Електронна ділове листування

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• З якими видами електронної ділової переписки доводиться стикатися офісному співробітникові?
• Як ефективно подавати інформацію в електронній діловому листуванні?
• Як оформити обов`язкові елементи електронного повідомлення?
• Яким правилам етикету підпорядковується електронна ділова переписка?

Очевидно, що електронний документообіг поступово вже давно став звичним видом діяльності будь-якої організації. Він прискорює і спрощує багато процесів, пов`язані зі створенням, зберіганням і передачею офіційної документації. Ця тенденція торкнулася і ділового спілкування. Електронна ділове листування багато в чому замінила традиційну паперову. Мабуть, не залишилося офісних співробітників, які не користуються електронною поштою і іншими цифровими каналами обміну інформацією.

Зберігання електронної пошти

Згодом правила ділового спілкування, що зачіпають традиційну листування, поширилися і на її цифрову форму. Це стосується не тільки оформлення повідомлень, а й правил подачі інформації, етики спілкування.

Продуктивна, емоційно комфортна електронна ділова переписка - важлива складова іміджу компанії. Вона підпорядковується певним правилам і є невід`ємною частиною роботи будь-якого офісного співробітника.

Види електронної ділової переписки

Електронну ділову переписку можна структурувати за аналогією з традиційною. Форма, зміст повідомлень, їх спрямованість визначає їх приналежність до того чи іншого виду. Функціональні ознаки повідомлення визначають призначення повідомлення, а структурні - ступінь його регламентованості. В залежності від місця складання листування може бути внутрішнім або зовнішнім, за ступенем гласності - відкритою або мати обмеження доступу.

Електронні ділові листи багато в чому схожі з паперовими аналогами. Вони також припускають кілька видів, що мають власні правила викладу інформації, оформлення надання. Серед різноманіття ділових листів можна виділити такі види як

• подячні повідомлення;
• комерційні листи;
• запити;
• вимоги;
• вибачення;
• спростування;
• поздоровлення;
• співчуття.

Для кожного з цих видів існують типові форми і загальноприйняті шаблони, використовується своя манера написання і правила етикету.

Подача інформації в електронній діловому листуванні

Уміння вести електронну ділову переписку можна вважати обов`язковим навиком сучасного офісного працівника. Спосіб подачі інформації, формулювання думки і оформлення повідомлення дозволяє зробити висновок про компетентність і рівень загальної культури співробітника. Неуважне ставлення до електронних листів може надовго зіпсувати ділову репутацію, в той час як грамотне і коректне спілкування служить показником професіоналізму.

Подача інформації в діловому листуванні підпорядковується певним правилам, перше з яких жорстко обмежує обсяг електронного повідомлення. Думка повинна бути викладена максимально коротко, чітко і послідовно. Лаконічність і доступність інформації при мінімальному обсязі листи - не просто правило хорошого тону. Такий спосіб подачі інформації найбільш ефективний. Адресат з більшою ймовірністю уважно прочитає лист, вкладається в сторінку формату А4, ніж буде розбиратися в багатосторінковому документі.

Робота з інтернет-зверненнями в організації

До діловому листуванні пред`являються особливі вимоги, що стосуються мови викладу. Для ділового стилю характерна максимальна стриманість. Службове лист не може бути емоційним. Основні вимоги до нього - смислова точність, логічний виклад інформації і переконливість. Рекомендується використовувати короткі речення і звести до мінімуму використання професійної або внутрішньокорпоративної лексики, сленг, скорочень і англіцизмів.

Інформація в діловому листі повинна бути структурована. Теми і завдання необхідно відокремлювати один від одного, щоб повідомлення не перетворилося в потік думки. Оптимально, якщо електронного листа обмежується однією темою, а не містить відразу кілька, іноді абсолютно непов`язаних між собою.

Елементи повідомлення в електронній діловому листуванні

Традиційна структура електронного повідомлення включає ряд обов`язкових елементів, зневага до яких неприпустимо в офіційній діловому листуванні.

Привітання

В якості привітання рекомендується використовувати загальноприйняті нейтральні фрази: "Вітаю"Або"Доброго дня". Поганим тоном вважається використання розхожою фрази "Доброго вам дня". На жаль, навіть якщо її використання обумовлене благими намірами, вона звучить досить вульгарно.

звернення

В електронній діловому листуванні краще використовувати персональне звернення, що підкреслює повагу до адресата. При виборі форми звернення можна орієнтуватися на підпис адресата у вхідних повідомленнях. Не рекомендується використовувати інформацію з поля «Від кого», яке може бути заповнене не особисто адресатом, а, наприклад, системним адміністратором компанії. Якщо повідомлення звернено до декільком адресатам, то можна використовувати такі форми звертання як "Колеги", "панове" та ін.

Тема листа

Рекомендується формулювати тему листа максимально коротко. Разом з цим, вона повинна повністю відображати предмет листування. Можливе використання однієї головної теми з уточненнями, наприклад: «Співпраця з НУО "Омега". Уточнення дати переговорів».

Основна частина

Як правило, основна частина електронного повідомлення містить вказівку підставу для підготовки листа. Причина повинна бути сформульована гранично коротко. Далі йде опис суті питання. Правила мережевого етикету обмежують розмір повідомлення: воно повинно бути в два рази коротше паперового аналога. Для передачі великого обсягу інформації краще написати супровідний лист, а суть питання розкрити в окремому документі, оформленому у вигляді вкладення. За основною частиною слід резюме, що містить висновки, пропозиції, рішення і прохання.

підпис

Підпис в електронній діловому листуванні - ознака хорошого тону. Безумовно, адресат зрозуміє, від кого прийшов e-mail, але наявність підпису говорить про певний рівень культури ділового спілкування. Повинно бути не більше 5-6 рядків.

Як правило, її починають з етикетних фраз, що створюють позитивний настрій на продовження спілкування: "раді співпраці","У разі виникнення питань - будь ласка, звертайтеся","З щирою повагою" і т.д. Далі вказують прізвище, ім`я, посада укладача листа і назва компанії. Для забезпечення додаткових каналів зв`язку в підпис необхідно включити номер телефону, електронна адреса, сайт компанії, а також іншу контактну інформацію.

Візовий збір: правила оформлення і порядок роботи

Відео: "Ділова електронне листування: правила гри", Бізнес-тренер Алмаз Закіров