Про внесення змін до стандарт оформлення документів гост р 6.30-2003 (в порядку обговорення)

Спробуємо розібратися разом.

Національний стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »прийнятий і введений в дію постановою Держстандарту Росії від 03.03.2003 № 65-ст. Стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи, що відносяться до Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації (УСОРД): постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін. Стандарт встановлює склад реквізитів документів, вимоги до оформлення реквізитів і вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба Російської Федерації.

Історична довідка. ГОСТ Р 6.30-2003 є фактично четвертої редакцією стандарту, вперше розробленого в 1972 р, точніше, двох стандартів 1972 Першими стандартами були:

• ГОСТ 6.38-72 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »;
• ГОСТ 6.39-72 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Формуляр-зразок ».

Перший стандарт встановлював вимоги до оформлення документів, другий - порядок розташування і межі реквізитів у формулярі-зразку і вимоги до бланків документів.

Перші стандарти застосовувалися в органах державної влади, організаціях на території всієї країни. У 1990 р стандарти були перероблені, їх зміст було об`єднано в один стандарт - ГОСТ 6.38-90 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». Наступний етап - це оновлення стандарту в 1997 р і поява ГОСТ 6.30-97. У стандарт 1997 року постановою Держстандарту Росії від 21.01.2000 № 9-ст були внесені зміни (зміна № 1 до стандарту), в тому числі в оформлення деяких реквізитів (реквізити «Адресат», «Дата», «Відмітка про наявність додатка» та ін.).

У 2003 р стандарт був переглянутий, і був затверджений і введений в дію ГОСТ Р 6.30-2003, що діє в даний час.

Як ми вже відзначали, з моменту затвердження та введення в дію ГОСТ Р 6.30-2003 пройшло близько 10 років, за цей час практика документування пішла вперед, тому назріла необхідність зміни стандарту.

Коли державний стандарт оформлення документів підлягає оновленню?

Процедура розробки та затвердження національних стандартів Російської Федерації, проведення робіт по їх оновленню, а також правила скасування діючих стандартів встановлені ГОСТ Р 1.2-2004. Стандарт передбачає випадки, при яких національний стандарт підлягає оновленню (розділ 5.1 стандарту):

• якщо зміст стандарту увійшло в протиріччя з федеральними законами, іншими нормативними правовими актами Російської Федерації, технічними регламентами, цілями і принципами національної стандартизації та в результаті не задовольняє сучасним економічним, соціальним чи іншим потребам країни, в тому числі не відповідає рівню розвитку науки і техніки;
• якщо зміст стандарту перешкоджає дотриманню знову укладеного міжнародної угоди;
• якщо зміст стандарту суперечить змісту знову розробляється або іншого оновлюваного національного стандарту Російської Федерації (в тому числі міждержавного стандарту, введеного в дію в якості національного стандарту) або якщо ці стандарти дублюють один одного.

Ситуація, що склалася в даний час зі стандартом 6.30-2003, відповідає першій із зазначених причин, що дають підставу для перегляду стандарту. Слід зазначити перш за все розбіжності, які виникли в складі реквізитів документів в зв`язку з затвердженням Правил діловодства в федеральних органах виконавчої влади (Постанова Уряду Російської Федерації від 15.06.2009 № 477 «Про затвердження Правил діловодства в федеральних органах виконавчої влади»), а також той факт, що в порівнянні з 2003 р, коли затверджувався і вводився в дію ГОСТ р 6.30-2003, значно розширилася сфера використання електронних документів в управлінні, що, безумовно, повинно побут відображено в стандарті.

Яким чином може бути здійснено оновлення стандарту?

ГОСТ Р 1.2-2004 встановлено, що «оновлення чинного національного стандарту може бути здійснено шляхом його перегляду, розробки зміни до стандарту, а у виняткових випадках (при наявності помилок, помилок чи інших неточностей) - шляхом внесення поправки в стандарт».

Рішення про вибір варіанта поновлення стандарту (перегляд або внесення змін) приймає національний орган зі стандартизації на підставі пропозицій розробника стандарту, керуючись характером і змістом тих змін, які необхідно буде внести в стандарт. Робота з перегляду державного стандарту оформлення документів ГОСТ Р 6.30-2003 ще не почалася - це справа нехай і найближчого, але поки ще майбутнього. Проте готуватися до цієї роботи потрібно вже зараз, і від того, наскільки детально, всебічно і повно буде проаналізовано зміст стандарту, буде залежати результат - пропозиції про зміну стандарту і вибір форми оновлення, перегляд та затвердження нового стандарту або внесення змін до чинного стандарту . У зв`язку з цим потрібно також відзначити, що національним орган по стандартизації при перегляді стандарту може прийняти рішення про скасування стандарту, наприклад, у випадках, якщо неможливо усунути протиріччя між стандартом і діючої на момент перевірки стандарту нормативною базою, технічними регламентами, провести гармонізацію з міжнародними стандартами і т. п. В даний час підстав для скасування стандарту немає, оскільки немає непереборних протиріч між положеннями стандарту і вимог нормативних документів.

Якщо ж говорити про міжнародні стандарти, то в даний час немає міжнародних стандартів, що встановлюють конкретні вимоги щодо оформлення документів. Зазвичай правила і норми, що визначають склад документів і правила їх оформлення, регулюються національними нормами. Фактично про це говорить і міжнародний стандарт ISO 15489: 2001 і ідентичний йому національний стандарт ДСТУ ISO 15489-1-2007: розділ 7.1 стандарту містить положення про те, що документи створюються, надходять і використовуються в процесі здійснення ділової діяльності.

Для забезпечення безперервності ділової діяльності, дотримання відповідності нормативному середовищі і забезпечення необхідної звітності організації повинні створювати і зберігати автентичні, надійні і придатні для використання документи, а також захищати цілісність цих документів протягом необхідного часу. Для цього організації повинні розробляти і застосовувати в тому числі переліки документів для кожного процесу ділової діяльності та вимоги до інформації, що підлягає включенню до документи, а також рішення, якої форми і структури повинні бути створені і включаються в систему документи і які технології для їх створення і обробки слід використовувати.

Звичайно, форма і структура документів можуть бути визначені нормативними правовими актами (і в цьому випадку організації застосовують готові уніфіковані форми документів), але для значної частини створюваних документів їх форму і структуру визначають самі організації - автори документів. У цьому випадку саме ГОСТ Р 6.30-2003 використовується як єдиний методичний інструмент для розробки бланків документів, уніфікованих форм документів (шаблонів).

Проаналізуємо ГОСТ Р 6.30-2003 і сформулюємо основні напрями вдосконалення даного стандарту.

Аналіз ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 6.30-2003 визначає:

Відео: NormaCS. Система стандартизації ЕСКД. Частина 13. Стандарти серії ЕСКД. схеми

1) склад реквізитів документів-
2) вимоги до оформлення реквізитів документів-
3) вимоги до бланків документів.

Стандарт має додатки: А - схеми розташування реквізитів і Б - зразки бланків документів.

Розглянемо послідовно, які положення стандарту потребують змін і якими представляються ці зміни.

Склад реквізитів документів

Перше, що звертає на себе увагу, - це розбіжності в складі реквізитів між ГОСТ Р 6.30-2003 і Правилами діловодства в федеральних органах виконавчої влади (далі - Правила діловодства). Відмінності в кількості реквізитів пояснюються частково тим, що Правила діловодства призначені для федеральних органів виконавчої влади, а стандарт - для будь-яких організацій, як державних, так і недержавних. Саме з цієї причини відмінності в складі реквізитів виправдані.

Дійсно, є реквізити, які присутні в стандарті, але відсутні в Правилах діловодства з тієї причини, що при оформленні документів в федеральних органах виконавчої влади вони не застосовуються: герб суб`єкта Російської Федерації, код організації-основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи- ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП).

Оскільки сфера дії стандарту ширше сфери дії Правил діловодства, саме стандарт повинен включати весь коло реквізитів, що застосовуються при оформленні документів і використовуваних будь-якою організацією незалежно від її організаційно-правової форми. І в цій частині стандарт повинен бути доповнений як мінімум двома реквізитами, що застосовуються на практиці в документах, але відсутніх в чинному стандарті, а саме:

• герб (гербовий знак) або інший офіційний символ муніципального освіти;
• найменування посади особи - автора документа (реквізит посадової бланка).

Стандарт в чинній редакції в переліку реквізитів містить реквізити Державний герб Російської Федерації і герб суб`єкта Російської Федерації. Відповідно до чинного законодавства державні утворення можуть мати офіційні символи (герби, гербові знаки), це передбачено ст. 9 Федерального закону «Про загальні принципи організації місцевого самоврядування в Російській Федерації»: «Муніципальні освіти відповідно до федеральним законодавством і геральдичними правилами має право встановлювати офіційні символи, що відображають історичні, культурні, національні та інші місцеві традиції і особливості».

З огляду на це, вважаємо правильним ввести в стандарт один реквізит - герб (державний, суб`єкта Російської Федерації, муніципального освіти). Відповідно до цього орган влади буде відтворювати на бланках документів той герб, на який має право.

Реквізит Найменування посади особи - автора документа чинним стандартом не передбачено, хоча в розділі 4 «Вимоги до бланків документів» згадуються бланки посадових осіб, а в додатку Б стандарту є зразок бланка посадової особи. З цього прикладу випливає (і це підтверджує практика), що в бланку посадової особи вказується поряд з найменуванням організації назва посади особи (як правило, це посада керівника або заступника керівника органу влади або організації). На відміну від ГОСТ Р 6.30-2003, Правила діловодства включають цей реквізит, але під назвою Посада особи, яка підписала документ. У такому формулюванні реквізит плутають з реквізитом «Підпис», який в Правилах діловодства називається Підпис посадової особи. Щоб уникнути плутанини реквізит, що включається в посадовий бланк, в нову редакцію стандарту, мабуть, потрібно буде включити з назвою Найменування посади особи - автора документа.

У чинній редакції стандарту перелік реквізитів, що використовуються при роботі з документами, дан в послідовності їх розташування в формулярі документа (див. Схему розташування реквізитів у додатку А до стандарту). При цьому не враховується, в якому відношенні один до одного знаходяться реквізити, яку роль в діловодстві вони грають, в яких документах використовуються. Систематизувати реквізити по всіх можливих підстав - не завдання стандарту. Разом з тим було б корисно систематизувати їх за роллю в процесі документування та подальшої роботи з документами. З цієї точки зору всі реквізити можна було б розділити на кілька груп:

1. Реквізити бланка.
2. Реквізити, які використовуються при підготовці документів (незалежно від виду або різновиду документів, оскільки оформлення реквізитів не залежить від того, який документ готується).
3. Реквізити, необхідні для організації документообігу та зберігання документів.

В першу групу увійдуть такі реквізити, як герб, емблема організації або товарний знак (знак обслуговування), найменування організації, довідкові дані про організацію, назва структурного підрозділу, місце складання або видання документа, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи та ін.

До другої групи - адресат, заголовок до тексту, посилання на реєстраційний номер і дату документа, відмітка про контроль, підпис, віза, гриф узгодження, гриф затвердження, відбиток печатки та ін.

У третю групу - дата документа, реєстраційний номер документа, відмітка про надходження документа, резолюція, відмітка про виконання документа і направлення в справу і ін.

Вимоги до оформлення реквізитів документів

Перш за все з нової редакції стандарту необхідно буде виключити очевидні помилки, допущені при підготовці ГОСТ Р 6.30-2003. Одна з таких прикрих помилок вкралася в правила оформлення реквізиту Адресат (мова йде про документ надсилають фізичній особі, тобто громадянину).

ГОСТ Р 6.30-2003 передбачено: при документ надсилають посадовій особі ініціали вказують перед прізвищем (п. 3.15 стандарту), наприклад:

Якщо документ надсилають фізичній особі вказують прізвище та ініціали одержувача, потім поштову адресу, наприклад:

Жодного фахівця, котрий застосовував стандарт, це положення не залишило байдужим. Дехто намагався підводити під це правило якусь базу, але жодного розумного пояснення цьому відділенню посадових осіб від фізичних осіб в даному випадку немає і бути не може.

Нагадаємо, що до 2000 року в реквізиті Адресат ініціали у всіх випадках ставилися після прізвища особи (посадової, фізичного). У 2000 р в ГОСТ 6.30-97 були внесені зміни (зміна № 1, постанова Держстандарту від 21.01.2000 № 9-ст), де, зокрема, говорилося: «при документ надсилають посадовій або фізичній особі ініціали вказуються перед прізвищем». Таким чином, зміна місця розташування реквізитів (перед прізвищем) стосувалося всіх випадків оформлення реквізиту Адресат, якщо в реквізиті вказувалося прізвище особи. Але при виданні ГОСТ Р 6.30-2003 була допущена технічна помилка, яка створила абсолютно непотрібні труднощі при оформленні документів. І хоча з часу видання стандарту пройшло вже близько десяти років і багато хто звик до відмінностей в оформленні реквізиту, цю помилку необхідно виправити.

Потребують уточнення правила оформлення деяких реквізитів, наприклад такого реквізиту, як Гриф узгодження (п. 3.23 стандарту). Встановлюючи порядок оформлення цього реквізиту та можливі варіанти, стандарт нічого не говорить про те, де, в якому місці документа може розміщуватися гриф узгодження, в зв`язку з чим на практиці часто виникають питання, де повинен розташовуватися гриф узгодження: на першому аркуші документа угорі ліворуч на рівні грифа затвердження, який, якщо це затверджується документ, розташовується вгорі праворуч або на останньому аркуші документа. Стандартом передбачається можливість узгодження проекту документа листом або колегіальним (дорадчим) органом (в цьому випадку в грифі погодження дається посилання на протокол засідання), але не міститься ніяких вказівок, додаються чи до документа відповідно лист, протокол (витяг з протоколу) чи ні.

Більш чіткі правила передбачені стандартом щодо оформлення віз на документі (відміток про внутрішньому узгодженні), але в зв`язку з переходом на електронний документообіг виникає потреба регламентувати порядок візування електронних документів і в випадках, коли використовується тільки документ на електронному носії (тобто аналог на паперовому носії не створюється) і коли є електронний документ і підлягає зберіганню оригінал на паперовому носії.

Потребує уточнення і питання оформлення заголовка до тексту. ГОСТ Р 6.30-2003 встановлює наступні правила (п. 3.18): «Заголовок до тексту включає в себе короткий зміст документа. Заголовок повинен бути узгоджений з назвою виду документа. Тема може відповідати на питання: про що (про кого) ?, наприклад: Наказ про створення атестаційної комісії- чого (кого) ?, наприклад: Посадова інструкція провідного експерта ».

Крім того, відповідно до схем розташування реквізитів (додаток А до стандарту) заголовок до тексту розташовується під реквізитами бланка, від кордону лівого поля, наприклад, в листі:

збільшити документ

Аналогічним чином оформляється заголовок до тексту і в таких документах, як наказ, розпорядження, постанова, довідка, доповідна записка, службова записка та ін. Але є досить велика група документів (статут, положення, правила, регламент, інструкція, договір і ін.) , які не мають заголовка до тексту в тій формі, яка передбачена стандартом, а мають найменування, в якому назва виду документа і короткий зміст документа злиті в одне ціле, наприклад:

Такі документи часто мають титульний лист, і назва документа друкується на титульному аркуші як одне ціле. З позицій чинного стандарту такі найменування документів з тісно злилися частинами і складовими єдине ціле взагалі не представляється можливим якось кваліфікувати. Виходить, що стандарт не містить правил оформлення найменувань значної частини документів.

Ще одне питання, що потребує доповненні, - це оформлення відмітки про наявність додатка. Незважаючи на те, що оформлення цього реквізиту детально регламентовано стандартом, в пропонованих стандартом варіантах не передбачені ситуації, що виникли в останні роки, коли документи, що надсилаються із супровідним листом, записані на диск, дискету, флеш-карту. Як оформити відмітку про наявність додатка, якщо документи, що додаються записані на електронний носій? Чи достатньо в позначці про наявність додатка вказати тільки вид носія і кількість носіїв? Якщо на носії записано кілька документів або багато документів, чи потрібно вказувати їх назви і, якщо так, то де і в якій формі це робити? Всі ці питання, безумовно, вимагають обмірковування, рішення з метою вироблення єдиних правил оформлення і закріплення в стандарті.

Вимоги до бланків документів

Вище наголошувалося на необхідності введення в стандарт ще одного реквізиту - Найменування посади особи - автора документа. У зв`язку з цим потрібно в розділі стандарту, який встановлює вимоги до бланків, визначити склад реквізитів посадової бланка (в чинній редакції стандарту цього немає). Крім того, необхідно буде дати зразки посадових бланків, оскільки склад реквізитів посадових бланків і послідовність їх розташування розрізняються залежно від того, чи є посадова особа керівником (заступником) організації або керівником (заступником) територіального органу влади. Якщо з посадовими бланками керівників (заступників) організацій все ясно (реквізити посадової бланка розташовуються в послідовності: найменування організації, найменування посади особи - учасника доку-мента), то з бланками керівників (заступників) територіальних органів такої ясності немає. На практиці зустрічаються два варіанти бланків- в одному випадку реквізити бланка розташовуються в послідовності: найменування території, найменування посади особи - автора документа, в іншому - найменування посади особи - автора документа із зазначенням назви території. Наведемо приклад бланка глави суб`єкта Російської Федерації:

1-й варіант:

Пермський край Губернатор

2-й варіант:

Губернатор Пермського краю

Відео: NormaCS. Система стандартизації ЕСКД. Частина 16.1. Класифікатор ЕСКД: загальні положення

У чинній редакції стандарту в розділі «Вимоги до бланків документів» були допущені помилки при перерахуванні реквізитів загального бланка, бланка листи, бланка конкретного виду документів (розділ 4.7 стандарту), що викликає чимало запитань у фахівців при розробці бланків документів.

Наприклад, в бланк листа включені реквізити Місце складання або видання документа (реквізит 14), Відмітка про контроль (реквізит 19), в той час як не той, ні інший в бланках листів не використовуються. На жаль, ця помилка не єдина.

При перегляді стандарту необхідно буде вирішити питання використання загального бланка. В даний час загальні бланки застосовуються виключно в органах влади і дуже обмежено. Загальний бланк - це бланк, що містить фактично тільки найменування організації - автора документа, його можна встановити для підготовки різних документів (протоколів, актів та ін.), При цьому назва виду документа карбується в загальний бланк при оформленні документа. Оскільки загальні бланки використовувалися для підготовки, головним чином, внутрішніх документів, організації в більшості своїй відмовилися від загальних бланків на користь комп`ютерних (електронних) шаблонів конкретних видів документів.

Використання електронних шаблонів бланків, що виключають необхідність виготовлення бланків на паперовому носії, - ще одне питання, яке теж має бути відображений в новій редакції стандарту.

І ще одне питання, яке також може бути предметом регулювання в стандарті, - мова (мови), які можуть використовуватися в бланках. У чинній редакції стандарту передбачена можливість використання бланків російською мовою як державною мовою Російської Федерації та мовою суб`єкта Російської Федерації. При цьому реквізити бланка друкуються на двох мовах: російській (ліворуч) і національному (праворуч) на одному рівні. У редакціях стандарту 1990 і 1997 рр. містилися положення про використання бланків російською та однією з іноземних мов для ведення листування із зарубіжними кореспондентами. З стандарту 2003 року ці положення були виключені, між тим для організацій, які ведуть листування з іноземними компаніями, це питання актуальне. Багато організацій використовують бланки тільки на одному з іноземних мов (як правило, це англійська мова), чим порушують законодавство Російської Федерації про використання російської мови як мови офіційного спілкування (Закон Російської Федерації від 25.10.1991 № 1807-1 «Про мови народів Російської Федерації »- Федеральний закон від 01.06.2005 № 53-ФЗ« Про державну мову Російської Федерації »).

Зокрема, Федеральним законом «Про державну мову Російської Федерації» (ст. 3) передбачено, що державна мова Російської Федерації підлягає обов`язковому використанню в діяльності федеральних органів державної влади, органів державної влади суб`єктів Російської Федерації, інших державних органів, органів місцевого самоврядування, організацій всіх форм власності, в тому числі в діяльності з ведення діловодства.

У зв`язку з цим положення, що передбачає використання бланків на двох мовах (наприклад, російською та англійською) для ведення переписки, відповідало б нормі закону.

Розглянуті в даній статті міркування про зміну ГОСТ Р 6.30-2003 носять дискусійний характер, і, оскільки робота про підготовку змін ще тільки належить, розробники стандарту зацікавлені в думці фахівців-як з тих питань, які були розглянуті, так і за тими, що не знайшли відображення в статті.

В.Ф. Янков, канд. іст. наук, доц., заст. директора ВНІІДАД

"Сучасні технології документообігу і діловодства" - журнал для керівників служб ДОУ, начальників діловодних підрозділів, завідуючих канцеляріями, загальними відділами та архівами про практику управління документами в електронному та паперовому видах.