Як правильно «продати» своє резюме: розбираємо типові помилки претендентів

Ви знаєте, в який приблизно компанії хочете працювати, може бути, навіть зрозуміли, яка сфера діяльності вас приваблює (реклама, консалтинг, юридичні послуги, надання послуг зв`язку і т. Д.) - і ось ви вже рветься приступити до складання самого резюме. Але давайте спочатку розберемося, яким має бути резюме і як воно може вам допомогти в непростій справі - пошуку роботи?

За великим рахунком, пошук роботи має схожість з рекламною акцією, де товар - це ви. В такому випадку резюме - це свого роду рекламна листівка про працівника, яка потенційному роботодавцю повинна розповісти про вас (і ваші "корисні властивості") і зацікавити його в цьому самому "продукті". Жоден роботодавець не візьме людини на роботу без попередньої співбесіди - це факт. Ось це запрошення і є справжня і єдина мета будь-якого резюме. Структура будь-якого резюме досить проста і багаторазово описана різними виданнями та онлайн-довідниками. Я хочу розповісти вам про неї ще раз, але в іншому ключі, з позиції потенційного роботодавця, супроводивши для наочності коментарями - прикладами з життя і моїми власними зауваженнями.

Назва бажаної посади

Говорячи про роботу секретаря в цілому, необхідно твердо розуміти, що секретарі здійснюють зв`язок між зовнішнім світом і внутрішнім світом компанії. Саме вони регулюють вхідні та вихідні інформаційні потоки фірми (телефонні дзвінки, документи, факси, розпорядження керівництва, службові записки, відвідування гостей і т. П.). Секретар - джерело інформації. А в сучасному світі кожні три роки обсяг інформації збільшується в два рази. І саме секретар - та людина, яка допомагає компанії не потонути в цьому інформаційному океані.

В "Кваліфікаційний довіднику посад керівників, фахівців та інших службовців" можна знайти такі посади: секретар-друкарка, секретар-стенографістка, діловод, секретар керівника, корпоративний секретар. Сучасний набір адміністративних посад збагатився офіс-менеджером, секретарем відділу, секретарем ресепшен, оператором колл-центру (на телефоні) і т.п.

Який функціонал на увазі роботодавці для найбільш затребуваних посад?

1. секретар ресепшен (Секретар-ресепшіоніст, оператор колл-центру, оператор на телефоні) - голос компанії.

Основний обов`язок такого співробітника - приймати і розподіляти телефонні дзвінки, зустрічати відвідувачів, зрідка - вести документацію (що входить, що виходить, внутрішню);

2. секретар-діловод (Фахівець ДОУ, фахівець канцелярії):

співробітник, що знаходиться на цій посаді, отримує, реєструє, розподіляє вхідну, вихідну, внутрішню документацію, він - регулятор паперових інформаційних потоків компанії;

3. секретар відділу (Офісу / компанії) - в цій спеціальності з`єднуються функції секретаря ресепшен і діловода;

4. секретар-референт (Він же - секретар одного з перших осіб компанії, особистий помічник, персональний асистент) - добре поставлений голос, професіонал-діловод, товариш керівника і на всі руки майстер відділу / підрозділу / департаменту / напрямки / одного з перших осіб компанії;

5. офіс менеджер - секретар, вміє приймати і розподіляти телефонні дзвінки, що займається документами, відвідувачами і знаходить час для створення комфорту в офісі (відстежує стан прибирання і ремонту офісних приміщень / техніки, наявність чаю, кави, води, канцелярських товарів тощо). Офіс-менеджер - це секретар;"домоправитель";

6. корпоративний секретар - секретар-юрист, що допомагає суспільству (корпорації) спілкуватися з його (її) акціонерами.

Це не найпоширеніша професія - вона вимагає неабияких знань законодавства і терпіння, особливо при організації зборів акціонерів, яких може бути до безкінечності.

При пошуку роботи варто чітко уявляти, на яку посаду ви претендуєте, який функціонал хочете виконувати: секретар ресепшен, секретар-референт, діловод, оскільки кожна з цих вакансій має синонімічні назви. І багато кадрових працівники при пошуку потрібного резюме будуть орієнтуватися на максимальну кількість ймовірних назв однієї посади. Крім того, у кожної з цих спеціальностей є свої особливості.

Так, персональний асистент (або секретар-референт) повністю залежить від свого керівника, він прикріплений до нього, до його робочого дня (тобто з 8-00 до 22-30 - це, вважай, навіть дуже рано закінчили). Тому якщо ви розраховуєте на посаду секретаря першої особи компанії у вільний від навчання на денному відділенні час з 15-00 до 20-00, варто відмовитися від цієї затії і подумати про більш реальною вакансії оператора колл-центру.

Я не беру до уваги адміністративного директора або керівника секретаріату, оскільки це ті аси, які знають всі нюанси адміністративної та господарської діяльності.

Тільки після визначення найменування посади (тобто того, КИМ і ДЕ працювати), можна детально опрацьовувати резюме, окремо загостривши увагу потенційного роботодавця на вигідних для конкретної посади і застосовних в конкретній сфері нюансах.

Зарплатні очікування

В Інтернеті та кадрових спільнотах йде запекла боротьба з питання про те, треба чи не треба вказувати цей пункт в своєму резюме. Одні стверджують, що "за хорошого фахівця ніяких грошей не шкода", інші вважають, що "проти бюджету нікуди не попреш". Особисто я стою на стороні друге. У кожній компанії є бюджетна "вилка" - яку суму компанія готова заплатити за потрібний їй товар. Якщо ви вкажете ту суму, на яку ви розраховуєте, то це значно заощадить час як потенційним роботодавцям, так і ваше - не буде зайвих переговорів. Тільки здраво обдумайте свою планку. Якщо у вас зовсім немає ніякого досвіду роботи, то на ставку досвідченого офіс-менеджера задивлятися не варто.

Особисті дані

В принципі, з самої назви цього сектора резюме зрозуміло, що саме тут необхідно написати. Прізвище, ім`я та по батькові потрібно писати без скорочень, без ініціалів (роботодавець повинен знати, як до вас звертатися при дзвінку, під час запрошення на співбесіду). Краще вказувати місце проживання (вулиця, будинок), щоб у роботодавця складалося уявлення, як багато часу на дорогу буде у вас йти.

Навіщо потенційному роботодавцю знати, як довго ви добираєтеся?

Щоб розуміти, чому ви спізнюєтеся, чому ви вранці приїхали така пом`ята, без дотримання дрес-коду і протягом дня так втомлюєтеся - встали рано, не виспалися, в електричці за вихід на потрібну станцію побилися, спідницю порвали про чийсь валізу, довелося екстрено переодягатися в запасні джинси і т.п. Тут ви самі повинні віддавати собі звіт - впораєтеся ви з таким ритмом життя або краще підшукати місце ближче, щоб не "гвалтувати" себе і не підводити майбутнього керівника і співробітників. Причому, ви повинні визначитися з цими питаннями заздалегідь, щоб не втратити також і свого часу.

Що ще потрібно вказувати в резюме?

Ваші координати для зв`язку - телефони, адреси електронної пошти, ідентифікатори в месенджерах, наприклад, в Skype (останнє - якщо потрібно і вітається роботодавцем).

Так, в резюме звертають на себе увагу адреси електронної пошти з логінами kisonka, kotyonok, mona-lisa або lapa1989. Вони легковажні. А навіщо мені, як потенційному роботодавцю, співробітник з вітром в голові? Більш серйозними на їх фоні виглядатимуть адреси makarova-e-a, s.smirnova або nchirkova. Те ж саме справедливо і для логінів месенджерів.

Багато хто вважає зайвим писати про сімейний стан. Хтось вважає це ганебним, хтось особистим. Але зрозумійте, будь ласка, одне: роботодавець, як і покупець на ринку, уважно оглядає і відбирає товар, який він збирається купити - і він має на це право.

Якщо у вас є маленька дитина, то тут можуть виникнути складності - дитину потрібно забирати з садка, а значить, співробітник буде часто відпрошуватися, так як діти регулярно заболевают- з дітьми на літо їдуть до моря і т.п. Якщо панянка заміжня, а дітей у неї немає, то великий шанс, що вона скоро піде в декрет і доведеться роботодавцю знову витрачати свій час і гроші на пошук, навчання, виплату зарплати і декретних. Однак для досить серйозної людини з усталеним ставленням до роботи і налагодженою взаємодією "сім`я-робота" перераховані вище проблеми не мають значення - головне, повторимося, віддавати собі звіт і прояснити роботодавцю ситуацію, якщо він здасть відповідні питання на співбесіді.

вік. У деяких ситуаціях це камінь спотикання. І я розумію, коли жінка старше 30 не вказує свій вік. Але юної леді не варто цього робити. Деякі працедавці в голові чітка установка - якщо віку немає, значить, панянка "у віці", тому на секретарської позиції їй робити нічого, тобто багато хто не будуть навіть розглядати резюме без вказівки віку! Для багатьох компаній все ще поширений цей стереотип, тому як "простих" секретарів воліють молодих і спритних, оскільки всім зрозуміло, що це стартова позиція.

Ми, звичайно, не маємо на увазі випадок з фахівцями і професіоналами своєї справи, які чітко знають, навіщо вони йдуть на ту чи іншу позицію - для таких людей вік за тридцять нічого очікувати бути проблемою, а буде свідчити про солідний досвід роботи і професіоналізм.

Втім, навіть якщо ви не вкажете вік в резюме, роботодавець може запитати про нього під час розмови по телефону або на співбесіді.

Я сподіваюся, ви ще не забули, що мета резюме - запрошення на співбесіду? Ні? Тоді йдемо далі.

Ось, до речі, ще один момент резюме, що відноситься до особистих даних, - Світлина. Підкажіть, будь ласка, навіщо вона потрібна? По суті, для того, щоб дати уявлення про те, як ви виглядаєте. Найчастіше по фотографії відстежують так звану "презентабельну" зовнішність, тобто обличчя. Ось і показуйте ОСОБА! Для чого мені, як потенційному роботодавцю, знати, як ви будете веселитися в клубі, робите "поцілунок", знімаючи себе на телефон, або нюхаєте квіточку? Яке уявлення про вас я винесу з цих фотографій? Краще поставити фотографію, де ви на робочому місці або на виставці - ці фотографії будуть мати відношення до роботи. Резюме - це не "Однокласники" і "Вконтакте" - це свого роду рекламна презентація вас як працівника. Ось і прикрашайте її, будь ласка, відповідними фотографіями.

Секретар - обличчя, голос і посмішка будь-якої компанії. Він, якщо хочете, її прапор, герб і гімн! Так уявіть ці "державні емблеми" з найвигіднішої для вас боку.

Освіта

Для позиції секретаря керівника (секретаря-референта, персонального асистента або особистого помічника) освіту дуже важливо. Цей співробітник зазвичай представляє інтереси одного з перших осіб компанії, він становить особисті листи, веде переговори на вищому рівні від імені свого керівника.

На замітку!

Як по людям судять по одягу, так і про керівника судять по його секретарю, тому секретарі перших осіб нерідко навіть більш освічені, ніж їх безпосереднє начальство.

Роботодавцями вітаються дипломи філологів, лінгвістів, технічних фахівців. Все залежить від пріоритетів безпосереднього керівника і напрями діяльності компанії. Для корпоративного секретаря, як ми вже згадували вище, часто необхідно юридичну освіту.

Однак для інших секретарських посад вимога про освіту не настільки суворе. Іноді досить повної середньої освіти або незакінченої вищої. Справа в тому, що в Росії готують фахівців в області діловодства та документаційного забезпечення управління всього лише в 12 вузах. Тому фахівець з профільним вищою освітою серед секретарів - рідкість. За такими екземплярами полюють, як за рідкісними видами тварин, що вимирають. Втім, наявність будь-якого вищого освіти завжди плюс - це означає, що людина може доводити почате до кінця, вміє спілкуватися з документацією, здатний вчитися новому, грамотно викладати свої думки, не губитися в стресових ситуаціях, бути багатозадачним.

Відео: Типові помилки на співбесіді

Якщо ж кандидат на вакансію секретаря закінчив курси діловода, секретаря-референта (є ряд високо цінуються курсів в РДГУ, при МЗС, деякі інші), то це обов`язково потрібно вказати в резюме відразу після даних про вищу освіту.

Фахівці кадрового діловодства рекомендують даний блок оформляти в хронологічному порядку, починаючи з більш раннього отриманої освіти і переходячи до більш пізнього, і окремо перерахувати додаткову освіту. Яким чином ці відомості оформляються в резюме?

Рік початку - рік закінчення навчання, повне найменування навчального закладу (абревіатура дається в дужках), спеціалізація, по якій навчалися, і отримана спеціальність. Наприклад: вчилися в Державному Університеті Управління (ГУУ), спеціалізація - менеджмент організації, стали менеджером (спеціальність за дипломом).

Ще один важливий момент: якщо ви ще отримуєте вищу освіту, то саме тут (в дужках) варто вказати, яким саме чином ви вчитеся - денний, вечірнє, заочне відділення, навчання у вихідні, навчання сесійне (40 днів на рік), дистанційне ( без відриву від виробництва, через Інтернет) і т.п. Навіщо? Щоб роботодавець знав, до чого готуватися, а також відразу розумів - чи варто йому з вами зустрічатися, витрачати ваш і свій час на розмову, - ви з ним можете не зійтися за графіком роботи.

Жодна розсудлива роботодавець не піде на такий ризик! Найвдалішим рішенням в цій ситуації будуть дистанційне навчання або навчання у вихідні дні.

Досвід роботи

Зазвичай на секретарську посаду набирають співробітників без досвіду або з мінімальним досвідом роботи. Вважається, що дана професія - для низько кваліфікованого персоналу (це не відноситься до секретарям перших осіб, корпоративним секретарям та керівних посад). Однак як тільки роботодавець розуміє, що через секретаря проходить вся інформація з усіх аспектів "життя" компанії, що саме від секретаря залежить якість, своєчасність, оперативність робочих процесів, а значить, конкурентоспроможність компанії на ринку, то в плані досвіду роботи починають застосовуватися підвищені вимоги . Роботодавцю важливий чесний, кмітливий, серйозний і грамотний секретар.

На замітку!

Оскільки секретар будь-якого рівня повинен бути грамотним, то будь-які граматичні чи орфографічні помилки відразу знижують його бали в рейтингу у потенційного керівництва.

Значною перевагою буде правильний опис в резюме функціональних обов`язків, які раніше виконував співробітник.

 Досвід роботи зазвичай вказується в хронологічному порядку, але починаючи з останнього місця. Тобто спочатку вказується нинішнє місце роботи, нижче - попереднє, ще нижче - більш раннє і т.д. Варто вказувати ВСЕ місця роботи незалежно від того, були вони оформлені офіційно і вказані в трудовій книжці чи ні. Роботодавцю важливий ваш ДОСВІД РОБОТИ, оскільки він купує ПРАЦІВНИКА, а не трудову книжку. Зрештою, якщо у працівника трудової книжки зовсім немає, то по Трудовому кодексу РФ роботодавець зобов`язаний її завести. У будь-якому випадку саме з досвіду роботи роботодавець розуміє, чому доведеться доучувати співробітника, де доведеться переучувати, що потенційному працівнику вже відомо і т. П.

Досвід роботи вказується в такий спосіб: місяць і рік початку - місяць і рік закінчення роботи, назву організації, посаду та функціональні обов`язки. Додатково тут же можна згадати свої досягнення (особливо значущі проекти) і причину звільнення. Якщо ви приїхали з іншого міста, то доповнюйте, будь ласка, список зазначенням міста роботи.

Функціональні обов`язки

Є певний набір функцій, з яких складається функціонал секретаря в кожній організації. Це два основні блоки роботи: робота з телефонними дзвінками і робота з документацією. Описувати необхідно той функціонал, який дійсно виконувався - адже кожна компанія самостійно визначає додаткові обов`язки (замовлення канцелярських товарів, прийом гостей, протоколювання нарад, організація відряджень співробітників, координація роботи водіїв / кур`єрів, організація обідів для співробітників, замовлення візиток і т.п.) . Але! Описуючи функціональні обов`язки, слід пам`ятати про посаду, на яку ви претендуєте.

Хочете бути офіс-менеджером - окремо (краще вище інших обов`язків) пишіть про замовлення води і канцелярських товарів, хочете стати секретарем першої особи компанії - про замовлення віз, оформлення відряджень, виконання особистих доручень.

Залучення уваги покупця до вигідних якостям пропонованого товару - перша заповідь будь-якого продавця. А ми ж цього і хочемо - вигідно продати свої знання, час і досвід. Для того і шукаємо роботу. Хіба ні?

Багато роботодавців люблять цифри, наведені цифри. Що це таке?

Наприклад, для діловода таким показником буде кількість оброблюваної (реєструється) документації на рік / місяць - вхідної, вихідної. Для оператора колл-центру або секретаря ресепшен - кількість оброблюваних дзвінків в день / годину.

Так потенційному покупцеві вашої праці значно простіше буде визначити, "витягніть" ви пропонований обсяг роботи чи ні, які додаткові обов`язки можна вам доручити, щоб продовжити ваш розвиток і вам самим було б цікаво.

Так чи інакше, детально прописувати функціонал потрібно обов`язково. Дуже часто багато резюме відсіваються саме через нестачу інформації. По суті, цей блок - функціонал - і є найважливіше в резюме. Це саме те, що, власне, і продається кандидатом в секретарі, тому не можна нехтувати докладним описом цього пункту.

Досягнення на попередні місця роботи

Здавалося б, які можуть бути досягнення в роботі секретаря ресепшен? Вчасно передати інформацію, відпрацювати солідний термін без нарікань? Найголовнішим досягненням в цій професії є просування всередині компанії. Це означає, що секретар ресепшен проявив себе найкращим чином, за що і був винагороджений - компанія не упустила цінного співробітника. Також завжди існують разові проекти:

переїзд офісу, організація архіву компанії, уніфікація документів, розробка положення про підрозділ, правил внутрішнього трудового розпорядку, інструкції з діловодства, оформлення віз. Якщо під час роботи були подібні проекти, то їх обов`язково варто згадати.

Також має сенс вказати і причину звільнення з попереднього місця роботи. Але це ні в якому разі не повинні бути фрази в стилі "начальник - самодур" або "у них були завищені вимоги". У дорослої людини чотири головні мотивації: гроші, кар`єра, інтерес і визнання. Звідси випливають кілька основних причин такого кроку з точки зору мотивації: "недостатньо висока заробітна плата", "немає умов для кар`єрного зростання", "неможливість подальшого розширення повноважень" і т.п. Однак бувають і інші причини - розформування підрозділу / компанії, скорочення, ліквідація підприємства тощо

Важливо знати!

Зазначена причина звільнення може допомогти роботодавцю зрозуміти, що вами рухає при пошуку роботи, і в деяких випадках розробити спеціально для вас мотиваційний пакет.

 Дуже часто у претендентів виникає питання: "А як писати, якщо в одній компанії у мене було кілька посад?". Окремо! Все те ж саме - термін роботи в компанії, назва компанії, посада, функціонал, досягнення, причина відходу - "перехід на нову посаду". Вище цього пишемо - термін роботи в компанії, назва компанії, нова посада, функціонал, досягнення, причина відходу. Пам`ятаємо, що більш пізніше місце роботи, т. Е. Нинішнє або недавнє, розташовується вище, ніж більш раннє.

І ще один момент - що писати в резюме, якщо була перерва в роботі більше двох місяців?

Якщо в цей період ви нічим не займалися (наприклад, лежали в лікарні), то нічого не пишіть, а якщо ви під впливом зростаючої кількості дауншифтерів кинули роботу і рік були інструктором з дайвінгу, то це варто вказати, але щоб у роботодавця не виникли сумніви на ваш рахунок, рекомендуємо окремо пройти якісь навчальні курси (стенографія, машинопис і т.п.) за фахом. Це покаже серйозність повернення в професію, та й вам додасть впевненості у власних силах.

Особисті якості

Слово "секретар" не випадково перегукується зі словом "секрет" - воно походить від середньовічного латинського "secretarius", спочатку - довірена особа. Саме вміння зберігати секрети, залишатися лояльним (відданим) компанії, в якій працюєш, її керівнику, є найважливішими якостями для фахівців в даній області. На додаток до перерахованого вище йдуть ввічливість, швидкість обробки інформації.

Оскільки секретар працює не тільки з сухими даними, але ще і з людьми, яким він цю інформацію передає, то додатковим бонусом буде, якщо кандидат вкаже, що він любить піклуватися про інших. Для потенційного роботодавця таке формулювання означає наявність чаю та кави в офісі, відсутність конфліктів, стресостійкість і терплячість. Для офіс-менеджера гарною якістю буде хазяйновитість, а для деяких компаній важливо вміння працювати в парі.

додаткова інформація

Якщо у вас є переваги по територіальному розміщенню майбутнього місця роботи (центр, південь, станція метро "Кутузовская"), то це варто обумовити заздалегідь. Великим плюсом буде, якщо ви в своєму резюме вкажете, що вважаєте основною метою роботу секретарем. Це відразу ж виділить вас із загальної маси кандидатів. А якщо у вас ще є статті або були виступи на конференціях з професійної тематики, то в цьому розділі можна дати посилання на них.

Відео: Як підвищити продажі в бізнесі по ремонту квартир. Практичні напрацювання і аналіз помилок

Після того, як ви заповните всі блоки, описані в цій статті, то вважайте, що ви - герой і ваше резюме закінчено. Тепер можна перевірити деталі, адже саме в них, як вважають французи, криється диявол.

оформлення резюме

Окремо практично червоним рядком стоїть питання оформлення резюме. Я дуже прошу всіх шукачів - оформляйте резюме в єдиному стилі, одним шрифтом, одним кольором шрифту, виділяючи основне жирним (блоки), а важливе (те, на що хочете звернути увагу) - курсивом.

Наприклад, в блоці з функціоналом можна виділити курсивом «подвійне підпорядкування» або «організація переїзду офісу».

І, будь ласка, звертайте увагу на помилки. Я вже писала про це вище - секретар повинен бути грамотним. Йому часто доводиться виправляти помилки керівників, інших співробітників компанії. А якщо він своїх власних не бачить, як він побачить чужі? Яке уявлення зробить лист з помилками на партнера? Мабуть, таке ж, як і резюме з помилками на роботодавця - негативний.

Відео: Як готуватися до співбесіди

Мене періодично радують різні панночки, які працювали «помошник» або займалися замовленням «кОНСтоваров». Звичайно, онлайн-агентства на кшталт HeadHunter.ru, job.ru і інших автоматично представлять ваше резюме в шаблонному для них вигляді, але вони не поправлять за вас граматичні та орфографічні помилки, які не видалять непотрібні пропуски і не поставлять необхідні.

Інші нюанси: не варто робити одне універсальне для всіх роботодавців резюме. Справа в тому, що деякі західні компанії не звертають уваги на стать, вік, сімейний стан, фотографію та хобі потенційного працівника. Так само роблять і деякі творчі або IT-організації - їм важливі якість і своєчасність виконуваної роботи, а не колір волосся і релігійна приналежність. Однак в російських реаліях такі передові контори зустрічаються досить рідко. Але якщо ви націлені на них, то для цього варто створити окреме резюме, де описати "людським" мовою деякі моменти.

Відео: Як правильно скласти резюме: поради і готовий шаблон

Наприклад, володіння іноземною мовою на рівні Intermediate для деяких роботодавців прозвучить абракадаброю, але фраза «читаю матеріали зарубіжної преси в оригіналі» багато прояснить.

До речі, хочу нагадати, що резюме бувають не тільки електронними, а й паперовими. На співбесіду краще брати роздруковане резюме - на випадок, якщо у роботодавця його не буде. Таке резюме повинно уміщатися максимум на двох сторінках. При цьому паперовий варіант можна роздрукувати на якісному папері пастельних тонів, а фотографію зробити кольоровий. Резюме ні в якому разі не повинно бути пом`ятим або забрудненим - покладіть його на стіл інтерв`юеру в новому чистому конверті-файлі. Таке резюме запам`ятається роботодавцю надовго і стане додатковим плюсом при ухваленні рішення про прийом / неприйняття на роботу.

Про те, яким має бути фото для резюме, ми вже писали в одному з наших номерів в рубриці «Питання-відповідь». Див .: Довідник секретаря та офіс-менеджера. 2012. № 2, С. 34-36.

Отже, ви пішли всім викладеним в статті радам, склали резюме, направили його роботодавцю і з завмиранням серця чекаєте результату. Якщо ваше резюме зацікавить роботодавця, то він з вами зв`яжеться, щоб розглянути "товар" докладніше на співбесіді. Про правила проходження співбесіди ми поговоримо вже в наступній статті.

Поки ж будьте уважні при складанні свого резюме - рекламної презентації вас як фахівця для потенційного роботодавця вашої мрії. І удачі!