Що робити, якщо керівник часто змінює поставлені завдання

З цієї статті дізнаєтеся:

• як вибудувати роботу з керівником, який часто змінює завдання
• як працювати з імпульсивним керівником
• як сказати керівнику, що часта зміна завдань робить їх нездійсненними

Постарайтеся зрозуміти, чому керівник змінює рішення і завдання. Чи справді він навмисно хоче порушити роботу власного помічника? Адже це безпосередньо позначиться на його власній ефективності. Подумайте, можливо, ви просто не володієте всією інформацією, і зміна завдання для вас - лише наслідок будь-яких обставин, що змінилися. Такий підхід дозволить вам уникати зайвих стресів, спокійно реагувати на будь-які аврали і зміни настрою шефа, планувати своє, а значить і його, час. Адже ваша професійна задача - бути помічником і опорою вашому керівнику.

Як вибудувати роботу з керівником, який часто змінює завдання

Отже, проаналізувавши відносини з керівником, введіть в роботу кілька правил.

Правило 1. Попереджайте про наслідки. Коли ви отримуєте завдання і розряду потенційно «небезпечних» (виходите з досвіду попередніх ситуацій), попереджайте керівника про те, що станеться в разі, якщо він змінить своє рішення. Робіть це письмово: по електронній пошті або за допомогою SMS.

Правило 2. Домовтеся з керівником про оперативне інформування. Найчастіше зміна обставин не залежить від самого керівника, але поясніть йому, як важливо, щоб ви дізнавалися про них якомога швидше, щоб мати можливість для маневру при виконанні його доручень. Отладьте зв`язок з шефом по всіх можливих каналах: налаштуйте принтер як спільний календар Outlook або Google, використовуйте месенджери та інші можливості. Можливо, це зажадає від вас залученості і в неробочий час.

Правило 3. Пропонуйте кілька варіантів. Якщо ви дійсно часто стикаєтеся з тим, що керівник регулярно змінює поставлені завдання, привчіть себе відразу, завчасно розробляти кілька варіантів дій, передбачайте можливості змін. Коротше кажучи, завжди майте «план Б» і пропонуйте його керівнику. Таким чином, в обставинах, що змінилися він буде знати, що його чекає, як змінюватися терміни виконання завдання і т.д.

Правило 4. Контролюйте шефа. При можливості, використовуйте різні джерела для контролю за переміщеннями керівника, - наприклад, його водія.

Як працювати з імпульсивним керівником

Бувають і інші ситуації. Наприклад, керівник часто змінює завдання в силу особливостей характеру: імпульсивного і захоплюється. Такий начальник може фонтанувати ідеями і тим самим часом мучити підлеглих, не даючи їм можливості виконати те, що було доручено раніше. Помічник такого керівника може спробувати привчити шефа відразу визначати пріоритетність завдань. При цьому потрібно ретельно фіксувати доручення: вести протоколи нарад, записувати усні завдання. Якщо завдань надходить багато, і особливо якщо вони суперечать один одному, повідомляйте про цього керівника. Вказуйте на протиріччя, аргументуйте: адже у вас завжди є документальні свідчення!

Як сказати керівнику, що часта зміна завдань робить їх нездійсненними

Дайте керівнику можливість самому в цьому переконатися. Підготуйте конкретні факти, які доводять неможливість виконання суперечливих завдань. Продумайте, як краще їх піднести, в який час, якими словами.

Відео: Як змусити співробітника виконати завдання. 3 кроки до того, щоб завдання було виконано

Якщо це очевидно для вас уже в той момент, коли шеф дає чергове доручення, ніколи не кажіть керівнику відразу: «Це неможливо». Візьміть невелику паузу на обдумування ситуації, порадьтеся з колегами. Зробіть презентацію, в якій викладіть, як можна вирішити задачу різними шляхами, скільки це буде коштувати, скільки часу займе, чия участь знадобиться і т.д, а також виявите проблеми, що виникають при зміні завдань: нестиковки в часі, фінансові втрати та інше. Керівник повинен САМ переконатися, що так і є.

Рекомендуємо матеріали по темі:

1. Як працювати під керівництвом проблемного начальника?

2. Коли у секретаря кілька керівників: досвід взаємодії

3. 4 типи керівників. Як знайти підхід до вашого?