Злодії часу і як з ними боротися

Поглинач часу № 1 - інші люди

При виборі майбутньої спеціальності основний поділ відбувається за наступним принципом: на професії, пов`язані з іншими людьми, і на професії, пов`язані зі справою. Більшість помічників керівника приходять в професію з гуманітарних ВНЗ, наприклад, педагогічних, мовних і т.д., однак деякі отримують перше технічна освіта (наприклад, за профілем діяльності компанії). При відповіді на просте запитання: «Чому ти вважаєш, що це справа важливіше інших»? одним з критеріїв вибору при прийнятті рішення є те, яка цінність для людини вище. Якщо ця цінність - «люди», то ті справи, які пов`язані зі спілкуванням, сприймаються як більш значущі. Якщо ж орієнтація на «справу», то люди можуть почекати. Ця несвідома стратегія, по якій відбувається вибір, працює щомиті. Зазвичай «гуманітарії» набагато більш комунікабельними, ніж «технарі».

типова помилка

Помічник керівника орієнтується на свою власну стратегію прийняття рішень, а не на стратегію самого керівника. Правильно - коли ви враховуєте обидві стратегії і в міру можливості робите так, щоб встигати вчасно виконувати всі справи, або делегіруете іншим те, що не можете виконати самостійно. 

У будь-якому випадку виникають сильні і слабкі сторони. В роботі помічника керівника дуже важливо правильно налагодити баланс в спілкуванні. При підвищеній товариськості багато часу йде на розмови, причому частина з них виявляється «порожніми» - це так званий small talk, тобто спілкування для підтримки відносин. Так, це теж потрібно, тому що не завжди помічник дізнається важливу інформацію від свого безпосереднього начальника: іноді необхідні в роботі відомості дають інші люди - водій, керівники відділів і т.д. Якщо перестати з ними спілкуватися через «дрібниці», то потім можна втратити важливу інформацію, тому що ніхто вчасно не розповість.

Проблема із зайвою спілкуванням виникає або через внутрішні причини (помічникові здається, що необхідно постійно всім подобатися, а для цього треба спілкуватися), або за зовнішніми (відвідувачі хочуть зробити на секретаря гарне враження, не розуміючи, що відволікають його від справ).

Якщо причини внутрішні - слід працювати над підвищенням самооцінки. Неможливо сподобатися кожному, а в роботі асистента керівника бувають непрості ситуації, коли потрібно донести до співробітника неприємні слова від начальника або змусити виконувати те, що людина робити не хоче. Якщо причини зовнішні - постарайтеся подивитися на ситуацію ширше, зрозуміти, чому всі ці люди прагнуть «поговорити» з вами. Найпростіше рішення - прибрати з приймальні стільці, щоб відвідувачі не засиджувалися. Якщо є переговорна кімната, можна ввічливо запропонувати відвідувачеві почекати в ній, принести чай або каву.

Поглинач часу № 2 - «Зроби це сам!»

Існує приказка: «Хочеш зробити добре - зроби це сам»! Нервові зриви, хвороби, помилки в роботі і ще багато інших неприємних наслідків починалися з цієї фрази. Якщо ви ловите себе на цій думці - це вірна ознака того, що необхідно міняти систему роботи.

Чому людям властиво робити чужу роботу? Помічник першого керівника часто займається дуже серйозними речами, і помилки в його роботі або зовсім неприпустимі, або обходяться дуже дорого. Звичайно, хотілося б передати завдання іншим співробітникам, а самій зайнятися накопиченими справами, проте досвід підказує, що ціна помилки може бути занадто великий. Що ж робити? Виховувати співробітників! Процес передачі нового доручення іншій людині займає різний час в залежності від двох основних чинників: компетентності співробітника і складності завдання. Дуже часто до цих двох складових додається третя - небажання працівників виконувати завдання, прагнення «відфутболити» їх назад - до того, хто зробить це сам.

Чому погано робити роботу за інших людей? По-перше, зарплату за це отримають вони, а напружуватися доведеться вам, і згодом ви, можливо, будете незадоволені своєю зарплатою. По-друге, прагнення все зробити самостійно може привести до того, що ви перестанете встигати виконувати власні справи вчасно і з належною якістю, що призведе до того, що ви придбаєте звичку залишатися на роботі вечорами, а це скоротить час на відпочинок, в результаті чого збільшиться кількість помилок, з`явиться бажання все більш ретельно контролювати (перфекціонізм) і т.д. Очевидно, що це - замкнуте коло, який ні до чого доброго не веде. Як вийти з нього (а краще - не заходити в нього зовсім)? Якщо роботу, яку вам дає керівник, можуть і повинні робити інші люди - передайте її їм, однак не пускайте на «самоплив», а ретельно контролюйте. Спочатку у вас може йти багато часу на те, щоб пояснити і перевірити, але якщо ви будете наполегливою, то з часом навколишні співробітники стануть менше відволікати вас по дрібницях.

типова помилка

Ніколи не сподівайтеся на те, що людина сама здогадається, що саме ви від нього хочете. Якщо вам не потрібні «сюрпризи» - контролюйте у всіх важливих для виконання завдання точках. Найгірше, що може статися - це коли ви дізнаєтеся про те, що робота не виконана або зроблена неправильно в той момент, коли це вже неможливо виправити.

Щоб зменшити кількість помилок, пам`ятайте про правило постановки цілей за методикою SMART (конкретні, вимірні, амбітні, реалістичні та прив`язані до часу). Якщо є можливість, пишіть коротку записку (або малюйте схему), користуйтеся сучасними можливостями зробити фотографію або записати на відео. Найголовніше - визначте заздалегідь точки, в яких ви будете контролювати роботу виконавців, і своєчасно робіть це. І тоді через деякий час навколишні вас люди звикнуть, що свої справи вони виконують самостійно, а не перекладають на вас.

SMART є абревіатурою, яку ввів Пітер Друкер в 1954 р SMART містить в собі 5 критеріїв постановки цілей: S-pecific (конкретна), M-easurable (вимірювана), А-chievable (досяжна), R-elevant (порівнянна), Т -imebound (визначена в часі).

Випадок з практики

Секретар Марія розповіла, що її дуже дратує поведінка одного із співробітників, який стає поруч з копіювальним апаратом і каже їй: «Ну-ка, дівчинка, зроби мені копію цієї сторінки»! Вихід із ситуації простий - необхідно зробити зрозумілий опис, як робляться копії, і доброзичливим тоном запропонувати навчання цьому простому навику. Якщо даний співробітник не має права перекладати свою роботу на помічника керівника, то цей прийом дозволить повернути йому назад відповідальність за виконання своєї роботи.

Поглинач часу № 3. Безлад  

Помічник керівника повинен задавати тон всій організації. Ви не тільки є «обличчям компанії», а й робите так, що і інші співробітники теж в тій чи іншій мірі «підтягуються».

Випадок з практики

В організацію прийшло важливий лист про те, що повинен приїхати іноземець, якого потрібно зустріти. Керівник взяв в руки лист і деякий час ходив з ним по офісу. Потім лист загубився. Через декілька днів воно раптово виявилося на столі однієї зі співробітниць в пачці інших документів.

Щоб такі історії не відбувалися, знадобиться ввести систему документообігу, яка виключає пропажу важливих документів. Якщо за керівником водиться звичка втрачати документи - зробіть так, щоб оригінали після того, як керівник з ними попрацює, зберігалися в надійному місці, а то, що може загубитися, існувало б у вигляді копій документів. Що стосується інших співробітників - заведіть журнал, в якому вони будуть розписуватися, якщо беруть на руки оригінал документа (тоді в разі втрати можна буде довести, хто саме втратив папір). Другий важливий момент - впровадивши систему зберігання і обліку документів, ви перестанете стикатися з тим, що комусь «не сказали», що хтось «не бачив» і т.д.

На замітку

 Подбайте про те, щоб було документальне підтвердження того, що людині передали ту чи іншу розпорядження або документ.

Наприклад, це можна робити за допомогою е-mail, журналів або спеціалізованих програм з документообігу. Тоді у вас припиняться суперечки з приводу того, забув людина або не знав.

Зовнішній вигляд офісу теж дуже важливий. Не завжди можливо працювати з «чистим столом». Зазвичай стіл без паперів може дозволити собі тільки керівник, тому що потім всі ці папери надходять до підлеглих, які з ними працюють. Однак навести відносний порядок можна і потрібно. Зараз є величезний вибір різноманітних накопичувачів, лотків, папок, файлів і т.д.

Керуйтеся простим ергономічним принципом: те, що потрібно в роботі щомиті, має бути на відстані витягнутої руки (наприклад, в настільному органайзере). Те, що потрібно трохи рідше - на прилеглих полицях, в лотках, ящиках столу і т.д. Те, що потрібен час від часу, може бути розміщено декілька далі. А то, що потрібно вкрай рідко, але викидати поки не можна, краще винести в архів, бажано - в окремому приміщенні.

Не прагніть «впорядкувати» всіх співробітників - це неможливо. Напевно знайдеться сисадмін або бухгалтер, у яких така система роботи, коли все лежить купами на робочому столі. Якщо це не заважає спільній роботі - залиште цих людей в спокої. Якщо вам це заважає - обговоріть правила спільної роботи з документами і вимагайте дотримання домовленостей, що стосуються тих паперів, які йдуть до вас.

Поглинач часу № 4. Емоційні стани 

Часом люди розглядають себе як механізм, однак такий спрощений підхід не завжди приносить хороші результати. Якщо вилка або кулькова ручка працюють однаково в будь-який час доби, то у людини є біоритми, і в залежності від часу доби працездатність може приблизно в 2 рази відрізнятися від номіналу в більшу або меншу сторону. Але якщо біоритми можна приблизно враховувати заздалегідь, то емоції - не завжди. Іноді однієї емоційної бесіди досить для того, щоб людина надовго випав з робочого ритму.

Емоціями можна і потрібно управляти. Не всі люди знають, що між тим, як ми отримуємо із зовнішнього світу інформацію, і тим, коли ми приймаємо рішення, як до неї ставитися, існує коротка мить, коли можна поміняти своє ставлення і не впадати в негативні емоційні стани (відчай, гнів , плач і т.д.).

Простий прийом: якщо ви забули, чи вимкнули вдома чайник, у вас хворіє дитина і т.д. - краще негайно зателефонувати додому на 1-2 хвилини і заспокоїтися, ніж цілий день страждати від невідомості.

Поглинач часу № 5 - неправильні стратегії

Ще люди схильні запам`ятовувати послідовність дій, і далі повторюють її вже на "автоматі" - тобто без роздумів. Виявлення подібних автоматизмов і заміна на більш досконалі може вивільнити дуже багато часу.

Наприклад, якщо ви ще не опанували сліпим 10-пальцевим методом друку - варто навчитися! Припустимо, ви тепер друкуєте зі швидкістю 90 знаків в хвилину (а ви знаєте свою швидкість?), А після навчання стали друкувати зі швидкістю 180 ударів в хвилину (тобто в 2 рази швидше). У короткостроковій перспективі начебто нічого особливого. Але якщо ви підрахуєте, скільки часу зекономите протягом всього свого життя всього лише за допомогою одного простого навику, який можна вивчити лише за 1 місяць, - швидше за все, у вас з`явиться сильна мотивація навчитися цьому прийому.

Те ж саме відноситься до навичок комунікації (швидко і чітко пояснити підлеглому завдання, поставлене їм керівником), володіння іноземними мовами, скорочтению і багатьом іншим корисним в роботі вмінням.

На замітку

Психологи встановили, що навик формується, якщо 21 день поспіль тренуватися в його практичному використанні.

типова помилка

Багато людей помилково вважають, що якщо прочитати гарну книгу або відвідати тренінг, то навик буде придбаний автоматично. На жаль, це не так.

Стівен Кові написав кілька книг про звички високоефективних людей. Дійсно, мова йде саме про виявлення неефективних звичок і заміні їх на більш успішні. Як прийняти рішення про те, які корисні навички розвивати в першу чергу? Проведіть хронометраж одного або декількох типових днів, і ви тут же побачите, на які справи витрачається ваш час. На жаль, не на всі ми можемо вплинути, але на то, що можна - впливати необхідно. Напишіть план, в яких напрямках ви збираєтеся розвиватися і що конкретно будете робити для цього. Краще намітити невеликі, але реально досяжні цілі, ніж запланувати собі багато справ, а потім все їх не виконати. Розвивайте навички по одному. Хваліть себе за досягнення, нехай навіть незначні - з часом вони можуть істотно підняти вашу компетенцію і вартість на ринку праці.

Стівен Кові (Англ. Stephen R. Covey- 24 жовтня 1932 Солт-Лейк-Сіті, штат Юта - 16 июля 2012, штат Айдахо) - фахівець з питань керівництва, управління життям, викладач і консультант з організаційного управління. Володар ступеня МВА Гарвардського університету. Мав ступінь доктора Університету Брігама Янга, ступінь магістра економіки управління. Батько дев`яти дітей і дід 52 онуків. Відомий як лектор і автор книги «Сім навичок високоефективних людей», яка в серпні 2011 р була названа журналом «TIME» однією з 25 найбільш впливових бізнес-книг.

Поглинач часу № 6 - приємні відволікання  

Один з наочних прикладів - це пошук інформації в Інтернеті. Більшість людей стикалися з ситуацією, коли в процесі пошуку в поле зору потрапляє чіпляє заголовок або банер, клацнувши по якому мишкою, ви потрапляєте на сторінку, де обговорюється цікава вам тема. Такі відволікання можуть красти до декількох годин часу в день, залишаючись при цьому непоміченими. Багато з нас звикли проводити багато часу в соціальних мережах, нам подобається розглядати кумедні картинки, дізнаватися новини про життя наших друзів і знайомих, отримувати іншу цікаву інформацію. Особливість Інтернету в тому, що він - безмежний. Отже, межі вам доведеться встановити самостійно.

Простий алгоритм пошуку:

1. Сформулюйте, що саме ви шукаєте. Дуже складно «піти туди, не знаю куди, знайти те, не знаю що ...» - це може зайняти весь вільний час.
2. Підберіть відповідний пошуковий запит, наприклад: «Квитки в Москву». Введіть в пошуковик. Якщо виводиться занадто багато інформації і вона вам не підходить - Переконайтеся в коректності запиту.
3. Наприклад: «Квитки в Москву розкладу ціни» (пошуковик часто підказує найбільш популярні варіанти запитів).

Якщо все одно не вдалося знайти те, що ви шукали - спробуйте використовувати інший пошуковик.

4. Як тільки ви знайшли те, що необхідно - переходите до роботи. Якщо інформації достатньо, то не треба шукати далі. Скопіюйте те, що потрібно, і закрийте браузер.

При оформленні результатів пошуку для керівника керуйтеся числом 3. Для начальника оптимально пропонувати не більше 3-х варіантів (якщо, звичайно, він не попросить більше) - оптимальний, той, який трохи краще, і той, який трохи гірше оптимального. Часто вибирають з урахуванням ряду факторів - часу, зручності, ціни і т.д. Керівники не люблять великі таблиці з десятками варіантів, намагайтеся скорочувати їх кількість перед тим, як показувати начальнику.

Інші види приємних відволікань - поговорити з кимось із співробітників, випити чаю, покурити, послухати музику або почитати щось. Так, іноді ситуація складається так, що в якийсь момент часу роботи немає. Однак, щоб не перенапружуватися в авралах, бажано в такі моменти робити нетермінові і неважливі справи, такі як прибирання, впорядкування, створення інструкцій для підлеглих і т.д. І лише в другу чергу «винагороджувати» себе чимось приємним, але для роботи марним. Якщо ввести це в звичку, то кількість авралів поступово зменшиться, і ви привчіть себе працювати в більш передбачуваному і чіткому ритмі.

Поглинач часу № 7 - обставини 

Іноді навіть самі ретельно розроблені плани розбиваються вщент об раптовий збіг обставин. Розділимо їх на кілька типів:

1. передбачувані обставини. Найчастіше їх можна заздалегідь передбачити і підготуватися до них.

Наприклад, зібрати людей на терміново призначений нараду. Щоб зробити це за 5 хвилин, потрібно список телефонів, кілька помічників (чим більше, тим швидше все вийде), домовленості з людьми (які готові кинути те, що запланували, і негайно прибути на нараду) і т.д. Якщо ви їдете кудись, де з високою часткою ймовірності можна тривале стояння в чергах - подумайте, як з користю провести цей час.

2. ймовірні обставини. Це те, що може трапитися, але може і не статися.

Нерідко люди трактують подібні речі "в свою користь», наприклад, закладаючи на дорогу мінімально необхідний час. Більш оптимальна стратегія - завжди робити запас часу на «всякий випадок» і знаходити, чим зайнятися, якщо цей час опиниться вільним.

3. Форс мажор. Обставини цього типу зазвичай складно заздалегідь передбачити.

Якщо знайти спосіб впоратися з обставинами непереборної сили не виходить - краще перенести зустрічі на інший час, після закінчення дії несприятливих умов.

В основному винні в порушенні планів не обставини, а ми самі. Проаналізуйте бланк свого хронометражу, постарайтеся зробити це з точки зору незалежного спостерігача.

На замітку!

Заведіть собі корисну звичку - якщо щось не виходить, шукати причину не в інших людях або обставин, а в тому, як ви плануєте і що потім робите.

Виявлення поглиначів часу - дуже важливий крок для підвищення своєї особистої ефективності. Часто, приходячи на тренінг, люди неправильно формулюють свою мету: «Я хочу навчитися встигати все». У даній статті ми з вами досліджували, що знижує ефективність і як цього уникнути. Але щоб не просто прочитати цю корисну інформацію, а виробити реальні навички, виконайте просте домашнє завдання:

1. Проведіть хронометраж свого робочого дня (мінімум 1 день).
2. Проаналізуйте, що було найбільш ефективно, а на чому ви втрачали свого часу.
3. Намітьте кроки на майбутнє - як можна мінімізувати втрати часу за допомогою порад, викладених у цій статті.

У наступному номері ми поговоримо про практичні прийомах, здатних допомогти вам заощадити час, впоратися зі стресом, швидко зробити ті справи, які ви звикли відкладати «на потім». Застосувавши ці прийоми на практиці, ви переконаєтеся, що вони дійсно працюють.