Основні правила ділового листування

Всім привіт! Тут коротко представлені основні правила ділового листування. Думаю, що ця інформація вас виручить на роботі.

Основні правила ділового листування

Ділове листування не сприймає зайвої емоційності в викладі. Для неї характерний нейтральний тон. Замість емоційних засобів оцінки застосовуються логічні.

Діловий лист має бути дуже коротким, написаним в доброзичливому стилі простою і зрозумілою мовою. Смислова точність - важлива умова, що забезпечує практичну цінність документа.

Для оформлення листів використовують спеціальні (фірмові) бланки формату А4-А5. При оформленні документа на двох або більше сторінках, друга та наступні сторінки нумеруються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами.

Текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині викладається причина, обгрунтування (наводяться посилання на документи, що є підставою). У другій частині, що починається з абзацу, поміщаються висновки, пропозиції, прохання, рішення.

Датою листа є дата його підписання. Основні реквізити:

• дата (число, місяць, рік);
• найменування адресата (ініціали, прізвище, посада та адреса особи, якій лист адресовано);
• ввічливе вітання адресата;
• текст листа;
• висновок;
• підпис;
• відмітка про виконавця (ініціали, прізвище, номер телефону) - розташовується на лицьовій або зворотному боці останнього аркуша документа в лівому нижньому кутку.

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово «копія» не вказують. При більшій кількості адресатів складають список розсилки документів. При адресований в організацію, вказують її найменування, потім поштову адресу.

Якщо документ надсилають фізичній особі, вказують прізвище та ініціали одержувача, потім поштову адресу.

Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади доповнює правила оформлення реквізиту «адресат», положеннями про те, при документ надсилають посадовій особі ініціали ставлять перед прізвищем, при адресований фізичній особі - після неї.

Етикет ділового листування передбачає, що на все послання необхідно давати відповіді. Характер відповіді залежить від характеру листи-запити.

Якщо було отримано лист з проханням, то відповідь має включати обгрунтування і рішення, чи буде прохання задоволено чи ні. Якщо прийшов лист з пропозицією, то відповідь має містити рішення, чи буде пропозиція прийнята чи ні.

Будь-які повідомлення-відповідь буде включати посилання на лист-запит. При складанні документа необхідно точно і послідовно викладати суть, дотримуватися ідентичність змісту.

Шпаргалка для ділового листування

Друзі, якщо ви вважаєте статтю «Основні правила ділового листування» корисної, поділіться з друзями в соціальних мережах. Дякуємо!