Вибір системи електронного документообігу: аналізуємо всі етапи процесу

Якщо розглядати процес комплексно, то вибір СЕД є лише одним з етапів процесу щодо оптимізації документообігу.

Після вибору системи електронного документообігу та виконавця, здійснюються такі дії:

•  укладення договору на реалізацію СЕД;
•  проведення комплексного аналізу (формування детальних вимог і розробка технічного завдання, за яким в подальшому буде проводитися розробка рішення);
•  настройка і адаптація системи;
•  тестування;
•  введення в дослідну експлуатацію;
•  формування користувальницької документації;
•  здача виконавцем реалізованої системи;
•  навчання користувачів;
•  закриття проектних робіт.

Далі організація повинна передбачити оновлення регламентуючих документів по веденню документообігу, що враховують роботу з реалізованої СЕД. Керівник організації вводить систему в дію наказом або іншим організаційно-розпорядчим документом. Власне, на цьому основний процес завершується, і система починає експлуатуватися усіма співробітниками організації.

Етап вибору СЕД є ключовим у всій ланцюжку процесу, тому що саме на цьому етапі вибирається технологічна платформа і подальший виконавець.

Дуже важливо не полінуватися і витратити достатньо часу на детальний і комплексний аналіз можливих рішень і їх постачальників. Помилки при виборі СЕД безпосередньо впливають на успішність реалізації проекту.

Успішна реалізація проекту включає не тільки реалізацію СЕД згідно з технічним завданням в обумовлені терміни, але і подальшу експлуатацію системи, яка повинна бути зручна користувачам і спрощувати їх роботу, а не ускладнювати!

Основні етапи вибору СЕД 2 ур

Серед основних етапів вибору СЕД виділяють: ініціацію проекту, формування загальних вимог до СЕД, вибір рішення і постачальника, узгодження обраного рішення і пропонованих умов постачальника з керівництвом. Закінчується процес вибору СЕД підписанням договору на розробку і впровадження СЕД.

Ініціація проекту 3 ур.

З чого починається вибір системи електронного документообігу? Звичайно ж, з ініціалізації! Необхідно зрозуміти: наскільки актуально впровадження СЕД, яку принесе користь організації, наскільки це вигідно і кому саме.

Для початку давайте з`ясуємо, наскільки впровадження СЕД актуально для вашої організації. Якщо вашої організації близькі такі проблеми, ви явно потребуєте СЕД:

1. Великий обсяг паперового документообігу.

Документи губляться і не зрозуміло, що і хто з працівників повинен виконати по документу, неможливо відстежити факт виконання, незрозумілі взаємозв`язку між документами, пошук документів скрутний.

2. У компанії з розподіленою структурою в кожному відокремленому підрозділі документи можуть зберігатися і враховуватися по-різному.

У разі, коли в різних філіях компанії та головному офісі використовують різні варіанти обліку документів (наприклад, десь він ведеться тільки в паперовому вигляді, десь в Excel, десь в СЕД, СЕД при цьому можуть бути розрізненими і ін. ), виникають проблеми обміну документами і реєстрації цих документів. Особливо скрутний процес узгодження документів між різними територіальними підрозділами. Збільшуються терміни узгодження, неминучий подвійний облік документів, внаслідок чого великі ризики використання «застарілих» версій документів.

3. Відсутній контроль роботи співробітників.

Немає контролю виконання тих чи інших завдань по документам і завданням, призначеним співробітникам керівництвом. Відсутність механізмів управління робить неефективною роботу компанії в цілому.

4. Співробітники ДОУ перевантажені.

Співробітники ДОУ не встигають обробляти документи в термін-роботи не розподілені по структурним подразделеніям- немає доступу до документів підрозділів, для пошуку і отримання документа треба обійти кілька структурних підрозділів- для відстеження контролю виконання документів необхідно постійно обдзвонювати співробітників.

5. Тривалий процес узгодження документів призводить до втрати клієнтів.
6. Компанію оштрафували за несвоєчасне надання тих чи інших документів.

Крім того, нерідко компанії впроваджують СЕД для того, щоб регламентувати діяльність по роботі з документами, тому що на етапі обстеження формалізуються процеси роботи з документами для всіх структурних підрозділів. І на основі цієї інформації значно спрощується процес написання внутрішніх регламентів. Існують різні підходи до визначення регламентуючих документів, але ця тема перебуває поза рамками даної статті і на ній ми зупинятися не будемо.

У чиїх інтересах впровадження СЕД і що воно дозволить досягти?

діловод впровадження СЕД дозволить:

•  зменшити навантаження за рахунок автоматизації оформлення та реєстрації документів;
•  автоматизувати контроль виконання доручень керівництва;
•  здійснити швидкий доступ до всіх необхідних документів;
•  відстежити хід роботи з документом (чи був документ виконаний, хто формував відповідь по документу, коли документ був отриманий, коли був відправлений і ін.);
•   формувати і переглядати різні звіти по документам;
•  забезпечити збереження документів.

Суміжним структурним підрозділам впровадження СЕД дасть можливість:

•  скоротити терміни пошуку необхідних документів;
•  скоротити терміни підготовки документів, в тому числі за рахунок використання готових шаблонів документів;
•  здійснювати контроль термінів розробки, узгодження і підписання документів;
•  здійснювати контроль виконання доручень по документах;
•  забезпечити збереження документів.

Керівнику (власнику бізнесу) впровадження СЕД буде корисно тим, що він зможе:

•  здійснювати наскрізний контроль за виконанням доручень;
•  здійснювати оперативний доступ до документів;
•  формувати різні звіти по співробітниках, які працюють з документамі- звіти по документам контрагентів, підрядників і партнерів;
•  організувавши єдину систему документообігу, регламентувати діяльність по роботі з документами, тим самим підвищивши керованість процесів роботи з документами;
•  забезпечити збереження документів;
•  знизити витрати на зберігання паперових версій документів.

IT-підрозділу впровадження СЕД дозволить:

•  забезпечити інформаційну безпеку за документами компанії;
•  створити єдиний інформаційний простір;
•  знизити витрати на підтримку декількох інформаційних систем (в разі якщо до цього в компанії було декілька розрізнених систем по роботі з документами).

Чому вигідно бути ініціатором проекту впровадження СЕД?

Ініціатор проекту найбільше залучений в проект на всіх етапах його реалізації, при цьому ініціатор зможе безпосередньо курирувати хід виконання проекту, робити акценти на реалізації того чи іншого функціоналу СЕД, тим самим безпосередньо впливаючи на подальшу оптимізацію в тому числі і власної роботи в компанії.

Також подібного роду ініціативи безпосередньо впливають на підвищення значущості в компанії, що може зіграти важливу роль і в кар`єрному зростанні.

Процес вибору СЕД зазвичай ініціюють діловоди або представники ІТ-підрозділів, при цьому відзначимо, що впровадження СЕД зачіпає роботу всіх структурних підрозділів, що працюють з документами, оптимізуючи роботу з документами по всій організації.

Що потрібно зробити ініціатору проекту?

Для початку необхідно зрозуміти, наскільки тема впровадження СЕД актуальна для вашої організації. Для цього потрібно визначити «проблемні зони». Як «шпаргалки» можете використовувати описаний вище перелік проблем, що дозволяють виявити актуальність впровадження СЕД.

Потім слід подумати, для кого впровадження СЕД у вашій компанії може бути цікавим, і попередньо обговорити це питання із зацікавленими колегами, дізнавшись їх фактичні потреби та побажання. Бажано, щоб колеги були як з вашого структурного підрозділу, так і з сусідніх структурних підрозділів. Це дозволить отримати комплексну картину за існуючим документообігу організації. Як «шпаргалки» можете скористатися описаним вище переліком інтересів різних співробітників компанії.

Також перегляньте огляди різних рішень СЕД - це допоможе вам зрозуміти загальні можливості СЕД і ті додаткові переваги, які в подальшому надасть впровадження СЕД.

Отже, після попереднього збору інформації у вас буде матися наступна інформація:

• перелік зацікавлених осіб по структурним підрозділам;
•  перелік існуючих проблем у вашій організації;
•  обгрунтування того, як впровадження СЕД дозволить вирішити ці проблеми;
•  список переваг, які надасть впровадження СЕД.

Бажано, щоб в цьому списку був і попередній перелік потенційно можливих рішень СЕД і їх середній ціновий діапазон. Навіть якщо спочатку ви надасте приблизні вартісні оцінки, керівництву буде простіше оцінювати можливість впровадження СЕД і подальший розвиток цього напрямку.

Ініціатору потрібно з`ясувати очікування керівництва (і, по можливості, першої особи) від впровадження СЕД, щоб в подальшому зробити правильні акценти при формуванні загальних вимог.

Далі можливі різні варіанти узгодження в залежності від організаційної структури компанії.

Ваша пропозиція може бути погоджено керівництвом і відправлено на погодження до Проектний комітет, погоджено керівництвом і відправлено на погодження до вищого керівництва та ін. Підсумкове рішення приймає перша особа компанії, яке в подальшому буде контролювати хід виконання реалізації СЕД.

У разі якщо в компанії необхідно організувати кілька ІТ-проектів, то для організації, планування, керівництва, координації та дотримання контролю відповідності реалізації і розвитку проектів стратегічним планам компанії організовується Проектний комітет.

Як би там не було, рано чи пізно будь-яка організація приходить до впровадження СЕД - це питання лише часу. А значить, в будь-якому випадку виконана вами робота не виявиться поза увагою керівництва.

У разі успішного попереднього узгодження вашої пропозиції щодо впровадження СЕД з керівництвом, їм (керівництвом) будуть визначені:

•  пріоритет проекту;
•  керівник проекту (зазвичай призначається представник ІТ-підрозділу);
•  учасники проекту;
•  укрупнений план робіт за проектом.

Після схвалення подальшого ходу проекту по впровадженню СЕД формуються загальні вимоги до СЕД.

Формування загальних вимог

Загальні вимоги формують укрупненно: тут необхідно поставити «кордони» необхідного рішення. 

При формуванні загальних вимог в першу чергу робиться особливий акцент на виявлених «проблемних зонах» існуючого у вас документообігу та очікуваннях керівництва, щоб нове рішення повністю допомогло вирішити поставлені завдання.

Для формування загальних укрупнених вимог ви можете скористатися опитувальником, приклад якого ми наведемо нижче:

Для більш поглибленого розуміння вимог починати краще за все з аналізу існуючого стану документообігу: оцінки діючих регламентуючих документів і використовуваних систем, в тому числі (при наявності в організації територіальних підрозділів) регламентів і систем в територіальних подразделеніях- аналізу того, як територіальні підрозділи взаємодіють між собою і з головною організацією, особливостей їх взаємодії та ін.

Всі ці питання так чи інакше доведеться з`ясовувати на більш пізніх етапах проекту (при розробці технічного завдання на впровадження СЕД), але відповідь на них на ранніх етапах дозволить вам більш повно виявити «проблемні зони» поточного документообігу і зробити правильні акценти на початкових етапах проекту ! І головне - відразу включити необхідний функціонал в рамки проекту впровадження СЕД.

Іноді в компаніях роботи з аналізу та оптимізації процесів існуючого документообігу виділяються в окремі проекти. Вони виконуються як своїми силами, так і з залученням сторонніх виконавців.

Відео: Типові сценарії використання BPM-системи ELMA / Вебінар

Що постачальники рішень можуть для вас зробити:

1. Надати свої презентаційні матеріали (опис рішень, опис виконаних проектів, опис переліку послуг).
2. Провести ряд зустрічей, в рамках яких вони розкажуть про себе, своїх підходах, рішеннях (чим хороші подібні зустрічі - на них можна оцінити вживу кваліфікацію виконавця та очно задати всі запитання).
3. Виконавець може піти вам назустріч і підготувати для вас перелік вимог до СЕД, який актуальний саме для вашої організації (роботи за попередньою інтерв`ювання замовника, формування переліку вимог і т.п. - всі ці послуги включені в пресейловую (передпродажну) роботу і для вас є безкоштовними). На такого роду хід виконавець може піти тільки будучи впевненим, що ви націлені укласти з ним контракт і цей перелік вимог вам потрібен для узгодження з керівництвом.

СЛОВНИК

пресейл - так звана «попередній продаж», підтримка і просування продажів. Це один з найважливіших етапів для виконавця, так як саме на цьому етапі визначається, чи буде клієнт надалі працювати з даними виконавцем. 

На етапі пресейл виконавець здійснює  пресейловую роботу, в яку входять роботи по підготовці презентацій, демонстрація рішень і прикладів, опрацювання вимог клієнта (потенційного замовника). Основне завдання пресейловой роботи для виконавця - підтвердити свою компетентність, досвід та навички щодо вирішення поставлених клієнтом завдань.

Вибір рішення та постачальника

Коли сформовані загальні вимоги до СЕД (укрупнені або поглиблені), здійснюється вибір виробника самого рішення і виконавця.

Звичайно ж, зустрічаються варіанти, коли компанія впроваджує СЕД, «щоб не відставати від конкурентів», при цьому вибирає таку ж СЕД, як у конкурентів. Але яку саме користь це принесе саме вашої організації? Адже при некоректному виборі СЕД вона буде не спрощувати, а ускладнювати вашу роботу!

Також бувають випадки, коли впроваджують СЕД як і у дружній компанії. Тут ситуація дещо ліпша, тому що у вас є доступ до достовірної інформації, колеги можуть поділитися з вами своїм реальним досвідом і позначити всі плюси і мінуси свого рішення. Але знову-таки, наскільки це рішення буде вигідно саме вам? На ринку дуже багато рішень і постачальників, які можуть запропонувати більш вигідні умови і більш гнучкі рішення, які підійдуть саме вам.

При виборі СЕД необхідно тверезо оцінювати всі плюси і мінуси рішень і пропозицій постачальників.

Вибір рішення та постачальника можна здійснити:

•  Самостійно - запросивши пропозиції постачальників і вибравши оптимальне рішення.

При цьому ви можете оцінити вам рішення, як по функціоналу, так і за вартісними характеристиками.

•  Самостійно - грунтуючись на оглядах рішень, результати відвідування виставок, конференцій, отриманих рекомендаціях.

При цьому краще мати єдину систему критеріїв оцінки, щоб була можливість оцінювати рішення по функціоналу, а не тільки за поданнями відділу маркетингу.

•  Переклавши оцінку систем на виконавця.

Цей варіант можливий для мультивендорної компаній, в яких є представники всіх обраних вами рішень. Таких компаній небагато, але вони є. Для цього вам потрібно: обмежитися попередніми вибором для себе двох-трьох СЕД- вибрати виконавця з достатньою кваліфікаціей- запросити порівняння і провести зустріч. При цьому бажано, щоб на зустрічі були присутні представники всіх обраних вами вендорів, щоб не допустити «лобіювання» чиїхось інтересів не на вашу користь.

•  Організувавши конкурс (тендер) на впровадження СЕД.

У цього варіанту є свої плюси і мінуси. Крім загальних вимог до СЕД, які ви вже підготували, необхідно буде підготувати всю конкурсну документацію та організувати конкурс.

Існує думка, що в Росії організовується багато «псевдоконкурс», і багато компаній принципово не беруть участі в конкурсах з «незнайомими» замовниками, вважаючи, що там вже «все домовлено».

З іншого боку, якщо ви отримали попередньо комерційні пропозиції і хотіли б поліпшити умови потенційного контракту, то ви можете організувати конкурс, запросивши в якості учасників тих же виконавців, з якими до цього спілкувалися. Але на практиці простіше домовитися з ними особисто, ніж нести витрати по організації конкурсу. Організація таких конкурсів виправдана, якщо ви хочете знайти нові рішення і готові розглянути нових виконавців.

Термін вибору рішення може відрізнятися в залежності від ситуації і компанії і коливатися від 2 тижнів до 1-2 років.

З практики середній термін вибору рішення становить 6-8 місяців.

Виходячи зі свого досвіду, автор може запропонувати підхід, який в 90% випадків призводить до реалізації всіх поставлених завдань і задоволеності компанії при впровадженні СЕД:

1. відвідування виставок і конференцій, огляд рішень вендорів, вибір обмеженої кількості вендорів (до чотирьох вподобаних рішень);
2. попередня оцінка обраних рішень, проставлення пріоритетів по перевагах СЕД;
3. моніторинг і вибірка компаній-розробників, що спеціалізуються на впровадженні та доопрацюванні цих рішень (за рейтингами і відгуками вибирається 5-6 компаній);
4. запит у обраних компаній-розробників комерційних пропозицій, можливості подивитися їх демо-стенди, організувати зустріч з їх клієнтами щодо обміну досвідом;
5. оцінка пропонованих рішень і досвіду потенційного виконавця, вибір найбільш оптимального пропозиції;
6. якщо вибрати з декількох пропозицій одне важко, то потрібно влаштувати для виконавців конкурентне середовище, в якій вони покажуть ті додаткові переваги, які ви отримаєте, вибравши саме їх.

На що необхідно звернути увагу при виборі СЕД і потенційного виконавця?

1. Безперечно, пріоритет при виборі виконавців зазвичай віддається стабільним і перевіреним компаніям.
2. Важливо, щоб виконавець виконав взяті на себе зобов`язання якісно і в строк. Зверніть увагу на репутацію потенційного виконавця, по можливості постарайтеся зустрітися з клієнтами виконавця і поспілкуватися з ними особисто.
3. Погоня за дешевими рішеннями СЕД може заманити вас в стандартну «пастку для замовників». Невелика вартість рішення не завжди повинна бути ключовим фактором вашого вибору. Вивчіть питання вартості подальшої підтримки. Пам`ятайте, що за рішення ви платите один раз, а за підтримку - постійно.
4. Проаналізуйте, на чому реалізовано рішення, дізнайтеся вартість рішень розробників на ринку. Якщо фахівці коштують дорого, то ви заздалегідь прирікаєте себе на великі витрати в подальшому.
5. Оцініть «відкритість» рішення СЕД, тобто визначте, чи буде у вас можливість доопрацьовувати рішення силами свого ІТ-підрозділу, не вдаючись при цьому до послуг сторонніх виконавців.

Різних рішень СЕД (як російських, так і зарубіжних виробників) і критеріїв їх вибору дуже багато, по кожному з цих критеріїв можуть бути свої пріоритети і переваги. Іноді для вибору СЕД використовують складні математичні методи, але наскільки це обов`язково - питання спірне.

Огляд ринку СЕД російських і зарубіжних виробників

До малюнку - нижня хмара праворуч - друга ABBYYмає бути з двома ігреками!

Вам на допомогу. Що постачальники рішень можуть для вас зробити?

1. Надати доступ до своїх демо-стендів. На демо-стендах можна побачити пропоновану вам систему «вживу», протестувати її і оцінити, наскільки ця система підходить саме вам.
2. Деякі виконавці можуть зробити для вас демонстраційне рішення конкретно під ваші вимоги, щоб ви могли переконатися в кваліфікації виконавця і також оцінити можливість вибору саме цього виконавця.

Демонстраційні рішення розробляються не всіма виконавцями з тієї простої причини, що це свого роду міні-підсистема, яка вимагає часом дуже значущих витрат. Потенційний контракт з розробки СЕД не завжди може компенсувати ці витрати (іноді бажана демо-версія під потреби замовника коштує 50% від вартості всього контракта- в таких випадках виконавці, звичайно ж, не будуть братися за таке демонстраційне рішення).

3. Організувати виїзд до замовникам виконавця, у яких вже реалізована система, щоб ви могли подивитися, наскільки задоволені замовники і наскільки якісно виконав роботи виконавець.

Але не всі замовники виконавця погодяться пустити сторонню організацію на свою територію і вже точно не багато хто з них готові витрачати свій час на розповіді про впровадженої системи.

4. Підготувати для вас комерційну пропозицію з описом робіт за проектом, цін і термінів.

Узгодження і підписання

Узгодження з керівництвом (першою особою) здійснюється тоді, коли в процесі аналізу постачальників і розробників СЕД був обраний вже якийсь конкретний претендент (або кілька претендентів) для укладення договору.

На цьому етапі можливе повторне узгодження умов організації проекту, термінів, умов оплати та ін. Сторони повинні прийти до взаємовигідної угоди, після чого здійснюється власне підписання договору.

Після підписання договору починаються основні роботи по розробці і впровадженню СЕД.

Проведений комплексний аналіз можливих рішень і їх постачальників дозволить вибрати найбільш підходяще для вас рішення СЕД. Наведені в статті основні принципи вибору СЕД відносяться не тільки до систем електронного документообігу: їх можна застосовувати і для вибору інших інформаційних систем. Головне - розуміти, що до питання вибору інформаційної системи потрібно підходити комплексно і з усією строгістю, з огляду на всі можливі особливості вашої організації і її бізнес-процесів.