прекрасно ставитеся до людей, щиро бажаєте всім тільки добра, але при цьому добре ставлення заховано всередині вас, то оточуючим складно розпізнати в вас доброзичливу людину! Для ефективного спілкування необхідні зовнішні прояви цієї якості - посмішка, жести, інтонація. Крім цього дуже важливо вміти знаходити щирі і добрі слова для того, щоб похвалити людини, привітати або віддячити.

Лабільність психіки. Це властивість швидко і без втрати якості перемикатися між різними справами. Вважається, що жінки вміють справлятися з декількома справами одночасно. З психологічної точки зору все йде трохи інакше. Виконуючи кілька справ одночасно, жінка завжди контролює щось одне знаходиться в фокусі її уваги в даний момент, при цьому інші завдання виконуються "на автоматі". Справа в тому, що жіноча психіка влаштована таким чином, що жінці легше, ніж чоловікові, швидко перемикати увагу між різними видами діяльності.

Винахідливість і сміливість. Необхідні в складних ситуаціях, які можуть мати місце навіть в ранньому дитинстві. Один із прикладів-дитина загубився. Сама неадекватна його реакція в цьому випадку наступна: якщо він буде мовчки стояти або ходити по вулицях. Інший варіант - плакати і кричати. Дві моделі поведінки є крайні форми реакції на стрес: істерика і ступор. Найкращим виходом для малюка буде попросити кого-небудь дорослого допомогти відшукати батьків. Незважаючи на те що більшість жінок мають слабким типом нервової системи і погано справляються з ситуаціями, де психологічна напруга дуже сильно, все-таки до дорослого віку більшість з нас навчаються більш-менш адекватно реагувати на ті чи інші стресові ситуації.

Ми не сумніваємося, що ви володієте всіма перерахованими вище якостями і сподіваємося, що вам вдалося виявити як свої сильні сторони, так і зони росту. Крім цього, слід пам`ятати про те, що всього повинно бути в міру. "Тільки доза робить ліки отрутою, і отрута ліками", - писав швейцарський лікар і алхімік Парацельс. Навіть найкращі наші прояви, виражені занадто перебільшено, перетворюються в недоліки. Ви напевно можете привести масу таких прикладів!

Так, надмірні відповідальність і організованість перероджуються в перфекціонізм. Терплячі і працелюбні люди ризикують перейти в розряд трудоголіків. Людей, які проявляють ініціативу занадто часто, називають вискочками, а дуже вже доброзичливих - фамільярними. Така якість, як лабільність психіки, в крайньому ступені його прояви переростає в відволікання. І, нарешті, стресостійкість може трансформуватися в таке неприємне явище, як емоційна тупість.

Все це важливо розуміти для того, щоб "не переборщити" в прагненні поліпшити "оцінки", які ви самі собі поставили, аналізуючи ту чи іншу якість.

Порівнюємо ЛВК і ПВК

Тепер давайте проведемо паралель - як особистісно значимі якості (ЛВК) пов`язані з професійно важливими якостями (ПВК). У загальному сенсі професіоналізм - це сукупність знань, умінь і навичок, необхідних для якісного виконання завдань в будь-якій сфері діяльності. Яким чином відбувається трансформація ЛВК в ПВК?

Особистісно значимі якості є основою професійно важливих якостей.

Цікавий факт: буває так, що основою будь-якого одного ПВК є кілька ЛВК. Наприклад, навичка ведення презентації ґрунтується на цілому ряді таких особистісно важливих якостей, як демонстративність, багатий лексикон і поставлений голос, здатність до узагальнення і категоризації, артистизм і доброзичливість. Зустрічається і зворотна ситуація: коли один і той же ЛВК як елемент входить в різні ПВК. Наприклад: здатність до узагальнення і категоризації є необхідною умовою не тільки для формування навичок ведення презентації, але також і для успішного менеджменту, аналітичної роботи та багато чого іншого.

Тепер давайте розберемося, в основі яких ПВК лежать згадані вище ЛВК?

ЛВК № 1 - відповідальність і організованість - перетворюються в такий важливий якість, як ПВК № 1 - старанність.

Наприклад, коли виникають якісь термінові завдання, потрібно розподілити час так, щоб поточні справи не постраждали. В результаті керівник може бути впевнений в тому, що секретар або помічник здатний працювати самостійно і готовий прийняти на себе відповідальність за виконання завдань, поставлених керівником, в межах своєї компетенції.

З точки зору комунікаційної ефективності, ПВК старанність означає, що інформація про стан справ надходить керівнику своєчасно і в повному обсязі, так само як і розпорядження начальника транслюються таким же чином.

ЛВК № 2 - лідерські якості - в дорослому віці є основою для такого властивості, як ініціативність (ПВК№ 2). Це особистісне якість приходить на допомогу в ті моменти, коли "не у кого спитати». Ініціативний людина здатна взяти на себе відповідальність у складній ситуації, коли немає можливості ні з ким проконсультуватися.

При відсутності форс-мажорних обставин саме ініціативність дозволяє офіс-менеджеру поглянути на роботу офісу з "висоти пташиного польоту" і, можливо, внести якісь поліпшення. Однак, проявляючи ініціативу, потрібно уважно проаналізувати наслідки.

ЛВК № 3 - працьовитість і посидючість - просто необхідні для того, щоб освоїти професійні навички, які потрібні для роботи, наприклад: знання комп`ютера і оргтехніки, вміння друкувати сліпим методом, володіння іноземними мовами і основами діловодства.

ЛВК № 4 - доброзичливість. Щире і відкрите ставлення до людей допомагає налагоджувати контакти з начальством, колективом і зовнішніми контрагентами і, без сумніву, лежить в основі комунікабельності (ПВК № 4). Так як доброзичливі люди приємні в спілкуванні, що оточують охоче підтримують контакт з ними. Тому ми вважаємо, що саме ця властивість допомагає підвищити ефективність комунікації.

ЛВК № 5 - лабільність психіки - трансформується в ПВК № 5, тобто вміння вирішувати кілька завдань одночасно. Це безцінне якість для секретарів, офіс-менеджерів і помічників, в коло завдань яких входить виконання великої кількості різноманітних завдань і координування різних процесів, що відбуваються одночасно.

ЛВК № 6 - винахідливість і сміливість - основа такої якості, як стресостійкість (ПВК № 6). Це здатність в складних обставинах зберігати здоровий глузд і адекватно реагувати на ситуацію. Ділові комунікації відбуваються не тільки в умовах звичайного режиму роботи, але також і в екстремальних ситуаціях.

Здатність зберігати самовладання і підтримувати комунікацію, не впадати в ступор або агресію, а підбирати правильні інтонації і слова - в таких форс-мажорних обставин дуже важлива.

Важливо розуміти, що пропонований нами список ЛВК і ПВК є тільки приблизний перелік якостей, необхідних для успішної роботи секретаря, офіс-менеджера і особистого помічника.

Це пояснюється двома причинами: по-перше, коло обов`язків цих фахівців різниться в залежності від розміру компанії, специфіки діяльності і т. Д.

По-друге, оскільки аудиторія наших читачів неоднорідна, ми хочемо підкреслити той факт, що були виділені шість універсальних ЛВК і ПВК, необхідних і секретарю, і, звичайно ж, особистому помічникові керівника. При цьому зазначені якості присутні не однаковою мірою у представників різних посад.

Наприклад, ініціативність у особистого помічника керівника повинна бути вище, ніж, скажімо, у вечірнього секретаря служби ресепшен.

Дорогі друзі, пам`ятайте про ці моменти, інакше запропонований перелік перетвориться в "середню температуру по лікарні `, тому корисно розглядати ці характеристики, враховуючи особливості саме вашої компанії.

Відео: ЧЕЧНЯ.Псіхолог і Я. Як розвинути в собі ділові якості

Отже, наша перша стаття підійшла до кінця. До нових зустрічей на сторінках нашого журналу і удачі вам, дорогі читачки!

Шеломцева Ольга