Соціальність сед і нове покоління користувачів

Взаємодія співробітників в соцмережах

Інтернет сьогодні повсякденне і звичне явище для більшості людей, з його допомогою вони спілкуються, найчастіше це відбувається в соціальних мережах. Соціальні мережі утворюють певну структуру, яку можна представити у вигляді графа - математичного інструменту для опису відносин. В даному випадку граф буде включати безліч вузлів-суб`єктів (спільнот, людей, компаній) і ребер-зв`язків між ними. Зв`язки грають роль різних відносин (дружби, робочих взаємодій, співпраці) (рис. 1).

Мал. 1. Структура соціальної мережі

Через соціальні мережі сучасне покоління отримує масу даних. Ступінь довіри користувачів до цієї важливої інструменту поширення інформації досить висока. Це пояснюється тим, що джерелами інформації в соцмережах є знайомі, друзі, колеги користувача або експерти в якій-небудь темі. Головна особливість і привабливість соцмереж в тому, що з їх допомогою людина може знайти рішення досить складної проблеми. Ще одна особливість - соцмережі створюються тут і зараз, в них немає заздалегідь закладеного готового продукту, а все, що створюється, належить всім учасникам мережі.

Веб-камери на роботі і вдома

Якщо співробітники багато часу проводять в соціальних мережах в робочі години, керівнику варто звернути увагу на тематику даного спілкування. Найчастіше виявляється, що співробітники досить успішно і швидко в такій неформальній онлайн обстановці знаходять рішення робочих питань. Грамотний керівник зробить відповідні висновки і не закриватиме даний сервіс персоналу. Краще використовувати його з розумом як елемент ефективного управління на благо компанії. У схему соцмережі можна включити керуючий орган, який надає інформаційний вплив на мережеве співтовариство (рис. 2).

Мал. 2. Інформаційне управління в соцмережі

У вигляді зовнішньої або внутрішньої соціальної мережі може бути організовано і робочу взаємодію персоналу компанії. Існування такої групи буде визначено завданнями бізнесу. Подібні комунікації сприймаються сучасним поколінням з ентузіазмом. Людям зрозумілий такий формат спілкування. Прийшовши на своє робоче місце, співробітники виявляються в комфортному середовищі, а також підвищити ефективність праці. Даний факт був помічений і керівниками, і творцями сучасних систем електронного документообігу.

Кейс-менеджмент в системі CompanyMedia

Багато створені системи СЕД / ЄСМ вже містять в своєму ПО певні елементи соціалізації. Один з них - адаптивний кейс-менеджмент (ACM), реалізований в системі CompanyMedia. Він являє собою аналог соціальної мережі, призначений для спільної роботи персоналу з документами і робочими завданнями.

Кейс визначають як складний інформаційний об`єкт, який об`єднує інформацію, документи, людей (персонал, замовників, експертів), бази знань і робочі процеси в єдиний простір. Тобто тут концентруються всі необхідні для досягнення бізнес-результату ресурси.

Які види узгодження документів існують в СЕД? Які особливості є при переході з західної на вітчизняну СЕД?

Склад кейса може виглядати так:

• неструктуровані дані (контент);
• структуровані дані, цілі та бізнес-процеси;
• суб`єкти, ролі, профілі доступу;
• послідовність вчинених дій;
• відомості про зовнішні події (електронні листи, онлайн-новини).

Працюючі з кейсом співробітники можуть самостійно вибирати способи вирішення поставленого завдання, тобто адаптувати кейс для ефективного управління бізнес-процесами. Персонал має право залучати до роботи необхідних учасників, вносити в кейс різну інформацію і використовувати її для реалізації бізнес-задач.

В роботі фахівець, виходячи з наявної в кейсі інформації, застосовує свої навички, знання і досвід відповідно до конкретним випадком. Така технологія адаптивного кейс-менеджменту орієнтована на вирішення складних завдань. Багато з них поширюються на кілька бізнес-процесів і вимагають скоординованої роботи великого числа співробітників з різних підрозділів організації і навіть активної участі зовнішніх суб`єктів (експертів, сторонніх фахівців, постачальників) (рис. 3).

Мал. 3. Кейси в системі CompanyMedia

В кейси входять наступні компоненти:

• структуровані дані (реквізити);
• склад учасників колективної роботи;
• мети (завдання і дії), які виконуються співробітниками в ході роботи;
• документи (інформаційні матеріали, файли, графічна та інша інформація), які необхідні для роботи над кейсом;
• візуальне відображення відбуваються в кейсі подій (таймлайн) (рис. 4).

Мал. 4. Елементи кейса в системі CompanyMedia

Технологія адаптивного кейс-менеджменту в системі CompanyMedia забезпечує зв`язок поставленого завдання з необхідними для її вирішення ресурсами. Реалізувавши цю технологію, можна легко оптимізувати управління нерегламентованими бізнес-процесами, що відносяться до основної діяльності організації, використовувати проектні підходи до реалізації бізнес-задач.

За допомогою візуалізації елементів конкретного кейса можна легко уявити масштаб необхідної роботи, а також визначити межі інформаційного простору, в якому доведеться працювати.

Які інструменти СЕД і ECM скорочують ризики управління корпоративною інформацією?

За допомогою інструментів технології адаптивного кейс-менеджменту CompanyMedia можна:

• сформувати єдину комунікаційну середу для вирішення найрізноманітніших колективних завдань;
• застосовувати інструменти кейс-менеджменту в мобільному режимі;
• створити соціальні комунікації кейсів, усунувши тим самим бар`єри між підрозділами організації.

Як вписується кейс в робочу соціальне середовище, можна побачити на рис. 5.

Мал. 5. Кейс в робочій соціальному середовищі

Відео: Нове покоління покемонів! (Кузьма)

Система PayDox і її адаптивний кейс-менеджмент

В системі PayDox також була реалізована технологія адаптивного кейс-менеджменту. Завдяки розгалуженого функціоналу PayDox надає можливість підтримки колективної роботи персоналу в створеному кейсі. Причому створювати самі кейси (справи) можна з включенням в них переліку завдань, цілей, доручень, документів, виконавців з різних тем і проектів.

Відео: «Нове Покоління» не залишать без підтримки

Крім цього, в функціонал PayDox входять наступні можливості:

• контроль термінів виконання доручень і вирішення завдань;
• формування звітів про виконану роботу;
• автоматичне повідомлення виконавців;
• проведення інформаційної підготовки нарад і засідань.

На рис. 6 можна побачити ієрархічну структуру кейсів в PayDox. У лівій колонці представлені різні фільтри, застосування яких дозволяє співробітнику швидко отримати заданий склад кейсів.

Мал. 6. Кейси в PayDox

Технологія системи PayDox дає можливість співробітникам організувати робочу взаємодію таким чином, що всі учасники кейсів зможуть переглянути інформацію про завдання та проектах, в яких вони беруть участь, на одному екрані. Так, співробітник при необхідності може переглянути всі створені ним кейси (рис. 7).

Мал. 7. Кейси, створені співробітником, в системі PayDox

На екрані для наочності складу кейсу представляється у вигляді послідовності повідомлень, що містять процеси, доручення, завдання і дискусії за поточними проектами. Тут же відображаються списки виконавців і терміни виконання різних завдань (рис. 8).

Мал. 8. Склад кейса наради

В системі PayDox легко знайти реквізити будь-якого документа і переглянути сам документ під час роботи (рис. 9).

Мал. 9. Інформація кейса

Як вважають фахівці, з часом така організація автоматизованого документообігу на основі технології адаптивного кейс-менеджменту отримає великого поширення. Це обумовлено тим, що замовників системи приваблює ідея створення єдиної картини бізнес-процесів, що дає в результаті конкретний результат. Також вельми примітний факт підвищення інтересу співробітників до роботи з системою. Саме соціалізація СЕД-cистем надає можливість для збору докладної інформації про персонал (рис. 10), накопичений досвід співробітників, їх успіхи, участі в проектах, ефективності діяльності, соціальних відповідей на їх дії і т. Д.

Мал. 10. Інформація про співробітника, що працює з кейсом

Сервіс обговорення як елемент соціалізації

Сервіс обговорення є важливим елементом соціалізації, який часто використовують в системах електронного документообігу. Об`єкт обговорення в цьому випадку - документ, доручення, завдання, резолюція та ін. Обговорення ініціює один із співробітників, він же задає коло учасників і ставить питання. Учасникам розсилаються повідомлення про початок обговорення. Кожен з них в процесі може висловити свою думку, дати обґрунтовану відповідь і навіть розширити коло учасників, включивши в обговорення інших співробітників.

Обговорення проблеми відбувається в інтерфейсі системи, як в будь-якій соціальній мережі. Така візуалізація дозволяє учасникам бути в курсі відразу всього обговорення, це набагато зручніше електронного листування і телефонних переговорів (рис. 11). Якщо розглянути систему електронного документообігу ЄСМ, можна побачити, що там також вирішені проблеми дискусійних обговорень як за документами системи, так і за вільними темам (рис. 12).

 Мал. 11. Обговорення документа в CompanyMedia

Мал. 12. Інтерфейс системи ЄСМ

В системі співробітник легко може вивести на домашню сторінку компонент з інформацією про створених ним форумах обговорень, стрічку оперативних новин і подій. Тут є можливість створювати різні теми і підписуватися на перегляд вже існуючих, відповідати на питання з доданням необхідних документів. Крім цього, при роботі з документами в системі можна створити обговорення різних питань щодо цього документа через відповідну вкладку.

Аналогічним чином працює і система EOS for SharePoint. EOS for SharePoint пропонує портальное рішення єдиного інформаційного простору компанії, організацію повноцінного електронного документообігу та спільної роботи з документами. Користувачі EOS for SharePoint також мають можливість запустити форум обговорення (рис. 13).

Мал. 13. Робота в EOS for SharePoint

Робота в подібній системі дає користувачам можливість застосовувати всі соціальні елементи корпоративного сайту.

Таким чином, можна сказати, що соціалізація сьогодні є глобальним трендом. На думку цілого ряду експертів, роль соціальних сервісів буде швидко рости, причому підвищується використання компаніями не тільки загальнодоступних сервісів інтернету (Twitter, блоги), але і аналогічних внутрішньокорпоративних рішень, налаштованих на підвищення ефективності комунікацій, поліпшення взаємодії співробітників, збереження корпоративних знань і взаємодопомоги в роботі зі споживачами. Як будь-який процес, СЕД / ECM-Системи підлаштовуються під запити ринку і йдуть в ногу з часом, підтримуючи стиль спілкування соціальних мереж.