Оформлення додатків

Додатком до основного документа може бути інший документ, що має самостійне значення, що вже пройшов остаточне оформлення і вступив в дію, наприклад, копія штатного розкладу або статуту підприємства, підписаний усіма сторонами договір, що відсилається на адресу контрагента і т. Д.). Додатком може бути і проект будь-якого документа, що вимагає розгляду і узгодження: проект постанови, розпорядження, спільного вирішення та ін. На цій посаді може використовуватися і тільки частина будь-якого документа, зміст якої доповнює або пояснює зміст окремих розділів основного документа, наприклад , склад комісії, створюваної за наказом директора підприємства, може бути оформлений додатком до цього наказу, як і план заходів, про які йдеться в тексті наказу або розпорядження керівника.

Які організаційно-розпорядчі документи передбачають оформлення додатків

Оформлення додатків проводиться відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »(далі - Стандарт). Згідно з ним, якщо документ має додаток, то реквізит «Відмітка про наявність додатка» заповнюється в обов`язковому порядку. Цей реквізит проставляється в листах, довідках, різного роду записках: службових, доповідних, пояснювальних.

Як зберігати додатки до наказів?

Однак є категорія організаційно-розпорядчих документів, в яких цей реквізит не заповнюється, оскільки всі відомості про наявні додатки вказуються в тексті основного документа. Зокрема, до цієї категорії документів відносяться протоколи і такі розпорядчі документи, як накази, розпорядження, вказівки, постанови і рішення.

Оформлення додатків до документів за всіма правилами

Між основним документом і тими, які є додатками до нього існує два види зв`язку, яка повинна бути встановлена в тому випадку, коли основний документ з додатками необхідно надіслати зовнішньому адресату. Документообігом ці зв`язки визначаються як:

Відео: Створення додатків під андроїд # 1: Оформлення

• супровідний лист і додаток до нього;
• основний документ і додатки, пов`язані з ним за змістом:
• договір і додається до нього кошторис витрат, календарний план або інший документ;
• наказ і додається до нього перелік членів комісії або план заходів, що доповнюють і розкривають зміст розпорядчої частини наказу;
• наказ і той регламент, який затверджується цим наказом, який є додатком до нього.

Супровідний лист

Якщо мова йде про перший випадок, то саме супровідний лист і ті документи, які до нього додаються, складають єдиний пакет або комплект документів, у другому випадку документ та додатки до нього є складовими частинами одного документа.

Оформлення додатків і те, як проставляється відмітка про додаток, залежить від того, який зв`язок існує між основним документом і додатками до нього.

Як оформити додаток, коли основний документ і додатки зв`язані необхідністю пересилки

Якщо говорити про перший варіант, коли об`єднання основного документа і додатків обумовлено необхідністю пересилки документів, що мають самостійний характер і ні за змістом, ні за змістом не пов`язаних один з одним, додаткові позначки і реквізити на них не проставляються. Це пояснюється самостійним характером кожного документа і не залежить від того, є вони проектами або остаточно оформленими документами. Тому відмітка про наявність додатків, що є спеціальним реквізитом, що містить інформацію про додатки, проставляється в супровідному листі.

Відмітка в супровідному листі оформляється і проставляється за правилами, встановленими Стандартом. У Стандарті передбачається кілька варіантів оформлення відмітки і наявності додатків, але дуже часто в практичній роботі доводиться стикатися з ситуаціями, які в ньому просто не передбачені. Тому є резон розглянути всі можливі ситуації оформлення, як описані в Стандарті, так і не передбачені ним.

Ситуації оформлення додатків, що передбачаються Стандартом

Коли документ, який є додатком, згадується в тексті основного документа, відмітка про наявний додатку оформляється наступним чином:

Додаток: на 5 л. в 2-х прим.

У тому випадку, коли до супровідного листа додається документ, згадки про який в тексті листа немає, в позначці про наявність додатка необхідно вказати його повне найменування, кількість аркушів і кількість доданих примірників. Якщо додатків кілька, їх потрібно пронумерувати, наприклад:

Коли листи додатки зшиті або зброшуровані, кількість аркушів вказувати не потрібно. Наприклад, в разі, коли про програму згадується в тексті основного документа, слід писати:

Додаток: в 1 прим.

А коли додається документ не згадується в тексті основного, відмітка проставляється в такий спосіб:

Додаток: Каталог запасних частин до електричних водонагрівачів Ariston в 1 прим.

У тому випадку, коли сам додаток також має документи-додатки, відмітка про його наявності проставляється так:

Додаток: лист Мінфіну від 05.04.2015 № 03-8 / 201 і додаток до нього, всього на 5 л.

Іноді буває так, що програма спрямовується не кожному адресату з тих, що перераховані в листі, а тільки першому (основному) з них. Тоді відмітка про додаток повинна бути оформлена таким чином:

Додаток: на 3 л. в 5 прим. тільки в перший адресу.

Нестандартні ситуації оформлення додатків до супровідних листів

Як ми вже згадували, в Стандарті не передбачається всі випадки, з якими можна зіткнутися на практиці. Розглянемо ті з них, які найбільш вірогідні.

1. Додаток до супровідного листа може бути оформлено як на паперовому носії, так і в електронному вигляді. Тому воно може зберігатися на дискетах, дисках CD, DVD, флеш-картах. Якщо це так, відмітка про наявний додатку може мати наступний вигляд:

У звичайному випадку число листів документа-додатка в позначці про наявність додатка вказується з метою контролю комплектності документів при відправленні / отриманні, тому, коли пересилання документів здійснюється на електронних носіях, цілком достатньо того, що в позначці буде вказано тільки кількість цих носіїв.

Якщо з супровідним листом пересилається тільки документ на електронному носії, позначку про програму можна оформити наступним чином:

Додаток: Проект договору поставки електротехнічного обладнання на компакт-диску в 1 прим.

2. Відмітка про наявність додатків при пересиланні документів, що мають гриф «Для службового користування» або просто конфіденційних, що містять комерційну або службову таємницю, оформляється особливим чином. Реальна потреба в цьому виникла в практиці виробничої діяльності підприємств, хоча нормативні правові акти і не передбачають особливий порядок оформлення додатків, що мають конфіденційний характер, до пересилаються супровідним листів.

Щоб дотримуватися раз і назавжди встановленого порядку оформлення такого роду додатків, доцільно розробити і закріпити цей регламент локальним нормативним актом підприємства. Це може бути положення, розпорядження або правила, що регламентують питання створення, оформлення, реєстрації і пересилання документів, що містять службову, комерційну або будь-яку іншу конфіденційну інформацію.

Згідно з цим порядком, при пересиланні подібних документів в супровідному листі в позначці про наявність додатків необхідно додатково вказати реєстраційний номер документа-додатка, що має конфіденційний характер, а також присвоєний йому гриф обмеження доступу. Це можна буде зробити в такий спосіб:

Відмітка про програму, коли документ і додаток пов`язані змістом

Поговоримо про те, як відбувається оформлення додатків в тих випадках, коли основний документ і додаток пов`язані між собою вмістом. Такі додатки можуть оформлятися до самих різних документів, в тому числі, до реєстрації актів (постанов, рішень, наказів, розпоряджень), будь-яких видів договорів, особливо цивільно-правових, різних актів (перевірок, ревізій, експертизи та ін.), Планів, проектів , програм, звітів тощо.

У зв`язку з тим, що, як говорилося вище, в цьому випадку додається документ є невід`ємною частиною основного, проставити позначки про наявність додатка необхідно як в основному документі, так і в документі-додатку. Але в такому разі оформлюються вони інакше, ніж в супровідних листах.

Відповідно до загальноприйнятих норм, при оформленні основного документа у відповідному пункті його тексту дається посилання на додаток. Нижче наводиться приклад тексту такого розпорядчого документа.

Оформлення з одним додатком

Оформлення з декількома додатками

Відео: Оформлення додатки в App Studio

Таким чином, на кожному документі, що є додатком до основного документа, повинна бути проставлена відмітка про додаток за формою, яка встановлена Стандартом. наприклад:

додаток 3
до наказу Мінфіну
від 14.12.2015 №86

Саме слово «додаток» може бути надруковано великими літерами з символом «№», Стандартом допускається центрировки рядки реквізиту цього щодо рядка, що має найбільшу довжину:

                     Додаток № 1
до наказу Міністерства праці та соціального захисту РФ
від 16 травня 2015 р № 122

Таким же чином проводиться оформлення додатків до договорів, актів, планів, звітів та інших документів. Так, на документі-додатку до договору відмітка ставиться таким чином:

Додаток № 4
до договору купівлі-продажу
сталевого прокату
від 12 червня 2015 р №46 / 87

У тих випадках, коли в якості додатку пред`являється документ, затвердження якого проводиться будь-яким розпорядчим документом (наприклад, наказом), то на ньому проставляється не тільки відмітка про додаток, але і гриф затвердження. Але в грифі затвердження, як правило, також міститься посилання на основний документ (наприклад, наказ), тому в цьому випадку слід керуватися Методичними рекомендаціями з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (затверджені наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76). Цим документом передбачається наступний порядок оформлення додатків з грифом затвердження.

Коли до документа (наприклад, до наказу) прикладається документ, що вимагає затвердження, такий, як: стан, правила, інструкція, регламент і ін., В його верхньому правому куті робиться відмітка про додаток, а рядком нижче - ставиться гриф обмеження доступу до, наприклад:

Додаток № 1
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Мінфіну РФ від 15.12.2015 №435

Це робиться так, щоб не дублювати кілька разів посилання на розпорядчий документ (наказ) і в позначці про програму, і в грифі затвердження. Тому, за загальним правилом, дату і номер розпорядчого документа призводять один раз, вказуючи їх у грифі затвердження.

Отже, якщо додаток затверджено керівником або якимось розпорядчим документом, то у нього потрібно заповнити реквізит «Гриф затвердження», особливо в тих випадках, коли це додаток є самостійним документом і згодом буде використовуватися, і розсилатися без основного документа, яким воно затверджується. У всіх інших випадках доцільно писати на ньому слово «Додаток» із зазначенням відповідного номера.

Де розташовується реквізит «Відмітка про наявність додатків» при оформленні додатків

У Стандарті наводяться схеми розташування кожного реквізиту організаційно-розпорядчого документа. Відповідно до них, реквізит «Відмітка про програму» розташовується внизу листа, на відстані 60-80 мм від нижньої кромки листа. Але, виходячи з практичного досвіду, таке розташування не завжди виправдане, особливо в тих випадках, коли нижня межа тексту основного документа розташовується у верхній частині листа. Виходить, що між текстом і відміткою утворюється багато пустого місця, не заповненого ні текстом, ні будь-якими реквізитами. Це може дати привід недобросовісному виконавцю з боку підприємства, що є розробником документа, або нечесного співробітнику підприємства-адресата заповнити цей порожній простір, додавши від себе тест такого змісту, який може принести їм вигоду. І що найнеприємніше, така «коригування» при певному навику може залишитися непоміченою керівництвом як одного, так і іншого підприємства.

Щоб уникнути внесення додаткових відомостей в документ, який вже був підписаний, рекомендуємо реквізит «Відмітка про програму» проставляти через 3-4 міжрядкових інтервалу після останнього абзацу тексту основного документа. При цьому реквізит «Підпис» повинен розташовуватися трохи нижче - через 3-4 міжрядкових інтервалу. Це стане гарантією, що в список додатків і до основного документу не будуть додані несанкціоновані документи-додатки.

Загальні правила оформлення додатків

1. Для оформлення додатків використовуються стандартні листи паперу, а не бланки документів.

2. Оскільки додатки окремої реєстрації не підлягають, відповідно до правил діловодства, у них немає реквізитів «Номер документа» або «Реєстраційний номер документа». Ця інформація вважається надмірною, оскільки реєстраційний номер і дату реєстрації основного документа вказують на першій сторінці додатка, в правому верхньому куті, в написи «Додаток» або в тексті реквізиту «Гриф затвердження». Додатки не мають і реквізиту «Найменування організації», оскільки він вказується в реквізиті «Відмітка про наявність додатка».

3. Якщо це необхідно, додаток може мати заголовок. Він оформляється за загальними правилами - розташовується центровані способом і в кінці його крапка не ставиться. Заголовок складається з назви виду програми, з якою вказується спочатку. Найменування може виділятися великими літерами, в тому числі, і написаними через пробіл. Міжрядковий інтервал між рядком, на якій розташовано найменування, і наступними рядками назви може бути збільшений до 6 пунктів. Заголовок повинен бути розташований під написами «Додаток» або під реквізитом з грифом обмеження доступу до документа.

Інструкція з діловодства. Оформляємо документи правильно

4. Оформлення додатку повинно відповідати оформленню основного документа і Стандарту. Це, в тому числі, стосується розмірів полів, використовуваних шрифтів, міжрядкових інтервалів.

5. Нумерація аркушів кожного додатка - самостійна, чи не наскрізна по відношенню до основного документа і іншим додаткам, починається вона з другого листа, на титульній сторінці додатка номер сторінки не ставиться. Номери сторінок вказуються арабськими цифрами і розташовуються вгорі, посередині сторінки. Для нумерації використовуються тільки цифри, заборонено нумерувати сторінки з використанням знаків пунктуації (крапка, тире і ін.), А також вказувати слово «сторінка» або його скорочення.

6.Такой вид додатків, як організаційно-правова документація: методичні вказівки, правила, інструкції, регламенти, положення, що прикладаються до реєстрації актів, якими вони затверджуються, повинні мати всі необхідні підписи, в тому числі, повинні бути підписані посадовою особою, що розробив їх . При необхідності, свій підпис на додатку може поставити уповноважена на це посадова особа.

7. Щоб підстрахуватися від додавання будь-якого несанкціонованого тексту в кінець програми вже після того, як був підписаний основний документ, доцільно після останнього абзацу тексту додатка ставити горизонтальну риску, розташовану по центру сторінки через 3-4 міжрядкових інтервалу від останнього рядка тексту.

8. Відповідно до рекомендацій Стандарту, при оформленні реквізиту «Відмітка про наявність додатків» слово «Додаток» рекомендується писати в однині, навіть в тому випадку, коли документів-додатків до основного документа кілька. Але з урахуванням саме рекомендаційного характеру цього Стандарту, доцільно, керуючись прийнятими нормами російської мови, вказувати слово «Додаток» відповідно до кількості доданих документів, в єдиному або у множині.

9. Коли додатки згадуються і описуються в тексті основного документа, писати слово «додаток» можна як з великої, так і з великої літери, укладаючи або не укладаючи його в круглі дужки, головне, дотримуватися одноманітності при оформленні.