Варіанти проведення оцінки потенційних рішень по автоматизації документообігу

Яку СЕД впровадити?

Розуміючи всі переваги застосування сучасних інформаційних систем в повсякденній діяльності, всі компанії по-різному підходять до вибору підходящого рішення. Хтось вибирає програмні продукти, орієнтуючись на ціновий діапазон, хтось здійснює вибір на підставі глибокого вивчення функціональних і технічних характеристик СЕД, досвіду компанії-постачальника, а хтось приймає рішення розробити і впровадити щось своє.

Необхідно відзначити, що у кожного з названих варіантів є і сильні, і слабкі сторони. Пропонуємо розглянути всі основні плюси і мінуси кожного підходу, при цьому сильні сторони будемо позначати відповідно знаком «+», а слабкі сторони будемо позначати знаком «-».

Зазвичай компанії, які приймають рішення самостійної розробки СЕД, говорять про можливість заощадити значну грошову суму, так як автоматизація документообігу є досить дорогою процедурою. Дозволю собі не погодитися з такою заявою, оскільки практика показує, що витрати є порівнянними.

Пропоную більш детально розглянути варіант, коли керівництво компанії (або проектна команда) приймає рішення придбати і впровадити готовий програмний продукт. Як вибрати відповідну систему для автоматизації документообігу? На що необхідно звернути увагу при аналізі ринку СЕД? Постараємося показати ключові моменти, на яких буде сконцентровано увагу, щоб проект завершився вдало.

Аналізуємо ринок СЕД і вимоги до системи 

Перш за все, необхідно сказати, що ІТ-ринок останні 10 років динамічно розвивається, кількість СЕД стає дедалі більше, з`являються все нові і нові рішення, змінюються технології, ускладнюється функціонал інформаційних систем.

Для того щоб зорієнтуватися в різноманітті пропозицій, потрібно чітко визначити область автоматизації, зрозуміти цілі і завдання проекту.

Таке розуміння дозволить не тільки правильно сформувати проектну команду, запросивши в неї висококваліфікованих фахівців, а й грамотно скласти комплексні вимоги до СЕД, в які повинні бути включені функціональні і технічні параметри обраного рішення, наприклад, такі як вимоги до масштабованості, відмовостійкості, до інтерфейсу, модульности і т. д.

Якщо в компанії є обмеження по використовуваним програмним платформам, пов`язані, перш за все, з необхідністю інтеграції СЕД в єдиний інформаційний простір компанії, то таке обмеження також може бути включено в вимоги до системи. При цьому в якості окремого умови в документі може бути вказано наявність у компанії-постачальника практичного досвіду інтеграції інформаційної системи з певними програмними продуктами.

Скажімо кілька слів про функціональну частини вимог до системи автоматизації документообігу. В сучасних СЕД різні функції часто автоматизуються за допомогою окремих модулів.

Наприклад, в якості окремого додатка може пропонуватися модуль роботи з договірними документами, зі зверненням громадян (клієнтів), по роботі з дорученнями, по роботі колегіальних органів та інші.

Модульна архітектура сучасних СЕД дозволяє компаніям поступово нарощувати функціонал, розширювати область автоматизації, використовуючи вже наявні бази даних і довідники.

Як показує практика, найбільш складно вибрати СЕД для автоматизації документообігу територіально розподілених компаній або холдингів. Це, перш за все, пов`язано з необхідністю враховувати технічні можливості системи, а також її здатність реалізації корпоративного документообігу з урахуванням особливостей структури, функціонала, організації процесів, інформаційних та документаційних потоків. Що стосується технічних моментів, то до них в тому числі відноситься можливість функціонування інформаційної системи в умовах нестабільної роботи або відсутності стаціонарних каналів зв`язку. Безумовно, частина проблем може бути знята стандартним способом розподіленої інсталяції системи, але для остаточного рішення про вибір конкретного програмного продукту буде потрібно додаткове вивчення не тільки можливостей СЕД, а й практичних прикладів реалізації подібних проектів.

Чи можна досить швидко визначити, які рішення потенційно підходять для автоматизації документообігу компанії?

Як не дивно, але виявляється, можна, хоча для проведення такої оцінки все ж буде потрібно провести значну роботу з вивчення та аналізу деяких даних.

Так, для проведення експрес-оцінки системи, перш за все, потрібно розуміти, яка кількість користувачів буде (хоча б орієнтовно) працювати в СЕД (з урахуванням перспективи розвитку компанії), на яких програмних платформах реалізація системи є кращою, ознайомитися з історією розвитку компанії- розробника, з історією самого продукту, а також вивчити інформацію про впроваджені проекти.

Якщо говорити про глобальні системи корпоративного рівня, розраховані на роботу середніх, великих компаній і холдингів, то їх не варто розглядати для автоматизації документообігу маленьких компаній, де навіть з перспективою розвитку організації буде працювати не більше 10-20 чоловік.

У цьому випадку цілком підійдуть відносно недорогі системи вітчизняних компаній-розробників, які можуть автоматизувати основний діловодний функціонал (облік, реєстрацію, узгодження документів, організацію пошуку, контроль виконання документів).

У разі якщо ви вибираєте СЕД для великої територіально розподіленої компанії або холдингу, безумовно, необхідно розглядати системи класу ECM, реалізовані на програмних платформах від IBM, Microsoft та ін., Наприклад, Lotus Notes, FileNet, SharePoint і т.д. Крім того, краще орієнтуватися на те, які програмні платформи вже є в компанії, щоб інтеграція СЕД в єдиний інформаційний простір не створила додаткових складнощів для ІТ-підрозділу і не вабила глобальних фінансових витрат для керівництва компанії. Тобто якщо ряд управлінських процесів (таких, наприклад, як бухгалтерський та кадровий облік) реалізований на 1С, систему електронного документообігу варто вибирати або серед пропозицій, виконаних на цій же платформі, або слід розглядати як варіант Кросплатформені рішення (програмне забезпечення, яке працює понад ніж на одній апаратній платформі і / або операційній системі. Типовим прикладом є програмне забезпечення, призначене для роботи в операційних системах Linux і Windows) ..

Як ми вже відзначали, для проведення швидкої оцінки потенційних рішень потрібно в тому числі ознайомитися з інформацією про компанію-розробника і самому програмному продукті.

Сьогодні на ІТ -ринке представлена велика кількість систем для автоматизації документообігу. При цьому, відповідно до даних офіційних сайтів компаній - розробників СЕД, найбільшою популярністю користуються близько 10-15 рішень: «Дело», EOS for SharePoint, DocsVision, «Логіка ECM. СЕД », CompanyMedia, Directum, LanDocs і деякі інші.

Як приклад аналізу інформації про компанії-постачальників рішень для автоматизації документообігу розглянемо дані про чотирьох відомих на ІТ-ринку компаніях-лідерах в області розробки СЕД. Варто зазначити, що кожна з цих компаній позиціонує свій програмний продукт як рішення корпоративного рівня, тобто відповідне для автоматизації середніх і великих територіально розподілених компаній і холдингів.

На сайті компаній також можна знайти інформацію про реалізовані проекти, на підставі чого можна говорити про потенційні замовників даних рішень, чи є серед проектів приклади впровадження програмного продукту в аналогічних вашої компаніях, скільки робочих місць автоматизовано в тому чи іншому випадку, які модулі СЕД були впроваджені і т.д.

Так, більша частина проектів компанії «ДоксВіжн» була реалізована в дрібних, середніх організаціях: наприклад, в «Гута-банку» (100 ліцензій / 50 користувачів), «Браво Преміум» (25 ліцензій / 40 користувачів). Були також проекти, реалізовані в холдингах (ВАТ «Група компаній ПІК»), але таких проектів трохи, тому що в разі розгляду програмного продукту Docsvision з метою автоматизації документообігу холдингової компанії потрібно більш детальне вивчення та аналіз можливостей системи. У разі необхідності отримання додаткової інформації про СЕД Docsvision можна провести інтерв`ювання клієнтів компанії-розробника для уточнення функціональних і технічних можливостей системи, області автоматизації в конкретних випадках, а також отримання відгуку про виконаному проекті - терміни і якість реалізації проекту, відгук про саму СЕД (функціональність , інтерфейс і ін.).

Потрібно пам`ятати, що опитування правильніше проводити серед компаній, які найбільш близькі вашої організації за структурою, сфері діяльності, області автоматизації, територіальної розподіленості і кількості користувачів.

Так, вивчаючи інформацію, представлену на офіційному сайті компанії ЕОС, необхідно відзначити, що велика частина проектів автоматизації документообігу реалізована в державному секторі (Рахункова Палата РФ, Центральний Банк РФ, Уряд Московської області). Разом з тим є успішно виконані проекти в компаніях нафтогазової галузі (ВАТ «Татнефть», ТОВ «Мострансгаз» і ін.), В кредитних організаціях (ЗАТ «Банк ВТБ 24», ВАТ Комерційний банк «Петрокоммерц», ВАТ Банк «Відродження» та ін.) і в компаніях, що здійснюють діяльність в інших галузях. Оскільки компанія ЕОС пропонує кілька програмних продуктів для автоматизації документообігу, слід чітко визначитися, яка інформаційна система вам потрібна, і в подальшому вивчати досвід впровадження вже конкретної СЕД.

На підставі вивчення та аналізу інформації, представленої на сайті компанії «ІнтерТраст», можна говорити про те, що СЕД CompanyMedia користується особливою популярністю у кредитних організацій (банків), а також у холдингів.

Наприклад, згідно з опублікованою на сайті інформацією, програмний продукт був впроваджений в ВАТ «Россельхозбанк», «Газпромбанку» (ВАТ), Державної корпорації «Банк розвитку і зовнішньоекономічної діяльності» (Зовнішекономбанк), Банку ВТБ, ФК Уралсиб, «ЮніКредит Банку», холдингу ВАТ «Связьинвест» і ін. На сайті компанії-розробника також можна ознайомитися з функціоналом останньої версії програмного продукту (2012 рік), дізнатися про відмінні особливості інтерфейсу свіжої версії СЕД, вивчити інформацію про отримані сертифікати, про рганизации навчання користувачів. Варто відзначити, що в активі компанії «ІнтерТраст» є досвід реалізації складних проектів, в тому числі в умовах відсутності стаціонарного зв`язку.

Розглядаючи інформацію про програмний продукт компанії «Логіка бізнесу 2.0», можна говорити про те, що СЕД «Логіка ECM. СЕД »популярна у середніх і великих компаній. Серед клієнтів є такі компанії, як «Абсолют Банк» АКБ, ОІКБ «Русь» (ТОВ), ГК Кріста, МГТС, НК «Роснефть» і інші. Окремо відзначимо, що компанія-розробник пропонує реалізацію СЕД на різних програмних платформах, що в значній мірі розширює діапазон замовників, так як дозволяє вибирати потенційно інтегрувальне в інформаційне середовище компанії рішення. Також хотілося б сказати про те, що у компанії-розробника є досвід реалізації нестандартних проектів, які потребують, наприклад, застосування технологій потокового введення і розпізнавання документів.

Таким чином, з офіційних джерел можливо отримати інформацію, на підставі якої можна зробити висновок про те, реалізовувалися чи проекти впровадження СЕД в компаніях аналогічних вашої, наскільки реалізовані проекти були успішними, чи були очікування клієнтів виправдані і т.д.

Знання вимог до області автоматизації, поставлених задач по інтеграції СЕД в інформаційне середовище компанії дають можливість в значній мірі звузити рамки вибору програмних продуктів, забезпечити вибір тільки тих інформаційних систем, які підходять вашої компанії. Надалі СЕД, які були відібрані в якості потенційних для впровадження, підлягають більш детальному вивченню і тестування.

Оптимальність і мобільність - основні вимоги до організації роботи з документами керівників

На що ще необхідно звертати увагу при виборі СЕД?

Перш за все, на те, що сучасний етап розвитку інформаційних технологій характеризується підвищеною увагою до мобільності, соціальності, застосування різних технічних рішень для того, щоб учасники різних процесів максимально ефективно могли використовувати свій робочий час.

Так, якщо керівництво вашої компанії часто відсутня в офісі (бере активну участь у зовнішніх зустрічах, переговорах, конференціях), при вирішенні питання про автоматизацію процесів часто ставиться завдання по організації віддаленої роботи з інформацією і документами.

Розглядаючи з цієї позиції програмні продукти, пропоновані компаніями-лідерами в області автоматизації документообігу, важливо відзначити, що всі перераховані вище чотири компанії-розробника говорять про наявність готових модулів для організації віддаленої роботи з документами за допомогою різних гаджетів, а кожне із запропонованих ними рішень відрізняється від інших як закладеним функціоналом, так і інтерфейсом.

Так, якщо компанія «ІнтерТраст» пропонує для i-Pad два варіанти роботи керівника c документами (через помічника і самостійно), то представники компаній-інтеграторів можуть пропонувати реалізацію різних рішень для планшетів (від різних компаній-розробників). Тому в разі наявності у вашій компанії жорстких вимог до автоматизації роботи з документами через мобільні пристрої, потрібно не тільки організувати тестування демо-версії і опитування споживачів програмного продукту, а й вивчити технічні і функціональні характеристики, включаючи зручність інтерфейсу, швидкодія, відповідність пропонованого рішення політиці безпеки компанії.

Якщо із застосуванням розробок, що дозволяють віддалено працювати з документами, все більш-менш зрозуміло, то з питанням соціологізування сучасних інформаційних систем, на наш погляд, має бути ще розбиратися. Звичайно, велика частина співробітників будь-якої сучасної компанії, як правило, є активними користувачами різних соціальних мереж. Але у будь-який СЕД спочатку принципи роботи з інформацією дещо інші, ніж у соціальній мережі, адже в СЕД може здійснюватися обробка і зберігання документів з обмеженим доступом, наприклад, документів, що містять комерційну таємницю, конфіденційну інформацію, персональні дані. Тобто принципи багаторівневого управління доступом в СЕД повинні зберігатися.

Разом з тим, позитивні моменти застосування в СЕД ряду підходів, зазвичай властивих соціальним мережам, все ж є.

Наприклад, в СЕД багато розробників реалізували можливість обмінюватися швидкими повідомленнями, що сприяє підвищенню оперативності роботи з інформацією і з документами. Крім того, в деяких рішеннях є можливість формувати «кейси», що також дозволяє оптимізувати роботу різних груп користувачів з інформацією. Проте, не можна не відзначити, що ускладнення інформаційних систем цілком може впливати на деякі їх характеристики і вартість.

Безумовно, завдання, які ставляться перед керівником проекту або проектною командою на етапі проектування або вибору системи для автоматизації документообігу, в значній мірі зумовлюють сам вибір. Але оскільки ІТ-ринок динамічний і постійно оновлюється, завжди є можливість додаткового вивчення нових технічних і технологічних, нестандартних і складних рішень, досвіду реалізації проектів.

Підсумовуючи сказане вище, хочеться зробити акцент на тому, що, безумовно, при проведенні проекту впровадження СЕД важливо не тільки чітко бачити і усвідомлювати цілі проекту, орієнтуватися у великій кількості пропозицій, а й застосовувати комплексний підхід в оцінці потенційних рішень, проводити порівняльний аналіз СЕД , звертати увагу на досвід практичних впроваджень і динаміку розвитку програмних продуктів. Такий підхід дозволить здійснити правильний вибір СЕД, що стане не тільки першим кроком у реалізації проекту, але і послужить надійною платформою для подальшого розвитку інформаційної інфраструктури компанії.

• Таблиця. Плюси і мінуси різних підходів до вибору СЕД.doc