Як ефективно спланувати свій день

Якщо ви вмієте правильно організовувати свій робочий час, а також робочий час вашого керівника, вам буде набагато легше справлятися зі своїми обов`язками. До того ж ви станете відчувати приємне відчуття задоволення від відсутності невиshy-виконаних справ через брак часу. Про те, як ефективно расshy-планувати свій день, про нескладних і корисних прийомах тайм-менеджменту зі свого особистого досвіду вам розповість автор цієї статті.

© А. Цимбал,

помічник віце-презіshy-дента з операційних питань ВАТ «МТС»

Мені, як людині зібраному, любителю розкладати все по поshy-оболонка і планувати життя на багато років вперед, здавалося, що питання тайм-менеджменту мене не стосуються. Я і так все знаю і все встигаю. Навіщо мені це?

Але кожного впевненого в собі людини життя, як правило, провеshy-ряется і змушує переглядати плани, зупинятися, дивитися на себе з боку, робити переоцінку цінностей, від чогось відмовлятися, на щось звертати увагу - одним словом, дбати про себе . Ось і я задумалась, як застосувати правила тайм-менеджменту в своїй раshy-боті, щоб розпоряджатися часом більш ефективно з метою повиshy-шення якості своєї роботи.

Розмірковуючи про тайм-менеджменті в роботі, мимоволі натрапляєш на думку про те, що керувати часом неможливо. Час дискретно, воно тече повз нас, нас не помічає, не ми управляємо їм - це час управляshy-ет нами. І як би нам не хотілося його зупинити, як би ми не старалися, щоб бажаний момент настав якомога швидше - все це не від нас залежить. Час йде, ми змінюємося, досягаємо поставлених цілей і не заshy-меча часом, як час проходить. Я не закликаю вас зараз замислитися над філософським питанням «Як далі жити?», А хочу дати декілька порад про те, як ефективно використовувати відведений на роботу час.

Відео: Як планувати час? Порада від В. Довганя про те, як навчитися ефективно планувати свій час

Часто я чую від своїх колег, та й за собою іноді помічаю, що, йдучи на роботу вранці, встигаю тільки побажати своїй дитині хорошого дня, а повертаючись ввечері, навіть не завжди кажу «На добраніч!». Або бувають такі ситуації, що з роботи йдеш вчасно, але викладаєшся так, що крім дивана і телевізора вже ні на що сил не залишається: книжку почитати, сходити в басейн, в тренажерний зал, на танці. І змусити себе це зробити практично неможливо.

Отже, переходимо від лірики до практики і починаємо новий робочий день. Почніть його з посмішки. Зарядіть себе на цілий день хорошим наshy-будовою. Налаштуйтеся на позитивну хвилю. Сьогодні у вас буде заshy-мечательно і плідний день: ви все встигнете, начальник буде до вас прихильний, питання вирішаться самі собою, робочий день пройде легко, а вечір ви проведете в приємній обстановці.

Справи дійсно будуть вирішуватися самі собою - потрібно тільки приshy-викнуть до цього і в це повірити.

Наприклад, коли мій керівник просить щось у когось дізнатися, незабаром цей хтось сам мені дзвонить з будь-якого іншого питання, а я вже заодно дізнаюся те, що мені потрібно. Кожен стикався з такою ситуацією хоча б на побутовому рівні.

Проте не варто у всьому покладатися на удачу. Існує неshy-скільки нескладних правил, дотримуючись яких можна легко секоshy-номіть кілька годин в день.

Записувати потрібно буквально все

Щоб важлива інформація не загубилася і не забулася, її потрібно фіксувати на папері. Записувати необхідно буквально все: поручеshy-ня керівника, дати, телефони, адреси, прізвища, e-mail, посади. І записувати не хаотично в одній великій зошити, де потім ви ніshy-чого не знайдете, а так, щоб в будь-який момент потрібна інформація окаshy-залась під рукою.

Одного разу мені зателефонували на мобільний телефон і запитали, чи є я помічником Івана Івановича, і, отримавши позитивну відповідь, попросили передати номер, який визначився на моєму телефоні, моєму керівнику, пояснивши, що мій співрозмовник - його шкільний товариш Петро Петров, з яким вони багато років не бачилися. Я передала інформацію своєму керівникові, і він попросив відправити йому смс з цим номером. Якщо чесно, я завжди записую всі контакти, які зустрічаються мені по робочих питаннях, але телефон шкільного товариша не записав. Минуло півтора року. Мені подзвонив мій керівник і сказав: «Терміново знайдіть Петра Петрова. Пам`ятайте, він дзвонив мені давно, коли ми тільки починали з вами працювати. Він мені дуже потрібен! ». Я знала тільки ім`я і прізвище цієї людини. Я не знала, ні в якому місті він живе, ні яку посаду він займає, ні в якій компанії він працює. Природно, що за півтора року те саме смс вже кануло в Лету, і знайти якимось чином цей контакт не представлялося можливим. Однак репутація помічника, який може все, не дозволяла мені сказати своєму керівнику, що у мене щось не вийшло. Але о 22:00 мені потрібно було з`єднати пана Петрова з моїм керівником, і я знала, що він шукає його не за власним питання, а по дуже важливою і строкової бізнес-проблеми.

Моє здивування було безмежним, коли о 21:50, відповівши на дзвінок, я почула чоловічий голос: «Олександра, здрастуйте, мене звуть Петро Петров. Ви мене шукали ».

А ось якби я відразу записала номер його телефону, мені не довелося б сидіти на роботі в п`ятницю до пізнього вечора і, грубо кажучи, рити землю, щоб його знайти.

Інформацію потрібно не тільки записувати, але і завжди мати при собі. Навіть у вихідні дні керівник може звернутися до помощніshy-ку з проханням з`єднати його з ким-небудь у справі, що неможливо буде зробити, якщо корпоративний довідник знаходиться на роботі. Я решіshy-ла цю проблему за допомогою мобільного телефону, в якому дуже зручно зберігати необхідну довідкову інформацію.

Важливо також мати під рукою інформацію про дати народження дітей, батьків, подружжя керівництва, колег і партнерів.

Завжди потрібно систематизовано записувати всі доручення рукоshy-водія.

У нашій компанії є спеціальна електронна база «Доручення». Досить один раз внести ту чи іншу доручення в свій робочий графік, і система буде чітко відслідковувати дату виконання доручення та при необхідності нагадувати про це.

Вмійте говорити «Ні!»

Безумовно, на адресу вашого керівника слова «Ні!» В вашому лексиконі бути не повинно (звичайно, питання спірне, але це мій досвід і моя думка). Але в багатьох інших випадках це дуже хороший спосіб економії часу на справах, які для вас зовсім не важливі.

Оскільки я працюю в компанії не перший рік і мої стосунки з колегами і підлеглими керівника складаються якнайкраще, практично всі в колективі знають, що мені ніхто не відмовить у проханні. Багато співробітників цим користуються.

Наприклад, у нас в офісі мало переговорних, і до мене іноді приходять співробітники з сусідніх відділів з проханням надати для зустрічі нашу переговорну. Я ввічливо відповідаю, що вона зайнята. Далі часто йде прохання: «А допоможіть знайти якусь іншу». Я зазвичай відмовляю в таких проханнях, тому що співробітник самостійно може це зробити просто через мене це відбувається швидше. Але в мої обов`язки пошук вільних переговорних не входить, і я вважаю за краще не витрачати на це час.

Якщо до вас часто приходять співробітники з проханням щось терміново підписати, вам допоможе досвід. Точно знаючи, що важливо, а що ні, ви моshy-жете покласти якийсь документ на підпис вище, якийсь - нижче. Але не варто дозволяти співробітникам зловживати цим, тому що коли кожен почне звертатися з подібними проханнями - ви потеряshy-ете дуже багато часу і сил, перекладаючи папери.

Що стосується моєї роботи, то у мого керівника завжди дуже багато зустрічей, і іноді буває, що він не розглядає документи в теshy-чення декількох днів. Для мене це означає, що в приймальні будуть лунати постійні дзвінки від колег і партнерів з питанням: «Ну коли ж наш документ буде підписаний?». Постійно просити руковоshy-дителя подивитися документи не можна, так як забезпечення його спокойshy-наслідком - теж моє завдання. Я знайшла вихід - передаю документи з водіshy-телем, коли шеф їде на роботу або додому, на зустріч або в аеропорт. Потім водій мені привозить документи назад. Керівнику, в свою чергу, не потрібно витрачати годину часу, щоб переглянути документи в офісі: він робить це по дорозі.

Також я складаю список необхідних дзвінків і по-максимуму з`єдную свого керівника з потрібними йому людьми в дорозі. Він поshy-зітівно сприймає це, так як за розмовами не помічає пробок, які жахливо його дратують.

Запитуйте у керівника про його плани

Дуже часто наші керівники вважають, що ми читаємо їх думки. Вони вважають, що ми знаємо, куди і коли вони поїдуть відпочивати, коли у їхніх батьків день народження, який подарунок потрібно купити дружині або сину і т. Д.

Одного разу мій керівник попросив знайти який-небудь лікувальний курорт в Швейцарії або в Німеччині. Я рідко ставлю питання і намагаюся вирішувати поставлену задачу без додаткових пояснень, але тут я не втрималася і задала нескромне питання: «Навіщо?». Виявилося, що потрібно відправити батьків шефа відпочити і підлікуватися. Тоді я уточнила: «Підлікуватися в зв`язку з чим?», І отримала у відповідь цілий список необхідних вказівок. Яке було моє здивування, коли необхідні лікувальні процедури знайшлися не в Швейцарії або Німеччині, а були доступні в Чехії. Кілька годин я займалася пошуком потрібного курорту. Увечері (паралельно займаючись іншими поточними робочими справами), все з`ясувавши і доповівши керівнику про результати, я була чимало здивована, почувши: «Добре. Купуйте путівку, квитки, подивіться, які ще можна запропонувати екскурсії, і упакуйте в красиву коробочку. Я ввечері лечу в м Х, зроблю батькам подарунок ». Виявилося, що крім усього іншого, ще й в місто Х мені потрібно було купити квитки. І як я повинна була про це здогадатися? Природно, питання про те, щоб вчасно піти з роботи, сам собою відпав.

Потрібно завжди намагатися бути проактивними і не боятися ставити додаткові питання керівнику при отриманні доручень від нього, адже він теж розуміє, що чим чіткіше перед вами буде поставлена задача, тим швидше і правильніше ви її виконаєте.

Іноді робота настільки нас поглинає, що ми, задовольняючи поshy-требности керівника, забуваємо про себе і починаємо жити його інтереshy-самі або інтересами своєї роботи.

Де він? З ким зараз зустрічається? Пообідав чи? Чи підписав документи? Зустрівся чи з тим або з цим? Що йому може бути потрібно сьогодні? Завтра? На наступному тижні?

Відео: Хроноблокнот - Кращий Наглядач. Як планувати свій день ефективно

В нашій роботі це важливо і навіть необхідно, але, будь ласка, не заshy-бувайте і про себе. Ваш керівник навряд чи оцінить, якщо ви раптом заshy-хворієте, адже він без вас як без рук. Ви потрібні йому здоровою, красивою і в хорошому настрої, тому обов`язково знаходите в своєму щільному графіку час для обіду. Знаходьте час для невеликих перерв, бажано не для перекурів, а для того, щоб відволіктися від компьютеshy-ра, подихати свіжим повітрям, трохи розім`ятися. Якщо людина весь час чимось зайнятий, йому ніколи переключитися, відволіктися, його работоshy-здатність знижується на 30% до обіду і на 67% до кінця робочого дня.

Не займайтеся одним і тим же ділом більше півтори години поспіль. Постійно перемикайте свою увагу - благо, наша робота це позвоshy-ляет робити. Коли потрібно підготувати звіт за дорученнями або скласти план тривалої поїздки, організувати якийсь захід, цей проshy-процес стає нескінченним, а ваша продуктивність знижується. Якщо щось не виходить - перейдіть, відпочиньте. Наведу приклад.

Я перейшла на нову посаду помічника віце-президента компанії після того, як була помічником директора департаменту в тій же компанії. І мій колишній керівник, яка сама мене і рекомендувала на нову посаду, попросила допомагати їй до тих пір, поки вона не знайде собі нового помічника. Я не могла їй відмовити. В результаті мені довелося кілька місяців працювати на обох керівників без всяких доплат. З 9:00 до 18:00 я працювала у нового керівника, а після 18.00 допомагала колишньої начальниці. Більш того, в обідню перерву я йшла зі свого основного робочого місця і йшла на своє колишнє робоче місце, щоб виконати вказівки колишнього керівника.

Рекомендуємо!

Вмійте відволікатися, вчіться відривати голову від столу - і ви заощадите дуже багато часу, яке зможете витратити на більш важливі для себе справи.

І ось одного разу пізно ввечері колишній керівник мені сказала, що їде у відпустку на три тижні. Моєму щастю не було меж. Але завдання організувати їй відпустку виявилося для мене практично непоshy-сильним. Вона збиралася їхати в Індію до якогось індійського гуру в якесь невеличке селище в компанії своїх друзів. Як добиратися туди від м Делі незрозуміло, на місцеві електрички купити квитки через Інтернет було неможливо. Крім того, потім потрібно було їхати на перекладних, а значить, наймати провідника і т. Д., І т. П. Я була в ужаshy-се! Приходячи додому вже в ночі, я включала ноутбук і намагалася разрабоshy-тать відповідні маршрути.

Потрібно сказати, що всі ці три дні мені дзвонила моя подруга і предshy-лага зустрітися, я відповідала, що дуже зайнята і ніяк не можу. Але подруга була наполеглива, і в результаті вона просто приїхала до мене в офіс, щоб побачитися хоча б на двадцять хвилин. Я відволіклася на одну чашку кави. Говорити і думати ні про що не хотілося, залишалося тольshy-ко слухати подругу, яка ні з того ні з сього почала розмову так: «Уявляєш, до мене дядько з Індії приїхав ...».

Виявилося, що дядько моєї подруги - досить високопоставлена персона, і він вже довгий час працює в Індії, а на час його отсутshy-наслідком в офісі залишився помічник, якому, як виявилося, не склало ніяких труднощів організувати поїздку для семи чоловік. Єдине, що потрібно було зробити мені - направити йому паспортні дані всіх туристів. І все.

Підлаштовуйтеся під ситуацію, підлаштовувати ситуацію

Бувають моменти, коли нам щось потрібно зробити, тільки «руки ніяк не доходять», а поки ви збираєтеся, виявляється, що це робити вже не потрібно. Я дуже люблю такі ситуації, але тільки не потрібно злоshy-вживати цим. У мене кілька разів виникали випадки, коли рукоshy-водій просив організувати відрядження, а потім відміняв її або переносив дати. Я вже і готель забронювала, і квитки купила, і про всіх зустрічах домовилася, графік склала - а мій шеф нікуди не поїхав. Доводиться все скасовувати, оплачувати штрафи, вибачатися перед партнерами, домовлятися про зустрічі в інший час. Всі ці нескладні маніпуляції займають дуже багато часу, яке можshy-но було б витратити з більшою ефективністю.

У подібних ситуаціях вам допоможуть ваші зв`язку. За роки роботи у нас всюди з`являються «свої люди», які притримають бронь, щоб зайвий раз не виписувати квиток, дізнаються, на якому рейсі і скільки квитків залишилося і т. Д.

На замітку!

На керівних посадах раптові відрядження-справа звичайне, а на оформлення віз в США або Великобританії йде не один тиждень, тому обов`язково стежте за тим, щоб всі потрібні візи були в паспорті дійсними і робіть їх заздалегідь.

З квитками на літак і бронью в готелі теж потрібно бути вніshy-мательно. Тому що немає нічого простішого, ніж залишити їх оформлення на останній день. Але коли, наприклад, проводяться міжнародні форуми, все місця бронюються і викуповуються заздалегідь, і в останній день ви можете не встигнути. Потрібно вміти шукати «золоту середину», а це вміння приходить з досвідом.

Плануйте все заздалегідь

Плануйте не тільки графік свого керівника, але і свій. За час роботи ви, напевно, вже зрозуміли, якими питаннями краще заshy-прийматися, коли керівник на місці, а якими - коли його немає в офісі.

Я, наприклад, можу готувати звіти тільки в тиші, а коли в офісі багато відвідувачів, намагаюся займатися речами, що не вимагають граничної уваги і зосередження.

Якщо ви напередодні ввечері складете список справ на наступний день, то вам буде набагато легше виконати все необхідне в зазначений термін. План на тиждень теж може працювати ефективно, але на своїй практиці я переконалася в тому, що оптимальніше складати щоденні плани. І соshy-ставлять їх краще саме ввечері, тому що вранці всі завдання вже будуть розкладені по поличках.

Відео: Ефективно про бізнес. Тайм менеджмент: планування на день

Раджу планувати не більше 60% робочого часу, тому що практично завжди з`являються термінові справи, які не були заплаshy-лося раніше, але їх не можна відкласти на завтра. Якщо ви розпишете заздалегідь весь день, а потім не встигнете зробити щось важливе, то доведеться переshy-носити справи на наступний день: в результаті до вечора не буде почуття задоволення від того, що ви все встигли. А якщо ви все-таки візьметеся за всі заплановані справи, які будуть чергуватися з з незапланіshy-рова, ви втомитеся, зіпсується настрій і, в гіршому випадку, ви все одно не зробите все, що запланували.

Людина не робот, тому не потрібно перевантажувати себе. Потрібно заshy-ботіться і про себе, і про свою роботу, тоді процес буде максимально ефективним, як і результат. Любіть свою роботу і робіть все із задоволенням! А також не забувайте переглядати улюблений «Довідник секретаря та офіс-менеджера», в якому ви завжди знайдете актуальні і корисні поради як по тайм-менеджменту [1], так і з інших важливих для людей нашої професії питань!