Секрет бізнес-пошти або як правильно вести ділову переписку

• Види ділового листування
• Особливості написання й оформлення ділового листа
• Загальна структура тексту ділових листів: основні правила оформлення
• Мова, стиль і етикет оформлення ділових листів
• Особливості оформлення ділового електронного листа

Листування є дуже важливою складовою діловодства. Вона має свій етикет в оформленні. Від неї залежить успішна діяльність фірм, організацій та підприємств. Навчання майстерності складання та оформлення ділових листів проводиться на спеціалізованих курсах, що говорить про важливість наявності цієї навички у співробітників компанії. Дуже часто від нього безпосередньо залежить успіх того чи іншого підприємства, угоди, співробітництва з партнерами і клієнтами, так як до половини робочого часу витрачається на роботу з паперами і відправлення його поштою. Тому дуже важливо дотримуватися деякі вимоги і правила ділового листування до складання ділового листа, його оформлення і ведення враховуючи етикет.

Види ділового листування

Залежно від способу классифицирования виділяють різні види листування:

1. За типом носія вся документація ділиться на паперову та електронну. З прогресом комп`ютерних технологій все більшої популярності набирає електронна пошта.
2. За важливістю розрізняють офіційну і неофіційну кореспонденцію.

За призначенням: внутрішня (в межах підприємства) і зовнішня (за межами підприємства).
Але найчастіше використовується класифікація листів і документації за змістом:

• подячні;
• вітальні;
• комерційна пропозиція;
• гарантійні;
• торгові угоди;
• запрошення;
• запити і вимоги;
• пробачливі;
• співчуття.

Етикет складання кожного цього листа має свої відмінності.

Особливості написання й оформлення ділового листа

Бланк.
Більшість фірм і підприємств мають свої фірмові бланки. При веденні листування діловий етикет передбачає використання саме їх. Так ви справите враження і зможете розраховувати на більш лояльне ставлення партнерів і клієнтів.

Зовнішній вигляд бланків, правила їх заповнення, як передбачає етикет, обумовлені наказом по організації або інструкцією з діловодства. Також, основні вимоги до бланку ділового листа подані в ГОСТ за 2003 рік «Вимоги до оформлення документів».
Бланк повинен містити основну інформацію про ваше підприємство:

• назва,
• номер телефону (телефонів),
• адреса поштовий,
• Адреса електронної пошти,
• адреса сайту.

Звичайно ж, ці дані не є обов`язковими, діловий етикет цього не вимагає. При необхідності цей перелік можна скоротити або доповнити.
Сам бланк рекомендується оформляти наступним чином:

• мінімальні межі сторінки: права - 10 мм, ліва, верхня і нижня - по 20 мм;
• в разі, коли лист займає кілька аркушів, необхідно вставити номери сторінок у верхній частині посередині;
• додатки також потрібно пронумерувати окремо;
• обов`язково зафіксуйте в реєстраційному журналі листування, яке відправляєте по вихідним номером, вказаним в лівому верхньому кутку;
• в іншому кутку вказані назва фірми, а також прізвище, ініціали та посаду того, кому призначено лист;
• внизу зліва розміщуються посаду, прізвище та ініціали відправника, його підпис;
• в обов`язковому порядку внизу розміщується дата.

Можливий варіант, коли реквізити на бланку розміщуються не в кутах, а по центру листка (поздовжньо). Хоча етикет оформлення документації це дозволяє, але перший варіант звичніше, з цієї причини рекомендується віддати перевагу йому.

Загальна структура тексту ділових листів: основні правила оформлення

Сюди входять 3 обов`язкові елементи:

1. вступ, де стисло описуються причини і мета написання листа;
2. змістовна частина, в якій подано опис ситуації, варіанти її вирішення, висновки і рекомендації;
3. заключна частина, де підводяться підсумки і чіткий опис дій, які очікуються від адресата.

Перед написанням листа чітко визначте цілі: пропозиція співпраці, виклад претензій, запрошення на якийсь захід і т.п. У тексті не повинно бути нічого іншого, зайвого, що не відноситься до вашої справи.
Рекомендується дотримуватися важливого правила: один лист - одна конкретна мета. Допускається зачіпання кількох тем або питань тільки в тому випадку, якщо вони тісно взаємопов`язані. В іншому випадку не полінуйтеся написати кілька листів, за різними темами.

Мова, стиль і етикет оформлення ділових листів

Головною вимогою до змісту листів є стислість і місткість. Чи не перенасичувати текст непотрібною інформацією, зайвими мовними зворотами, не "лийте воду». Для ділової людини важлива суть справи, а не красиві фрази. Мало кому подобається витрачати свій цінний робочий час на читання довгих, на кілька сторінок, листів, і шукати серед сотень фраз головне. Ідеальним варіантом можна вважати обсяг тексту розміром в одну сторінку.

Не вмикайте в текст складні, незрозумілі, вузькоспеціальні, іноземні слова і фрази. Самі пропозиції теж не розтягуйте. Вони повинні бути короткими, чіткими, точно передавати думку, ідею автора.

Листування повинна вестися в офіційно-діловому стилі. Дозволяється і навіть рекомендується використовувати стандартні фрази, але не варто перевантажувати або лист. Адже «живий» стиль буде сприйматися легше і лояльніше.

Віддавайте більшу перевагу дієсловам, менше - прикметником.
Фрази повинні бути короткими і чіткими, а не «хитромудрими» і без подвійного тлумачення. Адресат повинен відразу зрозуміти те, що ви намагаєтеся йому пояснити.
Перед відправкою не забудьте перечитати текст і перевірити його на наявність помилок.

Особливості оформлення ділового електронного листа

Всі перераховані вище правила і рекомендації стосуються і електронного листування, тобто листів, що відправляються по електронній пошті. Важливі переговори між фірмами і підприємствами можуть вестися і в електронній формі. Цей вид пошти має безліч переваг, серед яких швидкість отримання листів і можливість відправляти їх в будь-який зручний час. При цьому не виникає потреби навіть виходити з офісу, або успішно працювати вдома.

Незважаючи на всю схожість зі звичайними листами, електронні мають свої особливості, свій етикет оформлення. З цієї причини до них висуваються деякі особливі вимоги:

• фахівці радять оформляти логін відповідне (наприклад, [email protected] ніяк не відповідає солідному діловій людині);
• заповнюйте поле «Тема», де вказуйте основну ідею листи, так адресату буде простіше відшукати ваш лист при потребі;
• для зручності читання можете роздруковувати отриману кореспонденцію;
• при написанні листа і оформленні електронного листування рекомендується використання лише стандартних шрифтів;
• зазвичай на короткі послання відповідають швидше, ніж на довгі;
• не рекомендується використання КАПСЛОКУ навіть в заголовках;
• абзаци не повинні невеликими, по кілька фраз;
• підпис обов`язкове, навіть якщо це електронний лист.